OSGeo - User contributions [en]

FOSS4GFR 2014

2013-10-21T07:12:03Z

Wiki-Ctuffery: /* Candidats déclarés : */

Propositions pour l'organisation d'un FOSS4G francophone en 2014

== Organisation ==

=== Projet ===

=== Comité de programme ===

=== Candidats déclarés : ===
* Christophe Tufféry

== Propositions pour 2014 ==

Voir pour contexte également les retours d'expérience du FROG 2013 : [[FROG2013_retourXP]]

Propositions :
* Changer le nom pour FOSS4G-FR (et changer le logo du coup)
* Faire l’événement sur 2 jours
* Faire des workshops (sur une troisième journée)
* Faire un événement plus Francophone en intégrant la communauté Québec, Belgique, Suisse, Maghreb...
* ..

[[Category: FOSS4G-FR-2014]]
[[Category: Local chapter francophone]]

FOSS4GFR 2014

2013-10-21T07:11:29Z

Wiki-Ctuffery: /* ... */

Propositions pour l'organisation d'un FOSS4G francophone en 2014

== Organisation ==

=== Projet ===

=== Comité de programme ===

=== Candidats déclarés : ===

* Christophe Tufféry

== Propositions pour 2014 ==

Voir pour contexte également les retours d'expérience du FROG 2013 : [[FROG2013_retourXP]]

Propositions :
* Changer le nom pour FOSS4G-FR (et changer le logo du coup)
* Faire l’événement sur 2 jours
* Faire des workshops (sur une troisième journée)
* Faire un événement plus Francophone en intégrant la communauté Québec, Belgique, Suisse, Maghreb...
* ..

[[Category: FOSS4G-FR-2014]]
[[Category: Local chapter francophone]]

RFC minifossday fr

2013-10-13T07:55:53Z

Wiki-Ctuffery: /* Procédure pour l'organisation de journée orienté logiciels ou données sous l'égide de l'OSGeo-fr */

= Procédure pour l'organisation d'une journée orientée logiciels ou données sous l'égide de l'OSGeo-fr =

== Introduction ==

L'OSGeo-fr a pour objectif de service de plateforme commune afin de dynamiser la communauté francophone notamment par l'organisation de journée d'échange. Cette page a pour objectif de clarifier la procédure et les contraintes pour que la journée soit déclarée comme étant sous ''l'égide de l'OSGeo-fr''.

== Procédure ==

L'organisateur doit faire une demande au bureau via la liste publique [[http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/board-fr|board-fr]]. La demande doit être décrite de manière la plus exhaustive possible sur une page wiki placée dans la catégorie ''Local chapter francophone''. Elle doit contenir les informations suivantes :
* Thématique s'il y a lieu
* Date et lieu
* Équipe organisation
* Sponsorisation
* Programme prévisionnel (nombre de présentations, horaire)
* Budget (équilibré)

Les membres du bureau se prononcent sur la liste.

== Contraintes ==

* L'événement peut être gratuit ou payant. Nous préférons que le tarif d'inscription soit le plus faible possible afin de pouvoir accueillir le maximum de monde.
* L'organisateur a le droit de rajouter '''sous l'égide de l'OSGeo-fr''' prêt du nom de la journée (pour toutes modifications de la mention, un accord du bureau est demandé)
* Dans le cas où un organisme de droit privé est organisateur, toutes autres organismes devra être traité de manière équitable que ce soit en matière de sponsorisation ou de présentation en accord avec les besoins pour l'organisation de cette journée (nombre de sponsor ou de présentation)
* Afficher le logo de l'OSGeo-fr de manière visible reprenant le terme '''sous l'égide'''

== Questions en suspens ==

* Quid si la journée est bénéficiaire ?
* Quid si la journée n'est pas bénéficiaire ?

[[Category:Local chapter francophone]]

FROG2013 retourXP

2013-10-05T12:39:50Z

Wiki-Ctuffery: /* Appel à proposition */

== Retour d'expérience organisation FROG 2013 ==

=== Organisation globale ===
* Le responsable du Comité d'Organisation doit servir de chef d'orchestre. Ses demandes ou décisions doivent être mises en oeuvre dans les délais qu'il indique ou qu'il rappelle si besoin
* Mieux définir les groupes de responsables
* Insister en amont, et s'assurer sur la durée de l'ouverture et l'accès à tous des discussions, des réunions et des documents (sauf raisons spécifiques, cdp, listes nominatives, etc)

=== Sponsorisation ===

* Contacter les potentiels sponsors (très) en amont
* Ratisser très large
* Appeler et envoyer des mails directement
* Relancer (plusieurs fois)
* Avoir des catégories de sponsorisation plus intéressantes (pas de sponso Or, trop de sponso bronze)
** Inclure des entrées dans les packs de sponso
** Réfléchir sur les différents apports des différents niveaux : améliorer la visibilité des sponsorisation élevés
* Statuer sur les sponsors potentiels qui se réveillent trop tard ?

=== Appel à propositions ===

* Les gens ne savent pas lire : «mot» <> «caractère». Faire un formulaire pour les réponses
* Avoir une période longue ne sert à rien, tout le monde répond la dernière semaine : faire court et prévoir d'étendre la durée d'une semaine
* Le CfP était bien écrit, les propositions reçues sont globalement pertinentes
* Créer une mailing list spécifique pour le Comité de programme
* déterminer les types de présentation à l'avance et se donner la possibilité de le modifier (ou pas) et '''surtout l'indiquer''' : LT, Présentation de xx mn, etc.

=== Lieu/Salles ===
* Etre sur Paris était pertinent pour faciliter les trajets de chacun
* Le site de l'IGN était une très bonne solution
* Avoir une reflexion sur ajustement entre la taille des salles et le plébiscite des confs des tracks, et se donner les moyens de pouvoir ajuster in situ si besoin

[[Category: FROG2013]]
[[Category: Local chapter francophone]]

FROG2013 retourXP

2013-10-05T12:38:53Z

Wiki-Ctuffery: /* Lieu/Salles */

== Retour d'expérience organisation FROG 2013 ==

=== Organisation globale ===
* Le responsable du Comité d'Organisation doit servir de chef d'orchestre. Ses demandes ou décisions doivent être mises en oeuvre dans les délais qu'il indique ou qu'il rappelle si besoin
* Mieux définir les groupes de responsables
* Insister en amont, et s'assurer sur la durée de l'ouverture et l'accès à tous des discussions, des réunions et des documents (sauf raisons spécifiques, cdp, listes nominatives, etc)

=== Sponsorisation ===

* Contacter les potentiels sponsors (très) en amont
* Ratisser très large
* Appeler et envoyer des mails directement
* Relancer (plusieurs fois)
* Avoir des catégories de sponsorisation plus intéressantes (pas de sponso Or, trop de sponso bronze)
** Inclure des entrées dans les packs de sponso
** Réfléchir sur les différents apports des différents niveaux : améliorer la visibilité des sponsorisation élevés
* Statuer sur les sponsors potentiels qui se réveillent trop tard ?

=== Appel à proposition ===

* Les gens ne savent pas lire : «mot» <> «caractère». Faire un formulaire pour les réponses
* Avoir une période longue ne sert à rien, tout le monde répond la dernière semaine : faire court et prévoir d'étendre la durée d'une semaine
* Le CfP était bien écrit, les propositions reçues sont globalement pertinentes
* Créer une mailing list spécifique pour le Comité de programme
* déterminer les types de présentation à l'avance et se donner la possibilité de le modifier (ou pas) et '''surtout l'indiquer''' : LT, Présentation de xx mn, etc.

=== Lieu/Salles ===
* Etre sur Paris était pertinent pour faciliter les trajets de chacun
* Le site de l'IGN était une très bonne solution
* Avoir une reflexion sur ajustement entre la taille des salles et le plébiscite des confs des tracks, et se donner les moyens de pouvoir ajuster in situ si besoin

[[Category: FROG2013]]
[[Category: Local chapter francophone]]

FROG2013 retourXP

2013-10-05T12:35:52Z

Wiki-Ctuffery: /* Organisation globale */

== Retour d'expérience organisation FROG 2013 ==

=== Organisation globale ===
* Le responsable du Comité d'Organisation doit servir de chef d'orchestre. Ses demandes ou décisions doivent être mises en oeuvre dans les délais qu'il indique ou qu'il rappelle si besoin
* Mieux définir les groupes de responsables
* Insister en amont, et s'assurer sur la durée de l'ouverture et l'accès à tous des discussions, des réunions et des documents (sauf raisons spécifiques, cdp, listes nominatives, etc)

=== Sponsorisation ===

* Contacter les potentiels sponsors (très) en amont
* Ratisser très large
* Appeler et envoyer des mails directement
* Relancer (plusieurs fois)
* Avoir des catégories de sponsorisation plus intéressantes (pas de sponso Or, trop de sponso bronze)
** Inclure des entrées dans les packs de sponso
** Réfléchir sur les différents apports des différents niveaux : améliorer la visibilité des sponsorisation élevés
* Statuer sur les sponsors potentiels qui se réveillent trop tard ?

=== Appel à proposition ===

* Les gens ne savent pas lire : «mot» <> «caractère». Faire un formulaire pour les réponses
* Avoir une période longue ne sert à rien, tout le monde répond la dernière semaine : faire court et prévoir d'étendre la durée d'une semaine
* Le CfP était bien écrit, les propositions reçues sont globalement pertinentes
* Créer une mailing list spécifique pour le Comité de programme
* déterminer les types de présentation à l'avance et se donner la possibilité de le modifier (ou pas) et '''surtout l'indiquer''' : LT, Présentation de xx mn, etc.

=== Lieu/Salles ===
* Etre sur Paris était pertinent pour faciliter les trajets de chacuns
* Avoir une reflexion sur ajustement entre taille salles et plebiscite des confs des tracks, et se donner les moyens de pouvoir ajuster in situ si besoin

[[Category: FROG2013]]
[[Category: Local chapter francophone]]

Logistique FROG2013

2013-04-30T08:39:28Z

Wiki-Ctuffery: /* Logistique */

= Logistique =

== Repas ==

Les différences entre les deux :
* pauses sans rien à manger pour l'AUC vs accueil sans rien à manger pour I&S
* Apéritif dinatoire plus fournis pour I&S (et boisson soft en plus de la bière)

Les deux devis se valent en rapport de ce qui est fournie. Le choix se fera plus sur le contenu.

=== Comparaison des budgets ===

{| class="wikitable alternance centre"
|+ '''Budget AUC-IGN'''
|-
|
! scope="col" | Montant HT
! scope="col" | Taux TVA (%)
! scope="col" | Montant TTC
|-
! scope="row" | Pause café de 8H
| 504,67
| 7,00
| 540,00
|-
! scope="row" | Pauses café de 10H et 16H
| 364,48
| 7,00
| 390,00
|-
! scope="row" | Repas plateaux du midi
| 1415,88
| 7,00
| 1515,00
|-
! scope="row" | Buffet du soir
| 2257,53
| 19,60
| 2700,02
|-
! scope="row" | Main d'oeuvre
| 326,08
| 19,60
| 390,00
|-
! scope="row" | TOTAL
|
|
| '''5535,02'''
|}

{| class="wikitable alternance centre"
|+ '''Budget I&S'''
|-
|
! scope="col" | Montant HT
! scope="col" | Taux TVA (%)
! scope="col" | Montant TTC
|-
! scope="row" | 2 pauses café
| 1500,00
| 19,60
| 1794,00
|-
! scope="row" | Livraison, couvert, etc.
| 100,00
| 19,60
| 119,60
|-
! scope="row" | Boissons soir
| 500,00
| 19,60
| 598,00
|-
! scope="row" | Apéritif dînatoire
| 1500,00
| 19,60
| 1794,00
|-
! scope="row" | Service (3 personnes)
| 500,00
| 19,60
| 598,00
|-
! scope="row" | TOTAL
|
|
| '''4903,60'''
|}

=== AUC ===

http://www.auc-ign.org/

=== Accueil et pauses ===

Café, eau, jus de fruits, thés (et 2 mini viennoiseries par personne : accueil seulement)

=== Repas du midi ===

Plateaux repas comprenant :
* 1 Entrée
* 1 Plat viande
* légumes
* 1 fromage
* 1 dessert

=== Apéro-dinatoire ===

* Pain surprise céréale et nordique, Assortiments de canapés salés, petits fours sucrés
* Punch, Bière Pression

=== I&S ===

http://ivanne-sido.com/

==== Accueil et Pause de 10h et 16h ====

* Café, thé, lait, jus de fruits bio
* Gâteaux secs maison (2 pièces par personne et par pause) : financiers, palets bretons, moëlleux citron, fondants chocolat.
* Supplément d’1 euro/pers. pour mini-viennoiseries

==== Apéro dînatoire du soir ====

* Assortiments de tramezzini
* Assortiments de mini-cakes salés
* Panna Cotta salées
* Verrines crème de concombre/tapenade
* Charcuterie
* Pain
* Assortiments de moëlleux
* Panna Cotta sucrées

== Conférences ==

=== Budget ===

* Badges
** Avec cordon* (90 * 54 mm) horizontal ou vertical http://www.accord-distribution.com/contents/fr/p1285_ad-porte-badge-cordon-tour-de-cou.html 200 badges = (31,90 * 2 + 10,03 ) + 14,47 = 88,30 euros prix (par boite de 100) * quantité + livraison + taxes
** A épingle (souple) (90 x 56mm) http://www.accord-distribution.com/contents/fr/p479.html 200 badges = (14,90 * 2 + 6,69 ) + 7,15 = 43,64 euros prix (par boite de 100) * quantité + livraison + taxes
* Impressions
** Impression badge : 10 par A4 => 20 photocopies soit 20 * 0,05 = 2 euros
** Bulletins d'adhésion OSGEO (sans année par défaut, contrairement à http://svn.osgeo.org/osgeo/local/Francophone/Board/Adhesion/adhesion_osgeofr_2009/adhesion_2009.pdf) 100 * 0,05 = 5 euros si NB (en prenant mon tarif local http://alphacopie.com/grille-tarif/)
** Brochure OSGEO une page (à mettre à jour) : 200 A4 NB = 10 euros
** Tickets repas : 10 par A4 => 20 photocopies soit 20 * 0,05 = 2 euros
** Programme : 1 A4 recto verso pliée * 160 = couleur, IGN à priori donc coût 0 euros
** Flyers sponsors : A priori, dans le programme plutôt
** LiveDVD / Clé USB Osgeo > Il y avait une réunion du comité marketing > voir avec Nicolas http://irclogs.geoapt.com/osgeo/%23osgeo.2013-04-10.log

Coûts selon options :
* Forte = 88,30 + 2 + 5 + + 10 + 2 = 107,30
* Faible = 43,64 + 2 + 5 + 10 + 2 = 62,64

=== Généralité ===

* pancarte pour localisation de la conférence
* scotch
* pochette en plastique pour protéger les pancartes ou les plastifier
* Imprimer le programme pour affichage salle de présentation + stand OSGeo-fr + accueil (-> IGN pour impression programmes visiteurs + affiches)

=== Accueil ===

* Prévoir une table + chaise + internet (3G ?)
** internet quasi indispensable pour gérer les soucis potentiels d'inscription eventbrite (prévoir le code d'accès)
* badges (-> 73 badges osgeo-fr de la journée qgis (chez YJN) + couleur papier badge : blanc : visiteur, rouge : organisateur, et vert : conférencier
* 130 broches OSGeo-fr
* Sac avec badge, ticket repas, brochure OSGeo-fr, programme => plutot grosse enveloppe avec logo OSGeo-fr
* listing personne inscrite (-> eventbrite)
** prévoir une version papier au cas où !
* 1-2 personnes (2 au début de la journée et aux pauses pour faire les adhésions)
* 1 ordinateur

=== Pauses ===

Même salle que le stand et l'accueil, en haut de l'amphi arago

* tables pour le traiteur (-> IGN)
* prise électrique + multiprises (-> IGN?)

=== Repas ===

Soit à la cantine, soit avec traiteur

* Salle ?
* Tables / Chaises ?
* prise électrique + multiprises

=== Stand OSGeo-fr ===

* 1 grand affiche OSGeo-fr et/ou un totem
* Prévoir une table + chaise + internet (3G ?)
** si pas internet alors prévoir des feuilles d'adhésion et une caisse. Internet serait _beaucoup_ mieux en terme de gestion
* nappe noir + logo OSGeo-fr
* Goodies ?
** badges osgeo-fr (il en reste, on peut aussi en refaire)
** LiveDVD 6.5
* cartes de visite ?
* 2-3 personnes pour tourner sur la journée
* 1 ou 2 ordinateur portable
** préparer une liste de projets/démo OSGeo
** lien site OSGeo-fr
** Doc QGIS en français
* Une (grande) affiche «Adhérez ! Pourquoi ?»

=== Salles de présentation ===

* chaises
* micro (IGN)
* bouteilles d'eau (via traiteur ?)
* 2 ordinateurs portables (->IGN ? obligé si on veut internet dessus)
* 2 vidéoprojecteurs (->IGN ok)
* Prise électrique + multiprises
* totem OSGeo-fr ?
* 2 responsables de salle (peut être une même personne qu'à l'accueil ou sur le stand)
* Chronomètres + feuilles 10 min / 5 min / 1 min restant
* Pointeurs laser ?

[[Category: Local chapter francophone]]
[[Category: FROG2013]]

Reunions FROG2013

2013-04-21T11:02:26Z

Wiki-Ctuffery: /* Réunions organisation du FROG 2013 */

= Réunions organisation du FROG 2013 =

== Compte-rendu de la réunion sur l'IRC mardi 16/04 (20h03-21h07) ==

cf. le Pad. http://lite.framapad.org/p/xVGmcvW1lu

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré aux points suivants :'''
* Publication du programme
* Inscriptions
* Logistique
* Sponsors
* Finances
* Remise à jour du calendrier
* Divers

* Participants présents :
** Thomas Gratier
** Etienne Delay
** Pascal Barbier
** Christophe Tufféry

* Absents excusés :
** Yves Jacolin
** Vincent Picavet

'''1. Publication du programme'''
* Le programme a été mis en ligne le 20 février.
* Sur les LT et les horaires, certains auteurs ont fait part de leur mécontentement ou de leur demande de modification d'horaire : des réponses ont été faites ou sont en cours d'envoi.
* Le programme est donc bon à tirer.
* Le retour d'expérience est alimenté ici : http://wiki.osgeo.org/wiki/FROG2013_retourXP

'''2. Inscriptions'''
* A ce jour, il y a 64 inscrits (inscriptions ouvertes depuis le 8 avril), il reste 86 places : pour l'instant, si ce rythme se maintient, on est dans les prévisions.
* Il reste 50 jours pour avoir 86 inscriptions et atteindre le minimum fixé de 100 personnes inscrites; ça fait 1,72 inscription par jour en moyenne.
* Les actions de communication ont été relativement limitées jusqu'à maintenant : il va falloir les multiplier, notamment pour atteindre l'objectif du nombre de participants
* Le GoggleDoc doit être mis à jour sur les actions à faire dans ce domaine.
* P. Barbier s'engage à faire un rappel le 17/04 sur les listes des enseignants et des élèves de l'ENSG et sur une partie de la liste Géom@TICE..
* 2/3 des inscrits sont en attente pour cause de moyen de paiement
* Le paiement par CB pose des problèmes surtout pour les participants provenant d'organismes publics : il faudrait peut-être l'indiquer clairement sur le site à la page des inscriptions.
* Ceux qui veulent s'inscrire sans CB doivent envoyer un mail à inscriptions@osgeo.asso.fr et l'inscription et le paiement sont faits manuellement
* idem pour les factures, avec un publipostage régulier
* V. Picavet a fait sur le GooglrDoc n onglet qui gère ces deux aspects avec T. Gratier (responsable Eventbrite) pour ne rien rater
* des échanges par mails du 16/04 indiquent que V. Picavet sera aidé pour éditer le factures par P-A L Ny et S. Christophe, pour essayer d'éditer des factures tous les 15-20 jours.

'''3. Logistique'''
* En l'absence d'Y. Jacolin, on ne peut certainement pas faire un point complet sur le sujet.
* Tout est décrit dans le GoogleDoc (qu'il faut pense à mettre à jour), onglet Logistique :
http://wiki.osgeo.org/wiki/Reunions_FROG2013#Logistique
* P. Barbier rappelle que dans les échanges récents par mail, l'IGN semble prêt à réaliser et prendre à sa charge l'impression de la plaquette d'accueil
* Traiteur : Ivanne et Sidonie : on a reçu le second devis qui prend en compte nos demandes pour 100 personnes: 7 350 € HT
* Solution alternative : l'Association des Usagers de la Cantine de l'IGN (AUC). Christophe peut-elle s'occuper de demander un devis pour 100 personnes ?
* our les lieux et l'organisation des pauses café, S. Christophe a attiré l'attention sur la nécessité de prévoir des volontaires pour assurer le service à côté de chacune des deux salles (salle Genot et salle Arago).
* Un nouvel onglet "Volontaires" est créé dans le GoogleDoc pour que les gens s'inscrivent à être volontaires pour les pauses café :
https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AqRapkqfr8yZdEpFc1hZMW9KR3dyN3E+tRmI2eTdERnc#gid=14
* Accès au salon :
** les agents de l'IGN pourraient penser que c'est un événement "portes ouvertes" gratuit pour eux. Il faudra prévoir un message et des indications claires
** les salles de conférence et salle traiteur, les accueils sont dispersées => difficulté pour limité l'accès. Voir avec IGN pour la possibilité d'avoir un cordon pour la partie restauration
** besoin d'un plan détaillé du site de l'IGN avec les emplacements des deux salles : P.Barbier regarde ce qu'il a sur le sujet. Il faut demander à Sidonie de voir de son côté si elle peut trouver un plan de l'IGN réutilisable pour nos besoins.
* Un point communication FROG doit être fait : un mail à la Dir Comm de l'IGN doit être envoyé rapidement pour évoquer tous les points sur lesquels on aurait besoin d'un appui de cette direction
* V. Picavet a confirmé que les salles ne seront pas équipées de connexions WiFi. Les gens devront compter sur des connexions 3G ou Hotspot Free ou Neuf à proximité, pour accéder à l'Internet.
* P. Barbier a indiqué qu'il n'y aurait pas de captation vidéo par la personne de l'ENSG an charge de ce genre de chose : l'enregistrement vidéo semble donc compromis
* Il y a peut-être une alternative: voir avec S. Christophe qui a indiqué avoir fait un enregistrement pour SoData à l'IGN
* Accueil/marketing il faut prévoir:
** un badge bien visible
** des flyer (équipe marketing, quels sont vos besoins ?)
** que donne-t-on à l'accueil à des visiteurs ?
** flyer sponsor bronze (prévu ?)
** brochure OSGeo-fr ?
** Live DVD (Nicolas Bozon: contacter marketing committee pour récupérer des DVD et/ou prévoir de les graver)
** programme à imprimer
** ticket repas
* Pour le Code Sprint il faut prévoir :
** Gobelets
** "Touillettes"
** Serviettes
** Assiettes cartons (pizzas)?
** Couverts
** Sucre
** Café
** Thé (+ bouilloire)
** prévoir clé 3G pour l'accueil (ou feuille papier, mais tous les cas à prévoir au cas où)

'''4. Sponsors'''
* Vincent a envoyé un mail le 15/04 : tout semble OK
* Tous les sponsors ont réglé leur participation

'''5. Finances'''
* Vincent a envoyé le 15/04 un mail : la marge de manœuvre est limitée mais pour l'instant la trésorerie permet d'engager les dépenses prévues

'''6. Remise à jour du calendrier'''
* Déjà évoqué ci-desssu. C'est un document essentiel pour la préparation.

'''7. Divers''
* T. Gratier propose que sur le site de FROG, les communications retenues puissent présenter les lignes du résumé court et/ou mettre des liens : cela donnerait peut-être davantage envie à des gens qui ne sont pas encore inscrits de se rendre à FROG
* P. Barbier suggère aussi de solliciter la DIRCOM de l'IGN pour obtenir des portes badges et autres babioles

'''* Fin de la réunion : 21h06'''

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 28/02 (20h03-21h06))==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré aux points suivants :'''
* point sur les tâches en cours
* ajout des logos pour la sponsorisation
* bannières
* point sponsors
* point sur les tâches urgentes
* remise au propre du calendrier prévisionnel
* autres points

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Thomas Gratier
* Christophe Tufféry

'''Participant excusé :'''
* Vincent Picavet (envoi d'un mail le 28/02)

'''1. Mise à jour du GoogleDoc'''
* le document est à jour

'''2. Appel à communications'''
* 5 propositions reçues à ce jour dont 4 conformes aux principes et 1 "non-structurée" (intention mais pas d'envoi conforme)
* 2 sont prévues pour CampToCamp
* 23 slots sont prévus : le nombre de communications proposées est donc très insuffisant pour le moment
* il est proposé de faire des relances
* l'idée de rallonger la période de soumission est envisagée : jusqu'au 15 mars mais pas au-delà
* il est proposé de traduire en anglais le texte de l'appel à communications et de le diffuser sur des ML anglophones (GDAL, Mapserver, QGIS, etc.) : cf. le texte sur la page dédiée sur Framapad
* il est proposé que l'Osgeo-fr fasse une communication en début de journée

'''3. Appel à sponsors et finances (les points 3 et 4 de l'ODJ sont regroupés)'''
* à ce jour, il y a 6000 à 6500 € de sponsors (contrats signés et logos ajoutés sur le site)
* les places disponibles pour des sponsors Argent et Bronze sont prises
* il reste 2 places pour des sponsors Or
* d'après le budget prévisionnel, les besoins en recettes sont de 9000 à 9500 € : cela permet de fixer le prix de la participation à 20€
* sur la base de 150 participants à 20€, cela représenterait 3000€
* il est suggéré d'annoncer sur la ML le montant de 20€ et de suivre les réactions pour réajuster si besoin
* il y aurait 600 € de budget pour le codesprint mais ce montant est à vérifier

'''4. Dépenses engagées/à engager prochainement'''
* devis traiteur : relancer le traiteur pour obtenir un nouveau devis : dès qu'il sera reçu, il sera envoyé au comité d'organisation pour validation
* s'il faut commander uniquement pour les pauses-cafés, il n'est pas nécessaire de payer des arrhes
* s'il y faut commander pour l'accueil, les repas et l'apéritif dinatoire, il faudra payer des arrhes : 20% de 8000€ soit 1600€

'''5. Communication'''
* aucune info sur la fréquentation du site (pas de mise en place de suivi statistique) : voir avec N. Bozon
* suivre cette partie sur le GoogleDoc (Onglet Diffusion CP)
* deux choses qui vont devenir urgentes : les docs de communications (à mettre à jour) et Eventbrite à finaliser
* pour Eventbrite : rappel de la date d'ouverture des inscriptions : 20 mars

'''6. Divers'''
* Sans objet

'''* Fin de la réunion : 21h06'''

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 07/02/2013 (19h05-20h08)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré aux points suivants :'''
* point sur les tâches en cours
* ajout des logos pour la sponsorisation
* bannières
* point sponsors
* point sur les tâches urgentes
* remise au propre du calendrier prévisionnel
* autres points

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Etienne Delay
* Vincent Picavet
* Thomas Gratier
* Christophe Tufféry

'''1. Point sur les tâches en cours et point sur les tâches urgentes (ces deux points sont traités simultanément)'''
* Rappel : le GoogleDoc doit être mis à jour régulièrement pour permettre de suivre le travail réalisé et les tâches restant à faire
* Site Web :
** il est en ligne depuis le 4 février (4 jours de retard sur la date maxi prévisionnelle)
** http://frog.osgeo.fr/ : version "officielle" comme convenu
* appel à communications :
** T. Gratier a déjà rédigé un fichier au format .odt http://blog.sigeat.net/appel_contributions.odt (il faut un document .pdf ou .odt pour transmettre au Comité de Programme)
** il faut rajouter l'adresse du site d'osgeo.asso.fr à la fin
** ajouter aussi une phrase de type "L'OSGeo remercie l'IGN pour le support dans cet événement"
** pour l'adresse d'envoi des propositions de communications, il faut homogénéiser l'indication @ ou [at] dans tous les supports où il apparait
** il faut ajouter une mention de remerciement des sponsors qui auront confirmé leur participation à la date de diffusion de l'appel à comm.
** date de diffusion : prévoir pour le 8/2 ou au plus tard le 10/2 (l'info a déjà été twitée)
** date de fin de l'appel à communications : fixée au 8 mars
** liste des sites auxquels sera envoyé l'appel à comm. : partir de la liste du wiki et assurer une diffusion la plus large possible
* mise en ligne de l'appel à sponsors :
** c'est fait depuis l'ouverture du site Web
** une liste de sponsors potentiels a été déposée sur le wiki. V. Picavet a rédigé le contrat de sponsorisation
** l'appel à sponsors doit être mis au format .pdf
** les sponsors seront autoriser à une citation "Je suis sponsor" avec leur logo (mention déjà prévue dans le contrat de sponsorisation)
* ouverture des inscriptions :
** la date d'ouverture reste à fixer
* discussion sur la page d'accueil du site http://frog.osgeo.fr/Accueil
** cette page doit-elle être "statique" ou "dynamique" ?
** quelles sont les types d'informations qui doivent apparaitre dans cette page ?
** comment faire co-exister les informations de cette page et celles diffusées sur les réseaux sociaux ?
** aucune décision définitive n'est prise sur le sujet : il faudra revenir dans quelques jours sur ce sujet (sur la ML et/ou une réunion IRC du Comité de Comm. si besoin)
** la page d'accueil dispose déjà d'un lien vers Twitter

'''2. Ajout des logos pour la sponsorisation'''
* IGN : a son logo sur le site Web
* RSLL : idem
* S. Beorchia devrait pouvoir faire pour les autres sponsors (noter de lui demander dans le Google Doc)

'''3. Point sur les bannières pour le site Web'''
* S. Beorchia a spontanément réalisé et envoyé 4 bannières sur la ML
** un grand merci à lui
** les bannières sont validées
* elles peuvent être proposées dans l'appel à sponsors
* seuls les sponsors or et argent et or pourront avoir leur logo sur le site

'''4. Point sur les sponsors déjà déclarés
* IGN :
** s'est déclaré disposé à imprimer le programme, en A3 plié (échange avec V. Picavet)

'''5. Remise au propre du calendrier prévisionnel'''
* rappel : il faut tenir à jour le calendrier sur Google Doc
* 8 mars : fin de l'appel à communications
* évaluation des propositions : du 8 au 22 mars (distribution des propositions de communications : il faudra l'organiser)
* 22 mars : publication du programme (communications retenues, sponsors)
* diffusion de ce calendrier sur la ML

'''6. Autres points'''
* solution pour un suivi du site :
** Google Analytics n'est pas possible car ne fonctionne pas avec les comptes osgeo.asso.fr de Google Doc
** autre solution possible : créer une adresse osgeo-fr@gmail.com
* ajouter une page "presse" sur le site
* traiteur :
** le devis est attendu pour la semaine 6 : à valider aussitôt
** le traiteur est disponible pour le 10 juin (pour l'instant)
** le traiteur concerne uniquement les pauses et la fin de journée
* repas de midi :
** prévu à la cantine de l'IGN
** pour l'instant le montant est fixé à 10€
* logistique :
** RAS
** prévoir une réunion sur le sujet sur l'IRC
* système de paiement pour les inscriptions Evenbrite
** le choix de ce système a déjà été validé
** le système a l'air adapté même s'il paraît plus cher que d'autres
** les inscriptions doivent être prêtes pour mars (environ le 20 mars)
** il faut attendre la fin de l'appel à sponsors (1er mars) pour connaître le montant disponible par la sponsorisation : cela permettra ensuite de fixer le montant de la participation demandée pour les inscriptions
** T. Gratier pilote la mise en place du système
* flyers :
** les préparer rapidement pour pouvoir les faire imprimer (éventuellement par l'IGN mais pas sûr)
** reprendre ceux disponibles sur le svn osgeo
** voir avec N. Bozon (membre d'Osgeo monde)
* codesprint
** budget prévu pour la sponsorisation : 500 euros
** diffuser sur les mailing lists l'info sur le codesprint
* personnes pour participer à l'orientation des gens pendant l'événement :
** besoin d'environ 7 personnes : 1 personne par salle, plusieurs au stand osgeo, plusieurs à l'entrée de l'IGN, pour le fléchage, etc.
** commencer à motiver des volontaires

'''* Fin de la réunion : 20h08'''

== Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 17/01/2013 (20h04-20h21)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :'''
* état d'avancement du site
* préparation des divers appels (communication, sponsoring).

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Etienne Delay
* Christophe Tufféry

'''1. Etat d'avancement du site Web'''
* Une V1 du site a été mise en ligne avec deux solutions différentes :
** http://frog.foss4g.fr/ : version de test (pré-prod)
** http://frog.osgeo.fr/ : version "officielle", en prod
* La version de prép-prod doit remplacer la version en prod actuellement.
* Nicolas Bozon doit prochainement modifier le logo et les couleurs du site (modif. sur les CSS).
* Il faut rajouter en 1ère page les Communiqués de Presse au fur et à mesure de leur parution, et pouvoir utiliser des flux RSS (pour envoyer des informations vers Twitter, etc.)
* Il faut homogénéiser le 1er paragraphe et l'A propos OSGeo-fr dans les 2 Communiqués de Presse
* Le calendrier d'ouverture du site est confirmé pour la semaine 5 :
** ouverture du site : entre le 29 et le 31 janvier
** mise en ligne de l'appel à communications : ouverture du site + 1-2 semaine
** mise en ligne de l'appel à sponsors : en même temps que le site
** ouverture des inscriptions : la date d'ouverture reste à fixer

'''2. Les appels à communication et à sponsorisation :'''

* Appel à communications (rappel) :
** Yves Jacolin s'interroge sur le Comité de Programme et sur le lancement de l'appel à communications : qui se réunit? quand? comment? quels critères pour choisir les contributions ? doit-on imposer des limites ? fait-on voter la communauté ? si oui comment cela se passe ?
** Etienne Delay va propose une réunion IRC sur la liste pour lancer le Comité de Programme dont les membres sont maintenant connus
** les communications seront choisies par le Comité de Programme prévu à cet effet : proposer à la communauté de se prononcer sur les communications risquerait de provoquer du retard dans la préparation

* Appel à sponsoring (rappel) :
** le texte a été validé : il est prêt pour mise en ligne semaine 5 de 2013

'''Prochaine réunion IRC communication :'''
date non fixée. Il faudrait qu'une réunion soit organisée fin janvier, juste avant l'ouverture du site et du lancement de l'appel à communications.

== Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 20/12/2012 (21h06-22h03)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :'''
* état d'avancement du site
* préparation des divers appels (communication, sponsoring).

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Thomas Gratier
* Etienne Delay
* Christophe Tufféry

Un Pad sur Framapad Lite est ouvert pour la prise de notes http://lite.framapad.org/p/ALS6BpywYB. Il n'y a pas d'ODJ précis. Pour commencer, il est propose de revoir le doc [[Communication_FROG2013]] et balayer les divers points

# Etat d'avancement du site Web
#* Une discussion est engagée sur la proposition faite par V. Picavet sur la gestion des domaines.
#* Cette proposition est votée à l'unanimité.
#* Il est proposé der relancer G. Fenoy et N. Bozon pour verrouiller à nouveau le site
#* Il est indiqué que dans le communiqué de presse que les RSLL ont envoyé ce jour et transféré par V. Picavet, le site de FORG (frog.osgeo.fr) est cité. Le site doit donc évoluer rapidement.
#* Une V1 du contenu du site sera préparée pour la semaine du 7 janvier et validée pour fin janvier dernier délai
#* Après discussion, le calendrier suivant est acté mais il doit être absolument respecté :
#** 12 janvier : V1 du site publiable
#** fin janvier : V2 du site
#* Le site ouvrira avec les informations générales dans un premier temps et sera enrichi ensuite.
#* Une remarque a été faite concernant l'ajout des noms des sociétés et organismes qui ont/vont participé à l'élaboration du site et/oui qui l'hébergent :
#** Ajouts en bas des pages du site statique : "Design par Cartogenic hébergé par Geolabs"
#** ajouter le copyright pour la carte en fond (OpenStreetMap)
#* Répartition des tâches par rubriques du site :
#** Accueil : T. Gratier
#** À propos : T. Gratier
#** Programme : T. Gratier + Y. Jacolin
#** Inscription : T. Gratier
#** Sponsors : T. Gratier
#** Accès : ?
#* Y. Jacolin propose de faire une relecture critique du site
# Préparation des divers appels
#* Appel à communications :
#** fin janvier : sortie de l'appel à communications (avec V2 du site)
#** l'appel à comm devait être validé la dernière semaine de 2012
#** diffusion de l'appel : décalée à la semaine 5 de 2013, juste après la mise en ligne de la version validée du site (cf. ci-dessus pour les dates de sortie du site)
#* début février : ouverture des inscriptions : les simulations de prix mises sur le wiki donnent une idée des coûts et de ce qui serait à payer aux sites utilisés (Eventbrite et/ou Amiando); à reprendre parce que la présentation des chiffres n'est pas très claire
#* diffusion du communiqué de presse : préparé pour les RSLL (diffusé ce jour par RSLL). Reprendre le texte et le diffuser sur les réseaux : Georezo, Portailsig
#* diffusion prévue pour la semaine 2 (T. Gratier s'en occupe)
#* Sur les adresses mail incluses dans le site :
#** les adresses sponsorisation at osgeo.asso.fr et conferences@osgeo.asso.fr existent déjà
#** l'adresse conferences at osgeo.asso.fr sera utilisée pour l'appel à communications
#** l'adresse de T. Gratier à rajouter dans le groupe conferences@osgeo.asso.fr
#** l'adresse de C. Tufféry est rajoutée dans l'adresse sponsorisation@osgeo.asso.fr
#* Appel à sponsoring :
#** doit officiellement sortir la semaine 5 de 2013
#** dans les faits des sponsors sont déjà pré-identifiés

'''Prochaine réunion IRC communication : le jeudi 17 janvier'''

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 22/11/2012 (20h-21h07)==

*[[Media:Log_osgeo_fr_22_11_2012.odt |Log IRC 22/11/2012 (format ODT)]]

*'''L'ODJ de la réunion est le suivant :'''
** état d'avancement général de la préparation de FROG 2013 : liste des tâches et rappel des noms des responsables, tâches déjà réalisées, points acquis, problèmes rencontrés (le GoogleDoc est à consulter avant la réunion)
** pointage des tâches à réaliser et de leur position sur le calendrier
** questions posées sur la liste Osgeo-fr
** date des prochaines réunions sur l'IRC
** divers

*'''Participants présents :'''
** Yves Jacolin
** Vincent Picavet
** Thomas Gratier
** Nicolas Bozon
** Etienne Delay
** Christophe Tufféry

*'''Participant absent excusé :'''
** David Martinez Morata

----
'''Début de la réunion : 20h00'''

* La réunion est ouverte par C. Tufféry.
* Il est décidé de faire un compte-rendu et de diffuser le log de la réunion sur la ML.
* Un rappel est fait à l'ODJ diffusé sur la ML [http://osgeo-org.1560.n6.nabble.com/Fwd-Rappel-reunion-sur-l-IRC-demain-jeudi-22-11-a-20h-pour-la-preparation-de-FROG2013-td5018018.html]

'''1. Etat d'avancement général de la préparation de FROG2013'''
* C. Tufféry vérifie si tout le monde a vu la liste des tâches et les noms des responsables
* Il est proposé que chaque chef de comité fasse le point sur son comité

'''2. Comité Finances (V. Picavet)'''
* Peu d'éléments à annoncer.
* Sur le projet de budget prévisionnel qui a été diffusé, il fait part de sa principale inquiétude sur le montant global.
* La question est posée de savoir si les 4 sponsors déclarés le sont vraiment ou pas encore.
* Il est précise que
* Pour le moment, les repas doivent être payés par les participants. Ce poste budgétaire est donc à soustraire du montant global des dépenses. Mais si le montant des apports des sponsors le permet, il pourra être envisagé de prendre à la charge du budget ce poste de dépenses.
* Le montant du repas devrait être inférieur à 20€ par personne (de l'ordre de 14€).
* Les autres inconnues sont :
** le coût de l'assurance pour les locaux (Y. Jacolin a pris contact avec l'assurance mais sans réponse pour l'instant)
** le coût du gardiennage pour les heures après 17h ou 18h.
** le coût définitif des repas sera fixé dès que sera validé l'accès aux deux salles de l'IGN et que l'institut peut fournir des prix précis pour les repas.

* V. Picavet a jusqu'à mi-décembre (S 48 dans le calendrier du GoogleDoc) pour obtenir les informations auprès de l'IGN.
* Selon le montant des sponsorisations à mi-janvier, juste avant le début des inscriptions, il sera décidé d'offrir ou pas les repas aux participants
* Les premières dépenses devront être engagées en fonction des besoins des autres comités. Selon ces besoins, il faudra décider des sommes qui peuvent être engagées.
* N. Bozon propose de demander à l'OSGeo-marketing les goodies OSGeo (teeshirts, etc.) Comme il fait partie du Comité OSGeo-Marketing, cela devrait faciliter l'obtention des goodies. Après échange, (plus tard dans le log de la réunion) la demande à l'OSGeo-marketing est actée. N. Bozon s'en occupe.
* Du coup, on peut supprimer la ligne "Goodies" des postes de dépenses du budget.
* Pour les autres points du Comité Finances, les tâches sont indiquées dans le GoogleDoc.

'''3. Comité Communication (T. Gratier et D. Martinez Morata)'''
* Peu de choses ont été faites, à part un début de diffusion de l'info sur certains sites
* N. Bozon indique qu'un site web a déjà été préparé (logo, pages essentielles). La mise en ligne devrait intervenir très rapidement.
* C'est un CMS, basé sur Trac (html5 et css3), auquel tous les responsables de comités pourront s'inscrire et éditer leurs pages
* Plusieurs échanges concernent l'hébergement et les outils de gestion de développement (Git, Trac, SVN etc.).
* OSGeo-fr dispose d'un hébergement mutualisé chez OVH, mais ne permet pas l'hébergement de Trac.
* GeoLabs héberge la maquette : la base peut être hébergée puis redirigée vers une adresse de type frog2013.osgeo.fr.
* N. Bozon propose d'envoyer dès le 23/11 l'url sur la ML
* T. Gratier doit faire le tour des personnes concernées la semaine prochaine (S48).
* Sur les relations avec SIG LL, T. Gratier demande ce qu'assure SIG LL comme communication de FROG2013 : pour l'instant on l'ignore
* N. Bozon propose d'utiliser EventBrite pour les inscriptions. Après vérification qu'EventBrite permet d'éditer des factures, cette proposition est retenue.
* Y. Jacolin souligne que le plus gros du travail de communication va devoir être fait dans les prochaines semaines même si la communication est une tâche permanente jusqu'à l'événement. Cela implique de travailler sur ce domaine (site, membres du comité de programme, diffusion sur les réseaux, etc.) sans attendre que le programme soit défini en détails.
* T. Gratier doit avancer sur le domaine de la communication, V. Picavet et Y. Jacolin peuvent intervenir en appui si besoin. T. Gratier s'engage à diffuser un message sur la ML avant la fin de la semaine prochaine (S48).
* V. Picavet s'occupe des liens avec SIG LL.
* C. Tufféry propose une réunion IRC spécialement consacrée à la communication vers le 15-20/12 (S 50 ou 51).
* V. Picavet insiste pour utiliser le GoogleDoc et assurer la gestion des tâches dans cet outil qui permet de voir comment avance le projet.

'''4. Comité Programme (E. Delay)'''
* L'appel à participation doit commencer en janvier et finir en mars (voire en février s'il le faut).
* Sur le type de présentation, les présentations ne devront pas être orientées en fonction d'un sujet. Elles pourront porter sur les SIG OS en général.
* L'événement comportera bien deux sessions : une session thématique et une session technique. Il faut bien dissocier les deux. Il y aura deux publics en partie distincts à cause de l'éloignement des deux salles : il ne sera pas vraiment possible de changer de salle entre deux communications.
* Concernant le comité de programme il est proposé que ce comité soit composé de 7 personnes. Ce comité sera chargé de se prononcer sur les communications proposées.
* Après avis, il est retenu que ce comité sera mixte, composé de professionnels, d'universitaires, d'institutionnels. Il devrait y avoir des utilisateurs pour les aspects thématiques (de domaines métiers différents si possible) et des développeurs pour les aspects techniques.
* On peut déjà proposer directement à des individus d'en faire partie.
* L'appel à communications des Rencontres SIGLL est déjà sorti [http://www.rencontres-sig-la-lettre.fr/appel-a-propositions-2013/]

'''5. Comité Logistique (Y. Jacolin)'''
* Y. Jacolin n'a rien de particulier à dire pour l'instant.
* V. Picavet doit confirmer avec l'IGN la disponibilité des deux salles.
* V. Picavet propose un prestataire (traiteur). Après échange, la demande d'un devis à ce prestataire est actée. Y. Jacolin et V. Picavet s'en occupent.

'''6. Autres points :'''
* RAS

'''L'ODJ est fini.'''

* Prochaine réunion d'ici 15 jours (S. 49) et rappel d'une réunion spéciale sur la communication en S. 50 ou S. 51.

'''* Fin de la réunion : 21h07'''

[[Category: Local chapter francophone]]
[[Category: FROG2013]]

Reunions FROG2013

2013-04-21T11:02:11Z

Wiki-Ctuffery: /* Réunions organisation du FROG 2013 */

= Réunions organisation du FROG 2013 =

== Compte-rendu de la réunion sur l'IRC mardi 16/04 (20h03-21h07) ===

cf. le Pad. http://lite.framapad.org/p/xVGmcvW1lu

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré aux points suivants :'''
* Publication du programme
* Inscriptions
* Logistique
* Sponsors
* Finances
* Remise à jour du calendrier
* Divers

* Participants présents :
** Thomas Gratier
** Etienne Delay
** Pascal Barbier
** Christophe Tufféry

* Absents excusés :
** Yves Jacolin
** Vincent Picavet

'''1. Publication du programme'''
* Le programme a été mis en ligne le 20 février.
* Sur les LT et les horaires, certains auteurs ont fait part de leur mécontentement ou de leur demande de modification d'horaire : des réponses ont été faites ou sont en cours d'envoi.
* Le programme est donc bon à tirer.
* Le retour d'expérience est alimenté ici : http://wiki.osgeo.org/wiki/FROG2013_retourXP

'''2. Inscriptions'''
* A ce jour, il y a 64 inscrits (inscriptions ouvertes depuis le 8 avril), il reste 86 places : pour l'instant, si ce rythme se maintient, on est dans les prévisions.
* Il reste 50 jours pour avoir 86 inscriptions et atteindre le minimum fixé de 100 personnes inscrites; ça fait 1,72 inscription par jour en moyenne.
* Les actions de communication ont été relativement limitées jusqu'à maintenant : il va falloir les multiplier, notamment pour atteindre l'objectif du nombre de participants
* Le GoggleDoc doit être mis à jour sur les actions à faire dans ce domaine.
* P. Barbier s'engage à faire un rappel le 17/04 sur les listes des enseignants et des élèves de l'ENSG et sur une partie de la liste Géom@TICE..
* 2/3 des inscrits sont en attente pour cause de moyen de paiement
* Le paiement par CB pose des problèmes surtout pour les participants provenant d'organismes publics : il faudrait peut-être l'indiquer clairement sur le site à la page des inscriptions.
* Ceux qui veulent s'inscrire sans CB doivent envoyer un mail à inscriptions@osgeo.asso.fr et l'inscription et le paiement sont faits manuellement
* idem pour les factures, avec un publipostage régulier
* V. Picavet a fait sur le GooglrDoc n onglet qui gère ces deux aspects avec T. Gratier (responsable Eventbrite) pour ne rien rater
* des échanges par mails du 16/04 indiquent que V. Picavet sera aidé pour éditer le factures par P-A L Ny et S. Christophe, pour essayer d'éditer des factures tous les 15-20 jours.

'''3. Logistique'''
* En l'absence d'Y. Jacolin, on ne peut certainement pas faire un point complet sur le sujet.
* Tout est décrit dans le GoogleDoc (qu'il faut pense à mettre à jour), onglet Logistique :
http://wiki.osgeo.org/wiki/Reunions_FROG2013#Logistique
* P. Barbier rappelle que dans les échanges récents par mail, l'IGN semble prêt à réaliser et prendre à sa charge l'impression de la plaquette d'accueil
* Traiteur : Ivanne et Sidonie : on a reçu le second devis qui prend en compte nos demandes pour 100 personnes: 7 350 € HT
* Solution alternative : l'Association des Usagers de la Cantine de l'IGN (AUC). Christophe peut-elle s'occuper de demander un devis pour 100 personnes ?
* our les lieux et l'organisation des pauses café, S. Christophe a attiré l'attention sur la nécessité de prévoir des volontaires pour assurer le service à côté de chacune des deux salles (salle Genot et salle Arago).
* Un nouvel onglet "Volontaires" est créé dans le GoogleDoc pour que les gens s'inscrivent à être volontaires pour les pauses café :
https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AqRapkqfr8yZdEpFc1hZMW9KR3dyN3E+tRmI2eTdERnc#gid=14
* Accès au salon :
** les agents de l'IGN pourraient penser que c'est un événement "portes ouvertes" gratuit pour eux. Il faudra prévoir un message et des indications claires
** les salles de conférence et salle traiteur, les accueils sont dispersées => difficulté pour limité l'accès. Voir avec IGN pour la possibilité d'avoir un cordon pour la partie restauration
** besoin d'un plan détaillé du site de l'IGN avec les emplacements des deux salles : P.Barbier regarde ce qu'il a sur le sujet. Il faut demander à Sidonie de voir de son côté si elle peut trouver un plan de l'IGN réutilisable pour nos besoins.
* Un point communication FROG doit être fait : un mail à la Dir Comm de l'IGN doit être envoyé rapidement pour évoquer tous les points sur lesquels on aurait besoin d'un appui de cette direction
* V. Picavet a confirmé que les salles ne seront pas équipées de connexions WiFi. Les gens devront compter sur des connexions 3G ou Hotspot Free ou Neuf à proximité, pour accéder à l'Internet.
* P. Barbier a indiqué qu'il n'y aurait pas de captation vidéo par la personne de l'ENSG an charge de ce genre de chose : l'enregistrement vidéo semble donc compromis
* Il y a peut-être une alternative: voir avec S. Christophe qui a indiqué avoir fait un enregistrement pour SoData à l'IGN
* Accueil/marketing il faut prévoir:
** un badge bien visible
** des flyer (équipe marketing, quels sont vos besoins ?)
** que donne-t-on à l'accueil à des visiteurs ?
** flyer sponsor bronze (prévu ?)
** brochure OSGeo-fr ?
** Live DVD (Nicolas Bozon: contacter marketing committee pour récupérer des DVD et/ou prévoir de les graver)
** programme à imprimer
** ticket repas
* Pour le Code Sprint il faut prévoir :
** Gobelets
** "Touillettes"
** Serviettes
** Assiettes cartons (pizzas)?
** Couverts
** Sucre
** Café
** Thé (+ bouilloire)
** prévoir clé 3G pour l'accueil (ou feuille papier, mais tous les cas à prévoir au cas où)

'''4. Sponsors'''
* Vincent a envoyé un mail le 15/04 : tout semble OK
* Tous les sponsors ont réglé leur participation

'''5. Finances'''
* Vincent a envoyé le 15/04 un mail : la marge de manœuvre est limitée mais pour l'instant la trésorerie permet d'engager les dépenses prévues

'''6. Remise à jour du calendrier'''
* Déjà évoqué ci-desssu. C'est un document essentiel pour la préparation.

'''7. Divers''
* T. Gratier propose que sur le site de FROG, les communications retenues puissent présenter les lignes du résumé court et/ou mettre des liens : cela donnerait peut-être davantage envie à des gens qui ne sont pas encore inscrits de se rendre à FROG
* P. Barbier suggère aussi de solliciter la DIRCOM de l'IGN pour obtenir des portes badges et autres babioles

'''* Fin de la réunion : 21h06'''

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 28/02 (20h03-21h06))==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré aux points suivants :'''
* point sur les tâches en cours
* ajout des logos pour la sponsorisation
* bannières
* point sponsors
* point sur les tâches urgentes
* remise au propre du calendrier prévisionnel
* autres points

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Thomas Gratier
* Christophe Tufféry

'''Participant excusé :'''
* Vincent Picavet (envoi d'un mail le 28/02)

'''1. Mise à jour du GoogleDoc'''
* le document est à jour

'''2. Appel à communications'''
* 5 propositions reçues à ce jour dont 4 conformes aux principes et 1 "non-structurée" (intention mais pas d'envoi conforme)
* 2 sont prévues pour CampToCamp
* 23 slots sont prévus : le nombre de communications proposées est donc très insuffisant pour le moment
* il est proposé de faire des relances
* l'idée de rallonger la période de soumission est envisagée : jusqu'au 15 mars mais pas au-delà
* il est proposé de traduire en anglais le texte de l'appel à communications et de le diffuser sur des ML anglophones (GDAL, Mapserver, QGIS, etc.) : cf. le texte sur la page dédiée sur Framapad
* il est proposé que l'Osgeo-fr fasse une communication en début de journée

'''3. Appel à sponsors et finances (les points 3 et 4 de l'ODJ sont regroupés)'''
* à ce jour, il y a 6000 à 6500 € de sponsors (contrats signés et logos ajoutés sur le site)
* les places disponibles pour des sponsors Argent et Bronze sont prises
* il reste 2 places pour des sponsors Or
* d'après le budget prévisionnel, les besoins en recettes sont de 9000 à 9500 € : cela permet de fixer le prix de la participation à 20€
* sur la base de 150 participants à 20€, cela représenterait 3000€
* il est suggéré d'annoncer sur la ML le montant de 20€ et de suivre les réactions pour réajuster si besoin
* il y aurait 600 € de budget pour le codesprint mais ce montant est à vérifier

'''4. Dépenses engagées/à engager prochainement'''
* devis traiteur : relancer le traiteur pour obtenir un nouveau devis : dès qu'il sera reçu, il sera envoyé au comité d'organisation pour validation
* s'il faut commander uniquement pour les pauses-cafés, il n'est pas nécessaire de payer des arrhes
* s'il y faut commander pour l'accueil, les repas et l'apéritif dinatoire, il faudra payer des arrhes : 20% de 8000€ soit 1600€

'''5. Communication'''
* aucune info sur la fréquentation du site (pas de mise en place de suivi statistique) : voir avec N. Bozon
* suivre cette partie sur le GoogleDoc (Onglet Diffusion CP)
* deux choses qui vont devenir urgentes : les docs de communications (à mettre à jour) et Eventbrite à finaliser
* pour Eventbrite : rappel de la date d'ouverture des inscriptions : 20 mars

'''6. Divers'''
* Sans objet

'''* Fin de la réunion : 21h06'''

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 07/02/2013 (19h05-20h08)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré aux points suivants :'''
* point sur les tâches en cours
* ajout des logos pour la sponsorisation
* bannières
* point sponsors
* point sur les tâches urgentes
* remise au propre du calendrier prévisionnel
* autres points

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Etienne Delay
* Vincent Picavet
* Thomas Gratier
* Christophe Tufféry

'''1. Point sur les tâches en cours et point sur les tâches urgentes (ces deux points sont traités simultanément)'''
* Rappel : le GoogleDoc doit être mis à jour régulièrement pour permettre de suivre le travail réalisé et les tâches restant à faire
* Site Web :
** il est en ligne depuis le 4 février (4 jours de retard sur la date maxi prévisionnelle)
** http://frog.osgeo.fr/ : version "officielle" comme convenu
* appel à communications :
** T. Gratier a déjà rédigé un fichier au format .odt http://blog.sigeat.net/appel_contributions.odt (il faut un document .pdf ou .odt pour transmettre au Comité de Programme)
** il faut rajouter l'adresse du site d'osgeo.asso.fr à la fin
** ajouter aussi une phrase de type "L'OSGeo remercie l'IGN pour le support dans cet événement"
** pour l'adresse d'envoi des propositions de communications, il faut homogénéiser l'indication @ ou [at] dans tous les supports où il apparait
** il faut ajouter une mention de remerciement des sponsors qui auront confirmé leur participation à la date de diffusion de l'appel à comm.
** date de diffusion : prévoir pour le 8/2 ou au plus tard le 10/2 (l'info a déjà été twitée)
** date de fin de l'appel à communications : fixée au 8 mars
** liste des sites auxquels sera envoyé l'appel à comm. : partir de la liste du wiki et assurer une diffusion la plus large possible
* mise en ligne de l'appel à sponsors :
** c'est fait depuis l'ouverture du site Web
** une liste de sponsors potentiels a été déposée sur le wiki. V. Picavet a rédigé le contrat de sponsorisation
** l'appel à sponsors doit être mis au format .pdf
** les sponsors seront autoriser à une citation "Je suis sponsor" avec leur logo (mention déjà prévue dans le contrat de sponsorisation)
* ouverture des inscriptions :
** la date d'ouverture reste à fixer
* discussion sur la page d'accueil du site http://frog.osgeo.fr/Accueil
** cette page doit-elle être "statique" ou "dynamique" ?
** quelles sont les types d'informations qui doivent apparaitre dans cette page ?
** comment faire co-exister les informations de cette page et celles diffusées sur les réseaux sociaux ?
** aucune décision définitive n'est prise sur le sujet : il faudra revenir dans quelques jours sur ce sujet (sur la ML et/ou une réunion IRC du Comité de Comm. si besoin)
** la page d'accueil dispose déjà d'un lien vers Twitter

'''2. Ajout des logos pour la sponsorisation'''
* IGN : a son logo sur le site Web
* RSLL : idem
* S. Beorchia devrait pouvoir faire pour les autres sponsors (noter de lui demander dans le Google Doc)

'''3. Point sur les bannières pour le site Web'''
* S. Beorchia a spontanément réalisé et envoyé 4 bannières sur la ML
** un grand merci à lui
** les bannières sont validées
* elles peuvent être proposées dans l'appel à sponsors
* seuls les sponsors or et argent et or pourront avoir leur logo sur le site

'''4. Point sur les sponsors déjà déclarés
* IGN :
** s'est déclaré disposé à imprimer le programme, en A3 plié (échange avec V. Picavet)

'''5. Remise au propre du calendrier prévisionnel'''
* rappel : il faut tenir à jour le calendrier sur Google Doc
* 8 mars : fin de l'appel à communications
* évaluation des propositions : du 8 au 22 mars (distribution des propositions de communications : il faudra l'organiser)
* 22 mars : publication du programme (communications retenues, sponsors)
* diffusion de ce calendrier sur la ML

'''6. Autres points'''
* solution pour un suivi du site :
** Google Analytics n'est pas possible car ne fonctionne pas avec les comptes osgeo.asso.fr de Google Doc
** autre solution possible : créer une adresse osgeo-fr@gmail.com
* ajouter une page "presse" sur le site
* traiteur :
** le devis est attendu pour la semaine 6 : à valider aussitôt
** le traiteur est disponible pour le 10 juin (pour l'instant)
** le traiteur concerne uniquement les pauses et la fin de journée
* repas de midi :
** prévu à la cantine de l'IGN
** pour l'instant le montant est fixé à 10€
* logistique :
** RAS
** prévoir une réunion sur le sujet sur l'IRC
* système de paiement pour les inscriptions Evenbrite
** le choix de ce système a déjà été validé
** le système a l'air adapté même s'il paraît plus cher que d'autres
** les inscriptions doivent être prêtes pour mars (environ le 20 mars)
** il faut attendre la fin de l'appel à sponsors (1er mars) pour connaître le montant disponible par la sponsorisation : cela permettra ensuite de fixer le montant de la participation demandée pour les inscriptions
** T. Gratier pilote la mise en place du système
* flyers :
** les préparer rapidement pour pouvoir les faire imprimer (éventuellement par l'IGN mais pas sûr)
** reprendre ceux disponibles sur le svn osgeo
** voir avec N. Bozon (membre d'Osgeo monde)
* codesprint
** budget prévu pour la sponsorisation : 500 euros
** diffuser sur les mailing lists l'info sur le codesprint
* personnes pour participer à l'orientation des gens pendant l'événement :
** besoin d'environ 7 personnes : 1 personne par salle, plusieurs au stand osgeo, plusieurs à l'entrée de l'IGN, pour le fléchage, etc.
** commencer à motiver des volontaires

'''* Fin de la réunion : 20h08'''

== Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 17/01/2013 (20h04-20h21)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :'''
* état d'avancement du site
* préparation des divers appels (communication, sponsoring).

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Etienne Delay
* Christophe Tufféry

'''1. Etat d'avancement du site Web'''
* Une V1 du site a été mise en ligne avec deux solutions différentes :
** http://frog.foss4g.fr/ : version de test (pré-prod)
** http://frog.osgeo.fr/ : version "officielle", en prod
* La version de prép-prod doit remplacer la version en prod actuellement.
* Nicolas Bozon doit prochainement modifier le logo et les couleurs du site (modif. sur les CSS).
* Il faut rajouter en 1ère page les Communiqués de Presse au fur et à mesure de leur parution, et pouvoir utiliser des flux RSS (pour envoyer des informations vers Twitter, etc.)
* Il faut homogénéiser le 1er paragraphe et l'A propos OSGeo-fr dans les 2 Communiqués de Presse
* Le calendrier d'ouverture du site est confirmé pour la semaine 5 :
** ouverture du site : entre le 29 et le 31 janvier
** mise en ligne de l'appel à communications : ouverture du site + 1-2 semaine
** mise en ligne de l'appel à sponsors : en même temps que le site
** ouverture des inscriptions : la date d'ouverture reste à fixer

'''2. Les appels à communication et à sponsorisation :'''

* Appel à communications (rappel) :
** Yves Jacolin s'interroge sur le Comité de Programme et sur le lancement de l'appel à communications : qui se réunit? quand? comment? quels critères pour choisir les contributions ? doit-on imposer des limites ? fait-on voter la communauté ? si oui comment cela se passe ?
** Etienne Delay va propose une réunion IRC sur la liste pour lancer le Comité de Programme dont les membres sont maintenant connus
** les communications seront choisies par le Comité de Programme prévu à cet effet : proposer à la communauté de se prononcer sur les communications risquerait de provoquer du retard dans la préparation

* Appel à sponsoring (rappel) :
** le texte a été validé : il est prêt pour mise en ligne semaine 5 de 2013

'''Prochaine réunion IRC communication :'''
date non fixée. Il faudrait qu'une réunion soit organisée fin janvier, juste avant l'ouverture du site et du lancement de l'appel à communications.

== Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 20/12/2012 (21h06-22h03)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :'''
* état d'avancement du site
* préparation des divers appels (communication, sponsoring).

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Thomas Gratier
* Etienne Delay
* Christophe Tufféry

Un Pad sur Framapad Lite est ouvert pour la prise de notes http://lite.framapad.org/p/ALS6BpywYB. Il n'y a pas d'ODJ précis. Pour commencer, il est propose de revoir le doc [[Communication_FROG2013]] et balayer les divers points

# Etat d'avancement du site Web
#* Une discussion est engagée sur la proposition faite par V. Picavet sur la gestion des domaines.
#* Cette proposition est votée à l'unanimité.
#* Il est proposé der relancer G. Fenoy et N. Bozon pour verrouiller à nouveau le site
#* Il est indiqué que dans le communiqué de presse que les RSLL ont envoyé ce jour et transféré par V. Picavet, le site de FORG (frog.osgeo.fr) est cité. Le site doit donc évoluer rapidement.
#* Une V1 du contenu du site sera préparée pour la semaine du 7 janvier et validée pour fin janvier dernier délai
#* Après discussion, le calendrier suivant est acté mais il doit être absolument respecté :
#** 12 janvier : V1 du site publiable
#** fin janvier : V2 du site
#* Le site ouvrira avec les informations générales dans un premier temps et sera enrichi ensuite.
#* Une remarque a été faite concernant l'ajout des noms des sociétés et organismes qui ont/vont participé à l'élaboration du site et/oui qui l'hébergent :
#** Ajouts en bas des pages du site statique : "Design par Cartogenic hébergé par Geolabs"
#** ajouter le copyright pour la carte en fond (OpenStreetMap)
#* Répartition des tâches par rubriques du site :
#** Accueil : T. Gratier
#** À propos : T. Gratier
#** Programme : T. Gratier + Y. Jacolin
#** Inscription : T. Gratier
#** Sponsors : T. Gratier
#** Accès : ?
#* Y. Jacolin propose de faire une relecture critique du site
# Préparation des divers appels
#* Appel à communications :
#** fin janvier : sortie de l'appel à communications (avec V2 du site)
#** l'appel à comm devait être validé la dernière semaine de 2012
#** diffusion de l'appel : décalée à la semaine 5 de 2013, juste après la mise en ligne de la version validée du site (cf. ci-dessus pour les dates de sortie du site)
#* début février : ouverture des inscriptions : les simulations de prix mises sur le wiki donnent une idée des coûts et de ce qui serait à payer aux sites utilisés (Eventbrite et/ou Amiando); à reprendre parce que la présentation des chiffres n'est pas très claire
#* diffusion du communiqué de presse : préparé pour les RSLL (diffusé ce jour par RSLL). Reprendre le texte et le diffuser sur les réseaux : Georezo, Portailsig
#* diffusion prévue pour la semaine 2 (T. Gratier s'en occupe)
#* Sur les adresses mail incluses dans le site :
#** les adresses sponsorisation at osgeo.asso.fr et conferences@osgeo.asso.fr existent déjà
#** l'adresse conferences at osgeo.asso.fr sera utilisée pour l'appel à communications
#** l'adresse de T. Gratier à rajouter dans le groupe conferences@osgeo.asso.fr
#** l'adresse de C. Tufféry est rajoutée dans l'adresse sponsorisation@osgeo.asso.fr
#* Appel à sponsoring :
#** doit officiellement sortir la semaine 5 de 2013
#** dans les faits des sponsors sont déjà pré-identifiés

'''Prochaine réunion IRC communication : le jeudi 17 janvier'''

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 22/11/2012 (20h-21h07)==

*[[Media:Log_osgeo_fr_22_11_2012.odt |Log IRC 22/11/2012 (format ODT)]]

*'''L'ODJ de la réunion est le suivant :'''
** état d'avancement général de la préparation de FROG 2013 : liste des tâches et rappel des noms des responsables, tâches déjà réalisées, points acquis, problèmes rencontrés (le GoogleDoc est à consulter avant la réunion)
** pointage des tâches à réaliser et de leur position sur le calendrier
** questions posées sur la liste Osgeo-fr
** date des prochaines réunions sur l'IRC
** divers

*'''Participants présents :'''
** Yves Jacolin
** Vincent Picavet
** Thomas Gratier
** Nicolas Bozon
** Etienne Delay
** Christophe Tufféry

*'''Participant absent excusé :'''
** David Martinez Morata

----
'''Début de la réunion : 20h00'''

* La réunion est ouverte par C. Tufféry.
* Il est décidé de faire un compte-rendu et de diffuser le log de la réunion sur la ML.
* Un rappel est fait à l'ODJ diffusé sur la ML [http://osgeo-org.1560.n6.nabble.com/Fwd-Rappel-reunion-sur-l-IRC-demain-jeudi-22-11-a-20h-pour-la-preparation-de-FROG2013-td5018018.html]

'''1. Etat d'avancement général de la préparation de FROG2013'''
* C. Tufféry vérifie si tout le monde a vu la liste des tâches et les noms des responsables
* Il est proposé que chaque chef de comité fasse le point sur son comité

'''2. Comité Finances (V. Picavet)'''
* Peu d'éléments à annoncer.
* Sur le projet de budget prévisionnel qui a été diffusé, il fait part de sa principale inquiétude sur le montant global.
* La question est posée de savoir si les 4 sponsors déclarés le sont vraiment ou pas encore.
* Il est précise que
* Pour le moment, les repas doivent être payés par les participants. Ce poste budgétaire est donc à soustraire du montant global des dépenses. Mais si le montant des apports des sponsors le permet, il pourra être envisagé de prendre à la charge du budget ce poste de dépenses.
* Le montant du repas devrait être inférieur à 20€ par personne (de l'ordre de 14€).
* Les autres inconnues sont :
** le coût de l'assurance pour les locaux (Y. Jacolin a pris contact avec l'assurance mais sans réponse pour l'instant)
** le coût du gardiennage pour les heures après 17h ou 18h.
** le coût définitif des repas sera fixé dès que sera validé l'accès aux deux salles de l'IGN et que l'institut peut fournir des prix précis pour les repas.

* V. Picavet a jusqu'à mi-décembre (S 48 dans le calendrier du GoogleDoc) pour obtenir les informations auprès de l'IGN.
* Selon le montant des sponsorisations à mi-janvier, juste avant le début des inscriptions, il sera décidé d'offrir ou pas les repas aux participants
* Les premières dépenses devront être engagées en fonction des besoins des autres comités. Selon ces besoins, il faudra décider des sommes qui peuvent être engagées.
* N. Bozon propose de demander à l'OSGeo-marketing les goodies OSGeo (teeshirts, etc.) Comme il fait partie du Comité OSGeo-Marketing, cela devrait faciliter l'obtention des goodies. Après échange, (plus tard dans le log de la réunion) la demande à l'OSGeo-marketing est actée. N. Bozon s'en occupe.
* Du coup, on peut supprimer la ligne "Goodies" des postes de dépenses du budget.
* Pour les autres points du Comité Finances, les tâches sont indiquées dans le GoogleDoc.

'''3. Comité Communication (T. Gratier et D. Martinez Morata)'''
* Peu de choses ont été faites, à part un début de diffusion de l'info sur certains sites
* N. Bozon indique qu'un site web a déjà été préparé (logo, pages essentielles). La mise en ligne devrait intervenir très rapidement.
* C'est un CMS, basé sur Trac (html5 et css3), auquel tous les responsables de comités pourront s'inscrire et éditer leurs pages
* Plusieurs échanges concernent l'hébergement et les outils de gestion de développement (Git, Trac, SVN etc.).
* OSGeo-fr dispose d'un hébergement mutualisé chez OVH, mais ne permet pas l'hébergement de Trac.
* GeoLabs héberge la maquette : la base peut être hébergée puis redirigée vers une adresse de type frog2013.osgeo.fr.
* N. Bozon propose d'envoyer dès le 23/11 l'url sur la ML
* T. Gratier doit faire le tour des personnes concernées la semaine prochaine (S48).
* Sur les relations avec SIG LL, T. Gratier demande ce qu'assure SIG LL comme communication de FROG2013 : pour l'instant on l'ignore
* N. Bozon propose d'utiliser EventBrite pour les inscriptions. Après vérification qu'EventBrite permet d'éditer des factures, cette proposition est retenue.
* Y. Jacolin souligne que le plus gros du travail de communication va devoir être fait dans les prochaines semaines même si la communication est une tâche permanente jusqu'à l'événement. Cela implique de travailler sur ce domaine (site, membres du comité de programme, diffusion sur les réseaux, etc.) sans attendre que le programme soit défini en détails.
* T. Gratier doit avancer sur le domaine de la communication, V. Picavet et Y. Jacolin peuvent intervenir en appui si besoin. T. Gratier s'engage à diffuser un message sur la ML avant la fin de la semaine prochaine (S48).
* V. Picavet s'occupe des liens avec SIG LL.
* C. Tufféry propose une réunion IRC spécialement consacrée à la communication vers le 15-20/12 (S 50 ou 51).
* V. Picavet insiste pour utiliser le GoogleDoc et assurer la gestion des tâches dans cet outil qui permet de voir comment avance le projet.

'''4. Comité Programme (E. Delay)'''
* L'appel à participation doit commencer en janvier et finir en mars (voire en février s'il le faut).
* Sur le type de présentation, les présentations ne devront pas être orientées en fonction d'un sujet. Elles pourront porter sur les SIG OS en général.
* L'événement comportera bien deux sessions : une session thématique et une session technique. Il faut bien dissocier les deux. Il y aura deux publics en partie distincts à cause de l'éloignement des deux salles : il ne sera pas vraiment possible de changer de salle entre deux communications.
* Concernant le comité de programme il est proposé que ce comité soit composé de 7 personnes. Ce comité sera chargé de se prononcer sur les communications proposées.
* Après avis, il est retenu que ce comité sera mixte, composé de professionnels, d'universitaires, d'institutionnels. Il devrait y avoir des utilisateurs pour les aspects thématiques (de domaines métiers différents si possible) et des développeurs pour les aspects techniques.
* On peut déjà proposer directement à des individus d'en faire partie.
* L'appel à communications des Rencontres SIGLL est déjà sorti [http://www.rencontres-sig-la-lettre.fr/appel-a-propositions-2013/]

'''5. Comité Logistique (Y. Jacolin)'''
* Y. Jacolin n'a rien de particulier à dire pour l'instant.
* V. Picavet doit confirmer avec l'IGN la disponibilité des deux salles.
* V. Picavet propose un prestataire (traiteur). Après échange, la demande d'un devis à ce prestataire est actée. Y. Jacolin et V. Picavet s'en occupent.

'''6. Autres points :'''
* RAS

'''L'ODJ est fini.'''

* Prochaine réunion d'ici 15 jours (S. 49) et rappel d'une réunion spéciale sur la communication en S. 50 ou S. 51.

'''* Fin de la réunion : 21h07'''

[[Category: Local chapter francophone]]
[[Category: FROG2013]]

Reunions FROG2013

2013-04-21T10:46:18Z

Wiki-Ctuffery: /* Logistique */

= Réunions organisation du FROG 2013 =

== Compte-rendu de la réunion IRC (à venir) du mardi 16/04 (horaires à renseigner après la réunion)==

=== Compte-rendu de la réunion sur l'IRC mardi 16/04 (20h03-21h07) ===

cf. le Pad. http://lite.framapad.org/p/xVGmcvW1lu

* Participants présents :
** Thomas Gratier
** Etienne Delay
** Pascal Barbier
** Christophe Tufféry

*Absents excusés :
** Yves Jacolin
** Vincent Picavet

*Ordre du jour :
** point sur la publication du programme
** point sur les inscriptions
** point sur la logistique
** point sur les sponsors
** point sur les finances
** remise à jour du calendrier
** divers

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 28/02 (20h03-21h06))==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré aux points suivants :'''
* point sur les tâches en cours
* ajout des logos pour la sponsorisation
* bannières
* point sponsors
* point sur les tâches urgentes
* remise au propre du calendrier prévisionnel
* autres points

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Thomas Gratier
* Christophe Tufféry

'''Participant excusé :'''
* Vincent Picavet (envoi d'un mail le 28/02)

'''1. Mise à jour du GoogleDoc'''
* le document est à jour

'''2. Appel à communications'''
* 5 propositions reçues à ce jour dont 4 conformes aux principes et 1 "non-structurée" (intention mais pas d'envoi conforme)
* 2 sont prévues pour CampToCamp
* 23 slots sont prévus : le nombre de communications proposées est donc très insuffisant pour le moment
* il est proposé de faire des relances
* l'idée de rallonger la période de soumission est envisagée : jusqu'au 15 mars mais pas au-delà
* il est proposé de traduire en anglais le texte de l'appel à communications et de le diffuser sur des ML anglophones (GDAL, Mapserver, QGIS, etc.) : cf. le texte sur la page dédiée sur Framapad
* il est proposé que l'Osgeo-fr fasse une communication en début de journée

'''3. Appel à sponsors et finances (les points 3 et 4 de l'ODJ sont regroupés)'''
* à ce jour, il y a 6000 à 6500 € de sponsors (contrats signés et logos ajoutés sur le site)
* les places disponibles pour des sponsors Argent et Bronze sont prises
* il reste 2 places pour des sponsors Or
* d'après le budget prévisionnel, les besoins en recettes sont de 9000 à 9500 € : cela permet de fixer le prix de la participation à 20€
* sur la base de 150 participants à 20€, cela représenterait 3000€
* il est suggéré d'annoncer sur la ML le montant de 20€ et de suivre les réactions pour réajuster si besoin
* il y aurait 600 € de budget pour le codesprint mais ce montant est à vérifier

'''4. Dépenses engagées/à engager prochainement'''
* devis traiteur : relancer le traiteur pour obtenir un nouveau devis : dès qu'il sera reçu, il sera envoyé au comité d'organisation pour validation
* s'il faut commander uniquement pour les pauses-cafés, il n'est pas nécessaire de payer des arrhes
* s'il y faut commander pour l'accueil, les repas et l'apéritif dinatoire, il faudra payer des arrhes : 20% de 8000€ soit 1600€

'''5. Communication'''
* aucune info sur la fréquentation du site (pas de mise en place de suivi statistique) : voir avec N. Bozon
* suivre cette partie sur le GoogleDoc (Onglet Diffusion CP)
* deux choses qui vont devenir urgentes : les docs de communications (à mettre à jour) et Eventbrite à finaliser
* pour Eventbrite : rappel de la date d'ouverture des inscriptions : 20 mars

'''6. Divers'''
* Ssans objet

'''* Fin de la réunion : 21h06'''

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 07/02/2013 (19h05-20h08)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré aux points suivants :'''
* point sur les tâches en cours
* ajout des logos pour la sponsorisation
* bannières
* point sponsors
* point sur les tâches urgentes
* remise au propre du calendrier prévisionnel
* autres points

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Etienne Delay
* Vincent Picavet
* Thomas Gratier
* Christophe Tufféry

'''1. Point sur les tâches en cours et point sur les tâches urgentes (ces deux points sont traités simultanément)'''
* Rappel : le GoogleDoc doit être mis à jour régulièrement pour permettre de suivre le travail réalisé et les tâches restant à faire
* Site Web :
** il est en ligne depuis le 4 février (4 jours de retard sur la date maxi prévisionnelle)
** http://frog.osgeo.fr/ : version "officielle" comme convenu
* appel à communications :
** T. Gratier a déjà rédigé un fichier au format .odt http://blog.sigeat.net/appel_contributions.odt (il faut un document .pdf ou .odt pour transmettre au Comité de Programme)
** il faut rajouter l'adresse du site d'osgeo.asso.fr à la fin
** ajouter aussi une phrase de type "L'OSGeo remercie l'IGN pour le support dans cet événement"
** pour l'adresse d'envoi des propositions de communications, il faut homogénéiser l'indication @ ou [at] dans tous les supports où il apparait
** il faut ajouter une mention de remerciement des sponsors qui auront confirmé leur participation à la date de diffusion de l'appel à comm.
** date de diffusion : prévoir pour le 8/2 ou au plus tard le 10/2 (l'info a déjà été twitée)
** date de fin de l'appel à communications : fixée au 8 mars
** liste des sites auxquels sera envoyé l'appel à comm. : partir de la liste du wiki et assurer une diffusion la plus large possible
* mise en ligne de l'appel à sponsors :
** c'est fait depuis l'ouverture du site Web
** une liste de sponsors potentiels a été déposée sur le wiki. V. Picavet a rédigé le contrat de sponsorisation
** l'appel à sponsors doit être mis au format .pdf
** les sponsors seront autoriser à une citation "Je suis sponsor" avec leur logo (mention déjà prévue dans le contrat de sponsorisation)
* ouverture des inscriptions :
** la date d'ouverture reste à fixer
* discussion sur la page d'accueil du site http://frog.osgeo.fr/Accueil
** cette page doit-elle être "statique" ou "dynamique" ?
** quelles sont les types d'informations qui doivent apparaitre dans cette page ?
** comment faire co-exister les informations de cette page et celles diffusées sur les réseaux sociaux ?
** aucune décision définitive n'est prise sur le sujet : il faudra revenir dans quelques jours sur ce sujet (sur la ML et/ou une réunion IRC du Comité de Comm. si besoin)
** la page d'accueil dispose déjà d'un lien vers Twitter

'''2. Ajout des logos pour la sponsorisation'''
* IGN : a son logo sur le site Web
* RSLL : idem
* S. Beorchia devrait pouvoir faire pour les autres sponsors (noter de lui demander dans le Google Doc)

'''3. Point sur les bannières pour le site Web'''
* S. Beorchia a spontanément réalisé et envoyé 4 bannières sur la ML
** un grand merci à lui
** les bannières sont validées
* elles peuvent être proposées dans l'appel à sponsors
* seuls les sponsors or et argent et or pourront avoir leur logo sur le site

'''4. Point sur les sponsors déjà déclarés
* IGN :
** s'est déclaré disposé à imprimer le programme, en A3 plié (échange avec V. Picavet)

'''5. Remise au propre du calendrier prévisionnel'''
* rappel : il faut tenir à jour le calendrier sur Google Doc
* 8 mars : fin de l'appel à communications
* évaluation des propositions : du 8 au 22 mars (distribution des propositions de communications : il faudra l'organiser)
* 22 mars : publication du programme (communications retenues, sponsors)
* diffusion de ce calendrier sur la ML

'''6. Autres points'''
* solution pour un suivi du site :
** Google Analytics n'est pas possible car ne fonctionne pas avec les comptes osgeo.asso.fr de Google Doc
** autre solution possible : créer une adresse osgeo-fr@gmail.com
* ajouter une page "presse" sur le site
* traiteur :
** le devis est attendu pour la semaine 6 : à valider aussitôt
** le traiteur est disponible pour le 10 juin (pour l'instant)
** le traiteur concerne uniquement les pauses et la fin de journée
* repas de midi :
** prévu à la cantine de l'IGN
** pour l'instant le montant est fixé à 10€
* logistique :
** RAS
** prévoir une réunion sur le sujet sur l'IRC
* système de paiement pour les inscriptions Evenbrite
** le choix de ce système a déjà été validé
** le système a l'air adapté même s'il paraît plus cher que d'autres
** les inscriptions doivent être prêtes pour mars (environ le 20 mars)
** il faut attendre la fin de l'appel à sponsors (1er mars) pour connaître le montant disponible par la sponsorisation : cela permettra ensuite de fixer le montant de la participation demandée pour les inscriptions
** T. Gratier pilote la mise en place du système
* flyers :
** les préparer rapidement pour pouvoir les faire imprimer (éventuellement par l'IGN mais pas sûr)
** reprendre ceux disponibles sur le svn osgeo
** voir avec N. Bozon (membre d'Osgeo monde)
* codesprint
** budget prévu pour la sponsorisation : 500 euros
** diffuser sur les mailing lists l'info sur le codesprint
* personnes pour participer à l'orientation des gens pendant l'événement :
** besoin d'environ 7 personnes : 1 personne par salle, plusieurs au stand osgeo, plusieurs à l'entrée de l'IGN, pour le fléchage, etc.
** commencer à motiver des volontaires

'''* Fin de la réunion : 20h08'''

== Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 17/01/2013 (20h04-20h21)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :'''
* état d'avancement du site
* préparation des divers appels (communication, sponsoring).

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Etienne Delay
* Christophe Tufféry

'''1. Etat d'avancement du site Web'''
* Une V1 du site a été mise en ligne avec deux solutions différentes :
** http://frog.foss4g.fr/ : version de test (pré-prod)
** http://frog.osgeo.fr/ : version "officielle", en prod
* La version de prép-prod doit remplacer la version en prod actuellement.
* Nicolas Bozon doit prochainement modifier le logo et les couleurs du site (modif. sur les CSS).
* Il faut rajouter en 1ère page les Communiqués de Presse au fur et à mesure de leur parution, et pouvoir utiliser des flux RSS (pour envoyer des informations vers Twitter, etc.)
* Il faut homogénéiser le 1er paragraphe et l'A propos OSGeo-fr dans les 2 Communiqués de Presse
* Le calendrier d'ouverture du site est confirmé pour la semaine 5 :
** ouverture du site : entre le 29 et le 31 janvier
** mise en ligne de l'appel à communications : ouverture du site + 1-2 semaine
** mise en ligne de l'appel à sponsors : en même temps que le site
** ouverture des inscriptions : la date d'ouverture reste à fixer

'''2. Les appels à communication et à sponsorisation :'''

* Appel à communications (rappel) :
** Yves Jacolin s'interroge sur le Comité de Programme et sur le lancement de l'appel à communications : qui se réunit? quand? comment? quels critères pour choisir les contributions ? doit-on imposer des limites ? fait-on voter la communauté ? si oui comment cela se passe ?
** Etienne Delay va propose une réunion IRC sur la liste pour lancer le Comité de Programme dont les membres sont maintenant connus
** les communications seront choisies par le Comité de Programme prévu à cet effet : proposer à la communauté de se prononcer sur les communications risquerait de provoquer du retard dans la préparation

* Appel à sponsoring (rappel) :
** le texte a été validé : il est prêt pour mise en ligne semaine 5 de 2013

'''Prochaine réunion IRC communication :'''
date non fixée. Il faudrait qu'une réunion soit organisée fin janvier, juste avant l'ouverture du site et du lancement de l'appel à communications.

== Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 20/12/2012 (21h06-22h03)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :'''
* état d'avancement du site
* préparation des divers appels (communication, sponsoring).

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Thomas Gratier
* Etienne Delay
* Christophe Tufféry

Un Pad sur Framapad Lite est ouvert pour la prise de notes http://lite.framapad.org/p/ALS6BpywYB. Il n'y a pas d'ODJ précis. Pour commencer, il est propose de revoir le doc [[Communication_FROG2013]] et balayer les divers points

# Etat d'avancement du site Web
#* Une discussion est engagée sur la proposition faite par V. Picavet sur la gestion des domaines.
#* Cette proposition est votée à l'unanimité.
#* Il est proposé der relancer G. Fenoy et N. Bozon pour verrouiller à nouveau le site
#* Il est indiqué que dans le communiqué de presse que les RSLL ont envoyé ce jour et transféré par V. Picavet, le site de FORG (frog.osgeo.fr) est cité. Le site doit donc évoluer rapidement.
#* Une V1 du contenu du site sera préparée pour la semaine du 7 janvier et validée pour fin janvier dernier délai
#* Après discussion, le calendrier suivant est acté mais il doit être absolument respecté :
#** 12 janvier : V1 du site publiable
#** fin janvier : V2 du site
#* Le site ouvrira avec les informations générales dans un premier temps et sera enrichi ensuite.
#* Une remarque a été faite concernant l'ajout des noms des sociétés et organismes qui ont/vont participé à l'élaboration du site et/oui qui l'hébergent :
#** Ajouts en bas des pages du site statique : "Design par Cartogenic hébergé par Geolabs"
#** ajouter le copyright pour la carte en fond (OpenStreetMap)
#* Répartition des tâches par rubriques du site :
#** Accueil : T. Gratier
#** À propos : T. Gratier
#** Programme : T. Gratier + Y. Jacolin
#** Inscription : T. Gratier
#** Sponsors : T. Gratier
#** Accès : ?
#* Y. Jacolin propose de faire une relecture critique du site
# Préparation des divers appels
#* Appel à communications :
#** fin janvier : sortie de l'appel à communications (avec V2 du site)
#** l'appel à comm devait être validé la dernière semaine de 2012
#** diffusion de l'appel : décalée à la semaine 5 de 2013, juste après la mise en ligne de la version validée du site (cf. ci-dessus pour les dates de sortie du site)
#* début février : ouverture des inscriptions : les simulations de prix mises sur le wiki donnent une idée des coûts et de ce qui serait à payer aux sites utilisés (Eventbrite et/ou Amiando); à reprendre parce que la présentation des chiffres n'est pas très claire
#* diffusion du communiqué de presse : préparé pour les RSLL (diffusé ce jour par RSLL). Reprendre le texte et le diffuser sur les réseaux : Georezo, Portailsig
#* diffusion prévue pour la semaine 2 (T. Gratier s'en occupe)
#* Sur les adresses mail incluses dans le site :
#** les adresses sponsorisation at osgeo.asso.fr et conferences@osgeo.asso.fr existent déjà
#** l'adresse conferences at osgeo.asso.fr sera utilisée pour l'appel à communications
#** l'adresse de T. Gratier à rajouter dans le groupe conferences@osgeo.asso.fr
#** l'adresse de C. Tufféry est rajoutée dans l'adresse sponsorisation@osgeo.asso.fr
#* Appel à sponsoring :
#** doit officiellement sortir la semaine 5 de 2013
#** dans les faits des sponsors sont déjà pré-identifiés

'''Prochaine réunion IRC communication : le jeudi 17 janvier'''

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 22/11/2012 (20h-21h07)==

*[[Media:Log_osgeo_fr_22_11_2012.odt |Log IRC 22/11/2012 (format ODT)]]

*'''L'ODJ de la réunion est le suivant :'''
** état d'avancement général de la préparation de FROG 2013 : liste des tâches et rappel des noms des responsables, tâches déjà réalisées, points acquis, problèmes rencontrés (le GoogleDoc est à consulter avant la réunion)
** pointage des tâches à réaliser et de leur position sur le calendrier
** questions posées sur la liste Osgeo-fr
** date des prochaines réunions sur l'IRC
** divers

*'''Participants présents :'''
** Yves Jacolin
** Vincent Picavet
** Thomas Gratier
** Nicolas Bozon
** Etienne Delay
** Christophe Tufféry

*'''Participant absent excusé :'''
** David Martinez Morata

----
'''Début de la réunion : 20h00'''

* La réunion est ouverte par C. Tufféry.
* Il est décidé de faire un compte-rendu et de diffuser le log de la réunion sur la ML.
* Un rappel est fait à l'ODJ diffusé sur la ML [http://osgeo-org.1560.n6.nabble.com/Fwd-Rappel-reunion-sur-l-IRC-demain-jeudi-22-11-a-20h-pour-la-preparation-de-FROG2013-td5018018.html]

'''1. Etat d'avancement général de la préparation de FROG2013'''
* C. Tufféry vérifie si tout le monde a vu la liste des tâches et les noms des responsables
* Il est proposé que chaque chef de comité fasse le point sur son comité

'''2. Comité Finances (V. Picavet)'''
* Peu d'éléments à annoncer.
* Sur le projet de budget prévisionnel qui a été diffusé, il fait part de sa principale inquiétude sur le montant global.
* La question est posée de savoir si les 4 sponsors déclarés le sont vraiment ou pas encore.
* Il est précise que
* Pour le moment, les repas doivent être payés par les participants. Ce poste budgétaire est donc à soustraire du montant global des dépenses. Mais si le montant des apports des sponsors le permet, il pourra être envisagé de prendre à la charge du budget ce poste de dépenses.
* Le montant du repas devrait être inférieur à 20€ par personne (de l'ordre de 14€).
* Les autres inconnues sont :
** le coût de l'assurance pour les locaux (Y. Jacolin a pris contact avec l'assurance mais sans réponse pour l'instant)
** le coût du gardiennage pour les heures après 17h ou 18h.
** le coût définitif des repas sera fixé dès que sera validé l'accès aux deux salles de l'IGN et que l'institut peut fournir des prix précis pour les repas.

* V. Picavet a jusqu'à mi-décembre (S 48 dans le calendrier du GoogleDoc) pour obtenir les informations auprès de l'IGN.
* Selon le montant des sponsorisations à mi-janvier, juste avant le début des inscriptions, il sera décidé d'offrir ou pas les repas aux participants
* Les premières dépenses devront être engagées en fonction des besoins des autres comités. Selon ces besoins, il faudra décider des sommes qui peuvent être engagées.
* N. Bozon propose de demander à l'OSGeo-marketing les goodies OSGeo (teeshirts, etc.) Comme il fait partie du Comité OSGeo-Marketing, cela devrait faciliter l'obtention des goodies. Après échange, (plus tard dans le log de la réunion) la demande à l'OSGeo-marketing est actée. N. Bozon s'en occupe.
* Du coup, on peut supprimer la ligne "Goodies" des postes de dépenses du budget.
* Pour les autres points du Comité Finances, les tâches sont indiquées dans le GoogleDoc.

'''3. Comité Communication (T. Gratier et D. Martinez Morata)'''
* Peu de choses ont été faites, à part un début de diffusion de l'info sur certains sites
* N. Bozon indique qu'un site web a déjà été préparé (logo, pages essentielles). La mise en ligne devrait intervenir très rapidement.
* C'est un CMS, basé sur Trac (html5 et css3), auquel tous les responsables de comités pourront s'inscrire et éditer leurs pages
* Plusieurs échanges concernent l'hébergement et les outils de gestion de développement (Git, Trac, SVN etc.).
* OSGeo-fr dispose d'un hébergement mutualisé chez OVH, mais ne permet pas l'hébergement de Trac.
* GeoLabs héberge la maquette : la base peut être hébergée puis redirigée vers une adresse de type frog2013.osgeo.fr.
* N. Bozon propose d'envoyer dès le 23/11 l'url sur la ML
* T. Gratier doit faire le tour des personnes concernées la semaine prochaine (S48).
* Sur les relations avec SIG LL, T. Gratier demande ce qu'assure SIG LL comme communication de FROG2013 : pour l'instant on l'ignore
* N. Bozon propose d'utiliser EventBrite pour les inscriptions. Après vérification qu'EventBrite permet d'éditer des factures, cette proposition est retenue.
* Y. Jacolin souligne que le plus gros du travail de communication va devoir être fait dans les prochaines semaines même si la communication est une tâche permanente jusqu'à l'événement. Cela implique de travailler sur ce domaine (site, membres du comité de programme, diffusion sur les réseaux, etc.) sans attendre que le programme soit défini en détails.
* T. Gratier doit avancer sur le domaine de la communication, V. Picavet et Y. Jacolin peuvent intervenir en appui si besoin. T. Gratier s'engage à diffuser un message sur la ML avant la fin de la semaine prochaine (S48).
* V. Picavet s'occupe des liens avec SIG LL.
* C. Tufféry propose une réunion IRC spécialement consacrée à la communication vers le 15-20/12 (S 50 ou 51).
* V. Picavet insiste pour utiliser le GoogleDoc et assurer la gestion des tâches dans cet outil qui permet de voir comment avance le projet.

'''4. Comité Programme (E. Delay)'''
* L'appel à participation doit commencer en janvier et finir en mars (voire en février s'il le faut).
* Sur le type de présentation, les présentations ne devront pas être orientées en fonction d'un sujet. Elles pourront porter sur les SIG OS en général.
* L'événement comportera bien deux sessions : une session thématique et une session technique. Il faut bien dissocier les deux. Il y aura deux publics en partie distincts à cause de l'éloignement des deux salles : il ne sera pas vraiment possible de changer de salle entre deux communications.
* Concernant le comité de programme il est proposé que ce comité soit composé de 7 personnes. Ce comité sera chargé de se prononcer sur les communications proposées.
* Après avis, il est retenu que ce comité sera mixte, composé de professionnels, d'universitaires, d'institutionnels. Il devrait y avoir des utilisateurs pour les aspects thématiques (de domaines métiers différents si possible) et des développeurs pour les aspects techniques.
* On peut déjà proposer directement à des individus d'en faire partie.
* L'appel à communications des Rencontres SIGLL est déjà sorti [http://www.rencontres-sig-la-lettre.fr/appel-a-propositions-2013/]

'''5. Comité Logistique (Y. Jacolin)'''
* Y. Jacolin n'a rien de particulier à dire pour l'instant.
* V. Picavet doit confirmer avec l'IGN la disponibilité des deux salles.
* V. Picavet propose un prestataire (traiteur). Après échange, la demande d'un devis à ce prestataire est actée. Y. Jacolin et V. Picavet s'en occupent.

'''6. Autres points :'''
* RAS

'''L'ODJ est fini.'''

* Prochaine réunion d'ici 15 jours (S. 49) et rappel d'une réunion spéciale sur la communication en S. 50 ou S. 51.

'''* Fin de la réunion : 21h07'''

[[Category: Local chapter francophone]]
[[Category: FROG2013]]

Reunions FROG2013

2013-04-15T11:30:08Z

Wiki-Ctuffery: /* Compte-rendu de la réunion IRC du mardi 16/04 (20h03-21h06)) */

= Réunions organisation du FROG 2013 =

== Compte-rendu de la réunion IRC (à venir) du mardi 16/04 (horaires à renseigner après la réunion)==

=== Logistique ===

* '''Gros besoin de feedback des équipes marketing (Thomas) et conférences (Étienne)'''
* Traiteur :
** Ivanne et Sidonie : 2eme devis qui prend en compte nos demandes (notamment le coût) : 7 350 € HT
** AUC (un des traiteurs de l'IGN) : ce n'est pas le traiteur de l'IGN, mais un des traiteurs ayant un accord cadre avec l'IGN. Pas sur d'avoir un devis plus intéressant avec la même qualité.
* Accès au salon :
** les salariés de l'IGN risquent de penser que c'est un événement porte ouverte gratuit pour eux. Prévoir message + indication claire
** les salles de conf + salle traiteur, accueil sont dispersées => difficulté pour limité l'accés
** "argumentaire" : 20 € = droit d'accès à la conférence
** prévoir badge bien visible
* Accueil/marketing :
** prévoir besoin en flyer (équipe marketing, quels sont vos besoins ?)
** que donne t'on à l'accueil à nos visiteurs ?
*** flyer sponsor bronze (prévu ?)
*** brochure OSGeo-fr ?
*** Live DVD (Nicolas Bozon: contacter marketing committee pour récupération des DVD ou prévoir de graver tout ca)
*** programme
*** ticket repas
*** ... à définir précisément car cela va impacter la logistique
* Internet : mort a priori, sauf solution magique
** prévoir clé 3G pour l'accueil (ou feuille papier, mais tous les cas à prévoir au cas où)

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 28/02 (20h03-21h06))==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré aux points suivants :'''
* point sur les tâches en cours
* ajout des logos pour la sponsorisation
* bannières
* point sponsors
* point sur les tâches urgentes
* remise au propre du calendrier prévisionnel
* autres points

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Thomas Gratier
* Christophe Tufféry

'''Participant excusé :'''
* Vincent Picavet (envoi d'un mail le 28/02)

'''1. Mise à jour du GoogleDoc'''
* le document est à jour

'''2. Appel à communications'''
* 5 propositions reçues à ce jour dont 4 conformes aux principes et 1 "non-structurée" (intention mais pas d'envoi conforme)
* 2 sont prévues pour CampToCamp
* 23 slots sont prévus : le nombre de communications proposées est donc très insuffisant pour le moment
* il est proposé de faire des relances
* l'idée de rallonger la période de soumission est envisagée : jusqu'au 15 mars mais pas au-delà
* il est proposé de traduire en anglais le texte de l'appel à communications et de le diffuser sur des ML anglophones (GDAL, Mapserver, QGIS, etc.) : cf. le texte sur la page dédiée sur Framapad
* il est proposé que l'Osgeo-fr fasse une communication en début de journée

'''3. Appel à sponsors et finances (les points 3 et 4 de l'ODJ sont regroupés)'''
* à ce jour, il y a 6000 à 6500 € de sponsors (contrats signés et logos ajoutés sur le site)
* les places disponibles pour des sponsors Argent et Bronze sont prises
* il reste 2 places pour des sponsors Or
* d'après le budget prévisionnel, les besoins en recettes sont de 9000 à 9500 € : cela permet de fixer le prix de la participation à 20€
* sur la base de 150 participants à 20€, cela représenterait 3000€
* il est suggéré d'annoncer sur la ML le montant de 20€ et de suivre les réactions pour réajuster si besoin
* il y aurait 600 € de budget pour le codesprint mais ce montant est à vérifier

'''4. Dépenses engagées/à engager prochainement'''
* devis traiteur : relancer le traiteur pour obtenir un nouveau devis : dès qu'il sera reçu, il sera envoyé au comité d'organisation pour validation
* s'il faut commander uniquement pour les pauses-cafés, il n'est pas nécessaire de payer des arrhes
* s'il y faut commander pour l'accueil, les repas et l'apéritif dinatoire, il faudra payer des arrhes : 20% de 8000€ soit 1600€

'''5. Communication'''
* aucune info sur la fréquentation du site (pas de mise en place de suivi statistique) : voir avec N. Bozon
* suivre cette partie sur le GoogleDoc (Onglet Diffusion CP)
* deux choses qui vont devenir urgentes : les docs de communications (à mettre à jour) et Eventbrite à finaliser
* pour Eventbrite : rappel de la date d'ouverture des inscriptions : 20 mars

'''6. Divers'''
* Ssans objet

'''* Fin de la réunion : 21h06'''

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 07/02/2013 (19h05-20h08)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré aux points suivants :'''
* point sur les tâches en cours
* ajout des logos pour la sponsorisation
* bannières
* point sponsors
* point sur les tâches urgentes
* remise au propre du calendrier prévisionnel
* autres points

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Etienne Delay
* Vincent Picavet
* Thomas Gratier
* Christophe Tufféry

'''1. Point sur les tâches en cours et point sur les tâches urgentes (ces deux points sont traités simultanément)'''
* Rappel : le GoogleDoc doit être mis à jour régulièrement pour permettre de suivre le travail réalisé et les tâches restant à faire
* Site Web :
** il est en ligne depuis le 4 février (4 jours de retard sur la date maxi prévisionnelle)
** http://frog.osgeo.fr/ : version "officielle" comme convenu
* appel à communications :
** T. Gratier a déjà rédigé un fichier au format .odt http://blog.sigeat.net/appel_contributions.odt (il faut un document .pdf ou .odt pour transmettre au Comité de Programme)
** il faut rajouter l'adresse du site d'osgeo.asso.fr à la fin
** ajouter aussi une phrase de type "L'OSGeo remercie l'IGN pour le support dans cet événement"
** pour l'adresse d'envoi des propositions de communications, il faut homogénéiser l'indication @ ou [at] dans tous les supports où il apparait
** il faut ajouter une mention de remerciement des sponsors qui auront confirmé leur participation à la date de diffusion de l'appel à comm.
** date de diffusion : prévoir pour le 8/2 ou au plus tard le 10/2 (l'info a déjà été twitée)
** date de fin de l'appel à communications : fixée au 8 mars
** liste des sites auxquels sera envoyé l'appel à comm. : partir de la liste du wiki et assurer une diffusion la plus large possible
* mise en ligne de l'appel à sponsors :
** c'est fait depuis l'ouverture du site Web
** une liste de sponsors potentiels a été déposée sur le wiki. V. Picavet a rédigé le contrat de sponsorisation
** l'appel à sponsors doit être mis au format .pdf
** les sponsors seront autoriser à une citation "Je suis sponsor" avec leur logo (mention déjà prévue dans le contrat de sponsorisation)
* ouverture des inscriptions :
** la date d'ouverture reste à fixer
* discussion sur la page d'accueil du site http://frog.osgeo.fr/Accueil
** cette page doit-elle être "statique" ou "dynamique" ?
** quelles sont les types d'informations qui doivent apparaitre dans cette page ?
** comment faire co-exister les informations de cette page et celles diffusées sur les réseaux sociaux ?
** aucune décision définitive n'est prise sur le sujet : il faudra revenir dans quelques jours sur ce sujet (sur la ML et/ou une réunion IRC du Comité de Comm. si besoin)
** la page d'accueil dispose déjà d'un lien vers Twitter

'''2. Ajout des logos pour la sponsorisation'''
* IGN : a son logo sur le site Web
* RSLL : idem
* S. Beorchia devrait pouvoir faire pour les autres sponsors (noter de lui demander dans le Google Doc)

'''3. Point sur les bannières pour le site Web'''
* S. Beorchia a spontanément réalisé et envoyé 4 bannières sur la ML
** un grand merci à lui
** les bannières sont validées
* elles peuvent être proposées dans l'appel à sponsors
* seuls les sponsors or et argent et or pourront avoir leur logo sur le site

'''4. Point sur les sponsors déjà déclarés
* IGN :
** s'est déclaré disposé à imprimer le programme, en A3 plié (échange avec V. Picavet)

'''5. Remise au propre du calendrier prévisionnel'''
* rappel : il faut tenir à jour le calendrier sur Google Doc
* 8 mars : fin de l'appel à communications
* évaluation des propositions : du 8 au 22 mars (distribution des propositions de communications : il faudra l'organiser)
* 22 mars : publication du programme (communications retenues, sponsors)
* diffusion de ce calendrier sur la ML

'''6. Autres points'''
* solution pour un suivi du site :
** Google Analytics n'est pas possible car ne fonctionne pas avec les comptes osgeo.asso.fr de Google Doc
** autre solution possible : créer une adresse osgeo-fr@gmail.com
* ajouter une page "presse" sur le site
* traiteur :
** le devis est attendu pour la semaine 6 : à valider aussitôt
** le traiteur est disponible pour le 10 juin (pour l'instant)
** le traiteur concerne uniquement les pauses et la fin de journée
* repas de midi :
** prévu à la cantine de l'IGN
** pour l'instant le montant est fixé à 10€
* logistique :
** RAS
** prévoir une réunion sur le sujet sur l'IRC
* système de paiement pour les inscriptions Evenbrite
** le choix de ce système a déjà été validé
** le système a l'air adapté même s'il paraît plus cher que d'autres
** les inscriptions doivent être prêtes pour mars (environ le 20 mars)
** il faut attendre la fin de l'appel à sponsors (1er mars) pour connaître le montant disponible par la sponsorisation : cela permettra ensuite de fixer le montant de la participation demandée pour les inscriptions
** T. Gratier pilote la mise en place du système
* flyers :
** les préparer rapidement pour pouvoir les faire imprimer (éventuellement par l'IGN mais pas sûr)
** reprendre ceux disponibles sur le svn osgeo
** voir avec N. Bozon (membre d'Osgeo monde)
* codesprint
** budget prévu pour la sponsorisation : 500 euros
** diffuser sur les mailing lists l'info sur le codesprint
* personnes pour participer à l'orientation des gens pendant l'événement :
** besoin d'environ 7 personnes : 1 personne par salle, plusieurs au stand osgeo, plusieurs à l'entrée de l'IGN, pour le fléchage, etc.
** commencer à motiver des volontaires

'''* Fin de la réunion : 20h08'''

== Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 17/01/2013 (20h04-20h21)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :'''
* état d'avancement du site
* préparation des divers appels (communication, sponsoring).

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Etienne Delay
* Christophe Tufféry

'''1. Etat d'avancement du site Web'''
* Une V1 du site a été mise en ligne avec deux solutions différentes :
** http://frog.foss4g.fr/ : version de test (pré-prod)
** http://frog.osgeo.fr/ : version "officielle", en prod
* La version de prép-prod doit remplacer la version en prod actuellement.
* Nicolas Bozon doit prochainement modifier le logo et les couleurs du site (modif. sur les CSS).
* Il faut rajouter en 1ère page les Communiqués de Presse au fur et à mesure de leur parution, et pouvoir utiliser des flux RSS (pour envoyer des informations vers Twitter, etc.)
* Il faut homogénéiser le 1er paragraphe et l'A propos OSGeo-fr dans les 2 Communiqués de Presse
* Le calendrier d'ouverture du site est confirmé pour la semaine 5 :
** ouverture du site : entre le 29 et le 31 janvier
** mise en ligne de l'appel à communications : ouverture du site + 1-2 semaine
** mise en ligne de l'appel à sponsors : en même temps que le site
** ouverture des inscriptions : la date d'ouverture reste à fixer

'''2. Les appels à communication et à sponsorisation :'''

* Appel à communications (rappel) :
** Yves Jacolin s'interroge sur le Comité de Programme et sur le lancement de l'appel à communications : qui se réunit? quand? comment? quels critères pour choisir les contributions ? doit-on imposer des limites ? fait-on voter la communauté ? si oui comment cela se passe ?
** Etienne Delay va propose une réunion IRC sur la liste pour lancer le Comité de Programme dont les membres sont maintenant connus
** les communications seront choisies par le Comité de Programme prévu à cet effet : proposer à la communauté de se prononcer sur les communications risquerait de provoquer du retard dans la préparation

* Appel à sponsoring (rappel) :
** le texte a été validé : il est prêt pour mise en ligne semaine 5 de 2013

'''Prochaine réunion IRC communication :'''
date non fixée. Il faudrait qu'une réunion soit organisée fin janvier, juste avant l'ouverture du site et du lancement de l'appel à communications.

== Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 20/12/2012 (21h06-22h03)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :'''
* état d'avancement du site
* préparation des divers appels (communication, sponsoring).

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Thomas Gratier
* Etienne Delay
* Christophe Tufféry

Un Pad sur Framapad Lite est ouvert pour la prise de notes http://lite.framapad.org/p/ALS6BpywYB. Il n'y a pas d'ODJ précis. Pour commencer, il est propose de revoir le doc [[Communication_FROG2013]] et balayer les divers points

# Etat d'avancement du site Web
#* Une discussion est engagée sur la proposition faite par V. Picavet sur la gestion des domaines.
#* Cette proposition est votée à l'unanimité.
#* Il est proposé der relancer G. Fenoy et N. Bozon pour verrouiller à nouveau le site
#* Il est indiqué que dans le communiqué de presse que les RSLL ont envoyé ce jour et transféré par V. Picavet, le site de FORG (frog.osgeo.fr) est cité. Le site doit donc évoluer rapidement.
#* Une V1 du contenu du site sera préparée pour la semaine du 7 janvier et validée pour fin janvier dernier délai
#* Après discussion, le calendrier suivant est acté mais il doit être absolument respecté :
#** 12 janvier : V1 du site publiable
#** fin janvier : V2 du site
#* Le site ouvrira avec les informations générales dans un premier temps et sera enrichi ensuite.
#* Une remarque a été faite concernant l'ajout des noms des sociétés et organismes qui ont/vont participé à l'élaboration du site et/oui qui l'hébergent :
#** Ajouts en bas des pages du site statique : "Design par Cartogenic hébergé par Geolabs"
#** ajouter le copyright pour la carte en fond (OpenStreetMap)
#* Répartition des tâches par rubriques du site :
#** Accueil : T. Gratier
#** À propos : T. Gratier
#** Programme : T. Gratier + Y. Jacolin
#** Inscription : T. Gratier
#** Sponsors : T. Gratier
#** Accès : ?
#* Y. Jacolin propose de faire une relecture critique du site
# Préparation des divers appels
#* Appel à communications :
#** fin janvier : sortie de l'appel à communications (avec V2 du site)
#** l'appel à comm devait être validé la dernière semaine de 2012
#** diffusion de l'appel : décalée à la semaine 5 de 2013, juste après la mise en ligne de la version validée du site (cf. ci-dessus pour les dates de sortie du site)
#* début février : ouverture des inscriptions : les simulations de prix mises sur le wiki donnent une idée des coûts et de ce qui serait à payer aux sites utilisés (Eventbrite et/ou Amiando); à reprendre parce que la présentation des chiffres n'est pas très claire
#* diffusion du communiqué de presse : préparé pour les RSLL (diffusé ce jour par RSLL). Reprendre le texte et le diffuser sur les réseaux : Georezo, Portailsig
#* diffusion prévue pour la semaine 2 (T. Gratier s'en occupe)
#* Sur les adresses mail incluses dans le site :
#** les adresses sponsorisation at osgeo.asso.fr et conferences@osgeo.asso.fr existent déjà
#** l'adresse conferences at osgeo.asso.fr sera utilisée pour l'appel à communications
#** l'adresse de T. Gratier à rajouter dans le groupe conferences@osgeo.asso.fr
#** l'adresse de C. Tufféry est rajoutée dans l'adresse sponsorisation@osgeo.asso.fr
#* Appel à sponsoring :
#** doit officiellement sortir la semaine 5 de 2013
#** dans les faits des sponsors sont déjà pré-identifiés

'''Prochaine réunion IRC communication : le jeudi 17 janvier'''

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 22/11/2012 (20h-21h07)==

*[[Media:Log_osgeo_fr_22_11_2012.odt |Log IRC 22/11/2012 (format ODT)]]

*'''L'ODJ de la réunion est le suivant :'''
** état d'avancement général de la préparation de FROG 2013 : liste des tâches et rappel des noms des responsables, tâches déjà réalisées, points acquis, problèmes rencontrés (le GoogleDoc est à consulter avant la réunion)
** pointage des tâches à réaliser et de leur position sur le calendrier
** questions posées sur la liste Osgeo-fr
** date des prochaines réunions sur l'IRC
** divers

*'''Participants présents :'''
** Yves Jacolin
** Vincent Picavet
** Thomas Gratier
** Nicolas Bozon
** Etienne Delay
** Christophe Tufféry

*'''Participant absent excusé :'''
** David Martinez Morata

----
'''Début de la réunion : 20h00'''

* La réunion est ouverte par C. Tufféry.
* Il est décidé de faire un compte-rendu et de diffuser le log de la réunion sur la ML.
* Un rappel est fait à l'ODJ diffusé sur la ML [http://osgeo-org.1560.n6.nabble.com/Fwd-Rappel-reunion-sur-l-IRC-demain-jeudi-22-11-a-20h-pour-la-preparation-de-FROG2013-td5018018.html]

'''1. Etat d'avancement général de la préparation de FROG2013'''
* C. Tufféry vérifie si tout le monde a vu la liste des tâches et les noms des responsables
* Il est proposé que chaque chef de comité fasse le point sur son comité

'''2. Comité Finances (V. Picavet)'''
* Peu d'éléments à annoncer.
* Sur le projet de budget prévisionnel qui a été diffusé, il fait part de sa principale inquiétude sur le montant global.
* La question est posée de savoir si les 4 sponsors déclarés le sont vraiment ou pas encore.
* Il est précise que
* Pour le moment, les repas doivent être payés par les participants. Ce poste budgétaire est donc à soustraire du montant global des dépenses. Mais si le montant des apports des sponsors le permet, il pourra être envisagé de prendre à la charge du budget ce poste de dépenses.
* Le montant du repas devrait être inférieur à 20€ par personne (de l'ordre de 14€).
* Les autres inconnues sont :
** le coût de l'assurance pour les locaux (Y. Jacolin a pris contact avec l'assurance mais sans réponse pour l'instant)
** le coût du gardiennage pour les heures après 17h ou 18h.
** le coût définitif des repas sera fixé dès que sera validé l'accès aux deux salles de l'IGN et que l'institut peut fournir des prix précis pour les repas.

* V. Picavet a jusqu'à mi-décembre (S 48 dans le calendrier du GoogleDoc) pour obtenir les informations auprès de l'IGN.
* Selon le montant des sponsorisations à mi-janvier, juste avant le début des inscriptions, il sera décidé d'offrir ou pas les repas aux participants
* Les premières dépenses devront être engagées en fonction des besoins des autres comités. Selon ces besoins, il faudra décider des sommes qui peuvent être engagées.
* N. Bozon propose de demander à l'OSGeo-marketing les goodies OSGeo (teeshirts, etc.) Comme il fait partie du Comité OSGeo-Marketing, cela devrait faciliter l'obtention des goodies. Après échange, (plus tard dans le log de la réunion) la demande à l'OSGeo-marketing est actée. N. Bozon s'en occupe.
* Du coup, on peut supprimer la ligne "Goodies" des postes de dépenses du budget.
* Pour les autres points du Comité Finances, les tâches sont indiquées dans le GoogleDoc.

'''3. Comité Communication (T. Gratier et D. Martinez Morata)'''
* Peu de choses ont été faites, à part un début de diffusion de l'info sur certains sites
* N. Bozon indique qu'un site web a déjà été préparé (logo, pages essentielles). La mise en ligne devrait intervenir très rapidement.
* C'est un CMS, basé sur Trac (html5 et css3), auquel tous les responsables de comités pourront s'inscrire et éditer leurs pages
* Plusieurs échanges concernent l'hébergement et les outils de gestion de développement (Git, Trac, SVN etc.).
* OSGeo-fr dispose d'un hébergement mutualisé chez OVH, mais ne permet pas l'hébergement de Trac.
* GeoLabs héberge la maquette : la base peut être hébergée puis redirigée vers une adresse de type frog2013.osgeo.fr.
* N. Bozon propose d'envoyer dès le 23/11 l'url sur la ML
* T. Gratier doit faire le tour des personnes concernées la semaine prochaine (S48).
* Sur les relations avec SIG LL, T. Gratier demande ce qu'assure SIG LL comme communication de FROG2013 : pour l'instant on l'ignore
* N. Bozon propose d'utiliser EventBrite pour les inscriptions. Après vérification qu'EventBrite permet d'éditer des factures, cette proposition est retenue.
* Y. Jacolin souligne que le plus gros du travail de communication va devoir être fait dans les prochaines semaines même si la communication est une tâche permanente jusqu'à l'événement. Cela implique de travailler sur ce domaine (site, membres du comité de programme, diffusion sur les réseaux, etc.) sans attendre que le programme soit défini en détails.
* T. Gratier doit avancer sur le domaine de la communication, V. Picavet et Y. Jacolin peuvent intervenir en appui si besoin. T. Gratier s'engage à diffuser un message sur la ML avant la fin de la semaine prochaine (S48).
* V. Picavet s'occupe des liens avec SIG LL.
* C. Tufféry propose une réunion IRC spécialement consacrée à la communication vers le 15-20/12 (S 50 ou 51).
* V. Picavet insiste pour utiliser le GoogleDoc et assurer la gestion des tâches dans cet outil qui permet de voir comment avance le projet.

'''4. Comité Programme (E. Delay)'''
* L'appel à participation doit commencer en janvier et finir en mars (voire en février s'il le faut).
* Sur le type de présentation, les présentations ne devront pas être orientées en fonction d'un sujet. Elles pourront porter sur les SIG OS en général.
* L'événement comportera bien deux sessions : une session thématique et une session technique. Il faut bien dissocier les deux. Il y aura deux publics en partie distincts à cause de l'éloignement des deux salles : il ne sera pas vraiment possible de changer de salle entre deux communications.
* Concernant le comité de programme il est proposé que ce comité soit composé de 7 personnes. Ce comité sera chargé de se prononcer sur les communications proposées.
* Après avis, il est retenu que ce comité sera mixte, composé de professionnels, d'universitaires, d'institutionnels. Il devrait y avoir des utilisateurs pour les aspects thématiques (de domaines métiers différents si possible) et des développeurs pour les aspects techniques.
* On peut déjà proposer directement à des individus d'en faire partie.
* L'appel à communications des Rencontres SIGLL est déjà sorti [http://www.rencontres-sig-la-lettre.fr/appel-a-propositions-2013/]

'''5. Comité Logistique (Y. Jacolin)'''
* Y. Jacolin n'a rien de particulier à dire pour l'instant.
* V. Picavet doit confirmer avec l'IGN la disponibilité des deux salles.
* V. Picavet propose un prestataire (traiteur). Après échange, la demande d'un devis à ce prestataire est actée. Y. Jacolin et V. Picavet s'en occupent.

'''6. Autres points :'''
* RAS

'''L'ODJ est fini.'''

* Prochaine réunion d'ici 15 jours (S. 49) et rappel d'une réunion spéciale sur la communication en S. 50 ou S. 51.

'''* Fin de la réunion : 21h07'''

[[Category: Local chapter francophone]]
[[Category: FROG2013]]

Reunions FROG2013

2013-03-03T20:37:33Z

Wiki-Ctuffery: /* Réunions organisation du FROG 2013 */

= Réunions organisation du FROG 2013 =

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 28/02 (20h03-21h06))==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré aux points suivants :'''
* point sur les tâches en cours
* ajout des logos pour la sponsorisation
* bannières
* point sponsors
* point sur les tâches urgentes
* remise au propre du calendrier prévisionnel
* autres points

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Thomas Gratier
* Christophe Tufféry

'''Participant excusé :'''
* Vincent Picavet (envoi d'un mail le 28/02)

'''1. Mise à jour du GoogleDoc'''
* le document est à jour

'''2. Appel à communications'''
* 4 propositions reçues à ce jour dont 3 conformes aux principes et 1 "non-structurée" (intention mais pas d'envoi conforme)
* 2 sont prévues pour CampToCamp
* 23 slots sont prévus : le nombre de communications proposées est donc très insuffisant pour le moment
* il est proposé de faire des relances
* l'idée de rallonger la période de soumission est envisagée : jusqu'au 15 mars mais pas au-delà
* il est proposé de traduire en anglais le texte de l'appel à communications et de le diffuser sur des ML anglophones (GDAL, Mapserver, QGIS, etc.) : cf. le texte sur la page dédiée sur Framapad
* il est proposé que l'Osgeo-fr fasse une communication en début de journée

'''3. Appel à sponsors et finances (les points 3 et 4 de l'ODJ sont regroupés)'''
* à ce jour, il y a 6000 à 6500 € de sponsors (contrats signés et logos ajoutés sur le site)
* les places disponibles pour des sponsors Argent et Bronze sont prises
* il reste 2 places pour des sponsors Or
* d'après le budget prévisionnel, les besoins en recettes sont de 9000 à 9500 € : cela permet de fixer le prix de la participation à 20€
* sur la base de 150 participants à 20€, cela représenterait 3000€
* il est suggéré d'annoncer sur la ML le montant de 20€ et de suivre les réactions pour réajuster si besoin
* il y aurait 600 € de budget pour le codesprint mais ce montant est à vérifier

'''4. Dépenses engagées/à engager prochainement'''
* devis traiteur : relancer le traiteur pour obtenir un nouveau devis : dès qu'il sera reçu, il sera envoyé au comité d'organisation pour validation
* s'il faut commander uniquement pour les pauses-cafés, il n'est pas nécessaire de payer des arrhes
* s'il y faut commander pour l'accueil, les repas et l'apéritif dinatoire, il faudra payer des arrhes : 20% de 8000€ soit 1600€

'''5. Communication'''
* aucune info sur la fréquentation du site (pas de mise en place de suivi statistique) : voir avec N. Bozon
* suivre cette partie sur le GoogleDoc (Onglet Diffusion CP)
* deux choses qui vont devenir urgentes : les docs de communications (à mettre à jour) et Eventbrite à finaliser
* pour Eventbrite : rappel de la date d'ouverture des inscriptions : 20 mars

'''6. Divers'''
* Ssans objet

'''* Fin de la réunion : 21h06'''

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 07/02/2013 (19h05-20h08)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré aux points suivants :'''
* point sur les tâches en cours
* ajout des logos pour la sponsorisation
* bannières
* point sponsors
* point sur les tâches urgentes
* remise au propre du calendrier prévisionnel
* autres points

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Etienne Delay
* Vincent Picavet
* Thomas Gratier
* Christophe Tufféry

'''1. Point sur les tâches en cours et point sur les tâches urgentes (ces deux points sont traités simultanément)'''
* Rappel : le GoogleDoc doit être mis à jour régulièrement pour permettre de suivre le travail réalisé et les tâches restant à faire
* Site Web :
** il est en ligne depuis le 4 février (4 jours de retard sur la date maxi prévisionnelle)
** http://frog.osgeo.fr/ : version "officielle" comme convenu
* appel à communications :
** T. Gratier a déjà rédigé un fichier au format .odt http://blog.sigeat.net/appel_contributions.odt (il faut un document .pdf ou .odt pour transmettre au Comité de Programme)
** il faut rajouter l'adresse du site d'osgeo.asso.fr à la fin
** ajouter aussi une phrase de type "L'OSGeo remercie l'IGN pour le support dans cet événement"
** pour l'adresse d'envoi des propositions de communications, il faut homogénéiser l'indication @ ou [at] dans tous les supports où il apparait
** il faut ajouter une mention de remerciement des sponsors qui auront confirmé leur participation à la date de diffusion de l'appel à comm.
** date de diffusion : prévoir pour le 8/2 ou au plus tard le 10/2 (l'info a déjà été twitée)
** date de fin de l'appel à communications : fixée au 8 mars
** liste des sites auxquels sera envoyé l'appel à comm. : partir de la liste du wiki et assurer une diffusion la plus large possible
* mise en ligne de l'appel à sponsors :
** c'est fait depuis l'ouverture du site Web
** une liste de sponsors potentiels a été déposée sur le wiki. V. Picavet a rédigé le contrat de sponsorisation
** l'appel à sponsors doit être mis au format .pdf
** les sponsors seront autoriser à une citation "Je suis sponsor" avec leur logo (mention déjà prévue dans le contrat de sponsorisation)
* ouverture des inscriptions :
** la date d'ouverture reste à fixer
* discussion sur la page d'accueil du site http://frog.osgeo.fr/Accueil
** cette page doit-elle être "statique" ou "dynamique" ?
** quelles sont les types d'informations qui doivent apparaitre dans cette page ?
** comment faire co-exister les informations de cette page et celles diffusées sur les réseaux sociaux ?
** aucune décision définitive n'est prise sur le sujet : il faudra revenir dans quelques jours sur ce sujet (sur la ML et/ou une réunion IRC du Comité de Comm. si besoin)
** la page d'accueil dispose déjà d'un lien vers Twitter

'''2. Ajout des logos pour la sponsorisation'''
* IGN : a son logo sur le site Web
* RSLL : idem
* S. Beorchia devrait pouvoir faire pour les autres sponsors (noter de lui demander dans le Google Doc)

'''3. Point sur les bannières pour le site Web'''
* S. Beorchia a spontanément réalisé et envoyé 4 bannières sur la ML
** un grand merci à lui
** les bannières sont validées
* elles peuvent être proposées dans l'appel à sponsors
* seuls les sponsors or et argent et or pourront avoir leur logo sur le site

'''4. Point sur les sponsors déjà déclarés
* IGN :
** s'est déclaré disposé à imprimer le programme, en A3 plié (échange avec V. Picavet)

'''5. Remise au propre du calendrier prévisionnel'''
* rappel : il faut tenir à jour le calendrier sur Google Doc
* 8 mars : fin de l'appel à communications
* évaluation des propositions : du 8 au 22 mars (distribution des propositions de communications : il faudra l'organiser)
* 22 mars : publication du programme (communications retenues, sponsors)
* diffusion de ce calendrier sur la ML

'''6. Autres points'''
* solution pour un suivi du site :
** Google Analytics n'est pas possible car ne fonctionne pas avec les comptes osgeo.asso.fr de Google Doc
** autre solution possible : créer une adresse osgeo-fr@gmail.com
* ajouter une page "presse" sur le site
* traiteur :
** le devis est attendu pour la semaine 6 : à valider aussitôt
** le traiteur est disponible pour le 10 juin (pour l'instant)
** le traiteur concerne uniquement les pauses et la fin de journée
* repas de midi :
** prévu à la cantine de l'IGN
** pour l'instant le montant est fixé à 10€
* logistique :
** RAS
** prévoir une réunion sur le sujet sur l'IRC
* système de paiement pour les inscriptions Evenbrite
** le choix de ce système a déjà été validé
** le système a l'air adapté même s'il paraît plus cher que d'autres
** les inscriptions doivent être prêtes pour mars (environ le 20 mars)
** il faut attendre la fin de l'appel à sponsors (1er mars) pour connaître le montant disponible par la sponsorisation : cela permettra ensuite de fixer le montant de la participation demandée pour les inscriptions
** T. Gratier pilote la mise en place du système
* flyers :
** les préparer rapidement pour pouvoir les faire imprimer (éventuellement par l'IGN mais pas sûr)
** reprendre ceux disponibles sur le svn osgeo
** voir avec N. Bozon (membre d'Osgeo monde)
* codesprint
** budget prévu pour la sponsorisation : 500 euros
** diffuser sur les mailing lists l'info sur le codesprint
* personnes pour participer à l'orientation des gens pendant l'événement :
** besoin d'environ 7 personnes : 1 personne par salle, plusieurs au stand osgeo, plusieurs à l'entrée de l'IGN, pour le fléchage, etc.
** commencer à motiver des volontaires

'''* Fin de la réunion : 20h08'''

== Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 17/01/2013 (20h04-20h21)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :'''
* état d'avancement du site
* préparation des divers appels (communication, sponsoring).

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Etienne Delay
* Christophe Tufféry

'''1. Etat d'avancement du site Web'''
* Une V1 du site a été mise en ligne avec deux solutions différentes :
** http://frog.foss4g.fr/ : version de test (pré-prod)
** http://frog.osgeo.fr/ : version "officielle", en prod
* La version de prép-prod doit remplacer la version en prod actuellement.
* Nicolas Bozon doit prochainement modifier le logo et les couleurs du site (modif. sur les CSS).
* Il faut rajouter en 1ère page les Communiqués de Presse au fur et à mesure de leur parution, et pouvoir utiliser des flux RSS (pour envoyer des informations vers Twitter, etc.)
* Il faut homogénéiser le 1er paragraphe et l'A propos OSGeo-fr dans les 2 Communiqués de Presse
* Le calendrier d'ouverture du site est confirmé pour la semaine 5 :
** ouverture du site : entre le 29 et le 31 janvier
** mise en ligne de l'appel à communications : ouverture du site + 1-2 semaine
** mise en ligne de l'appel à sponsors : en même temps que le site
** ouverture des inscriptions : la date d'ouverture reste à fixer

'''2. Les appels à communication et à sponsorisation :'''

* Appel à communications (rappel) :
** Yves Jacolin s'interroge sur le Comité de Programme et sur le lancement de l'appel à communications : qui se réunit? quand? comment? quels critères pour choisir les contributions ? doit-on imposer des limites ? fait-on voter la communauté ? si oui comment cela se passe ?
** Etienne Delay va propose une réunion IRC sur la liste pour lancer le Comité de Programme dont les membres sont maintenant connus
** les communications seront choisies par le Comité de Programme prévu à cet effet : proposer à la communauté de se prononcer sur les communications risquerait de provoquer du retard dans la préparation

* Appel à sponsoring (rappel) :
** le texte a été validé : il est prêt pour mise en ligne semaine 5 de 2013

'''Prochaine réunion IRC communication :'''
date non fixée. Il faudrait qu'une réunion soit organisée fin janvier, juste avant l'ouverture du site et du lancement de l'appel à communications.

== Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 20/12/2012 (21h06-22h03)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :'''
* état d'avancement du site
* préparation des divers appels (communication, sponsoring).

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Thomas Gratier
* Etienne Delay
* Christophe Tufféry

Un Pad sur Framapad Lite est ouvert pour la prise de notes http://lite.framapad.org/p/ALS6BpywYB. Il n'y a pas d'ODJ précis. Pour commencer, il est propose de revoir le doc [[Communication_FROG2013]] et balayer les divers points

# Etat d'avancement du site Web
#* Une discussion est engagée sur la proposition faite par V. Picavet sur la gestion des domaines.
#* Cette proposition est votée à l'unanimité.
#* Il est proposé der relancer G. Fenoy et N. Bozon pour verrouiller à nouveau le site
#* Il est indiqué que dans le communiqué de presse que les RSLL ont envoyé ce jour et transféré par V. Picavet, le site de FORG (frog.osgeo.fr) est cité. Le site doit donc évoluer rapidement.
#* Une V1 du contenu du site sera préparée pour la semaine du 7 janvier et validée pour fin janvier dernier délai
#* Après discussion, le calendrier suivant est acté mais il doit être absolument respecté :
#** 12 janvier : V1 du site publiable
#** fin janvier : V2 du site
#* Le site ouvrira avec les informations générales dans un premier temps et sera enrichi ensuite.
#* Une remarque a été faite concernant l'ajout des noms des sociétés et organismes qui ont/vont participé à l'élaboration du site et/oui qui l'hébergent :
#** Ajouts en bas des pages du site statique : "Design par Cartogenic hébergé par Geolabs"
#** ajouter le copyright pour la carte en fond (OpenStreetMap)
#* Répartition des tâches par rubriques du site :
#** Accueil : T. Gratier
#** À propos : T. Gratier
#** Programme : T. Gratier + Y. Jacolin
#** Inscription : T. Gratier
#** Sponsors : T. Gratier
#** Accès : ?
#* Y. Jacolin propose de faire une relecture critique du site
# Préparation des divers appels
#* Appel à communications :
#** fin janvier : sortie de l'appel à communications (avec V2 du site)
#** l'appel à comm devait être validé la dernière semaine de 2012
#** diffusion de l'appel : décalée à la semaine 5 de 2013, juste après la mise en ligne de la version validée du site (cf. ci-dessus pour les dates de sortie du site)
#* début février : ouverture des inscriptions : les simulations de prix mises sur le wiki donnent une idée des coûts et de ce qui serait à payer aux sites utilisés (Eventbrite et/ou Amiando); à reprendre parce que la présentation des chiffres n'est pas très claire
#* diffusion du communiqué de presse : préparé pour les RSLL (diffusé ce jour par RSLL). Reprendre le texte et le diffuser sur les réseaux : Georezo, Portailsig
#* diffusion prévue pour la semaine 2 (T. Gratier s'en occupe)
#* Sur les adresses mail incluses dans le site :
#** les adresses sponsorisation at osgeo.asso.fr et conferences@osgeo.asso.fr existent déjà
#** l'adresse conferences at osgeo.asso.fr sera utilisée pour l'appel à communications
#** l'adresse de T. Gratier à rajouter dans le groupe conferences@osgeo.asso.fr
#** l'adresse de C. Tufféry est rajoutée dans l'adresse sponsorisation@osgeo.asso.fr
#* Appel à sponsoring :
#** doit officiellement sortir la semaine 5 de 2013
#** dans les faits des sponsors sont déjà pré-identifiés

'''Prochaine réunion IRC communication : le jeudi 17 janvier'''

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 22/11/2012 (20h-21h07)==

*[[Media:Log_osgeo_fr_22_11_2012.odt |Log IRC 22/11/2012 (format ODT)]]

*'''L'ODJ de la réunion est le suivant :'''
** état d'avancement général de la préparation de FROG 2013 : liste des tâches et rappel des noms des responsables, tâches déjà réalisées, points acquis, problèmes rencontrés (le GoogleDoc est à consulter avant la réunion)
** pointage des tâches à réaliser et de leur position sur le calendrier
** questions posées sur la liste Osgeo-fr
** date des prochaines réunions sur l'IRC
** divers

*'''Participants présents :'''
** Yves Jacolin
** Vincent Picavet
** Thomas Gratier
** Nicolas Bozon
** Etienne Delay
** Christophe Tufféry

*'''Participant absent excusé :'''
** David Martinez Morata

----
'''Début de la réunion : 20h00'''

* La réunion est ouverte par C. Tufféry.
* Il est décidé de faire un compte-rendu et de diffuser le log de la réunion sur la ML.
* Un rappel est fait à l'ODJ diffusé sur la ML [http://osgeo-org.1560.n6.nabble.com/Fwd-Rappel-reunion-sur-l-IRC-demain-jeudi-22-11-a-20h-pour-la-preparation-de-FROG2013-td5018018.html]

'''1. Etat d'avancement général de la préparation de FROG2013'''
* C. Tufféry vérifie si tout le monde a vu la liste des tâches et les noms des responsables
* Il est proposé que chaque chef de comité fasse le point sur son comité

'''2. Comité Finances (V. Picavet)'''
* Peu d'éléments à annoncer.
* Sur le projet de budget prévisionnel qui a été diffusé, il fait part de sa principale inquiétude sur le montant global.
* La question est posée de savoir si les 4 sponsors déclarés le sont vraiment ou pas encore.
* Il est précise que
* Pour le moment, les repas doivent être payés par les participants. Ce poste budgétaire est donc à soustraire du montant global des dépenses. Mais si le montant des apports des sponsors le permet, il pourra être envisagé de prendre à la charge du budget ce poste de dépenses.
* Le montant du repas devrait être inférieur à 20€ par personne (de l'ordre de 14€).
* Les autres inconnues sont :
** le coût de l'assurance pour les locaux (Y. Jacolin a pris contact avec l'assurance mais sans réponse pour l'instant)
** le coût du gardiennage pour les heures après 17h ou 18h.
** le coût définitif des repas sera fixé dès que sera validé l'accès aux deux salles de l'IGN et que l'institut peut fournir des prix précis pour les repas.

* V. Picavet a jusqu'à mi-décembre (S 48 dans le calendrier du GoogleDoc) pour obtenir les informations auprès de l'IGN.
* Selon le montant des sponsorisations à mi-janvier, juste avant le début des inscriptions, il sera décidé d'offrir ou pas les repas aux participants
* Les premières dépenses devront être engagées en fonction des besoins des autres comités. Selon ces besoins, il faudra décider des sommes qui peuvent être engagées.
* N. Bozon propose de demander à l'OSGeo-marketing les goodies OSGeo (teeshirts, etc.) Comme il fait partie du Comité OSGeo-Marketing, cela devrait faciliter l'obtention des goodies. Après échange, (plus tard dans le log de la réunion) la demande à l'OSGeo-marketing est actée. N. Bozon s'en occupe.
* Du coup, on peut supprimer la ligne "Goodies" des postes de dépenses du budget.
* Pour les autres points du Comité Finances, les tâches sont indiquées dans le GoogleDoc.

'''3. Comité Communication (T. Gratier et D. Martinez Morata)'''
* Peu de choses ont été faites, à part un début de diffusion de l'info sur certains sites
* N. Bozon indique qu'un site web a déjà été préparé (logo, pages essentielles). La mise en ligne devrait intervenir très rapidement.
* C'est un CMS, basé sur Trac (html5 et css3), auquel tous les responsables de comités pourront s'inscrire et éditer leurs pages
* Plusieurs échanges concernent l'hébergement et les outils de gestion de développement (Git, Trac, SVN etc.).
* OSGeo-fr dispose d'un hébergement mutualisé chez OVH, mais ne permet pas l'hébergement de Trac.
* GeoLabs héberge la maquette : la base peut être hébergée puis redirigée vers une adresse de type frog2013.osgeo.fr.
* N. Bozon propose d'envoyer dès le 23/11 l'url sur la ML
* T. Gratier doit faire le tour des personnes concernées la semaine prochaine (S48).
* Sur les relations avec SIG LL, T. Gratier demande ce qu'assure SIG LL comme communication de FROG2013 : pour l'instant on l'ignore
* N. Bozon propose d'utiliser EventBrite pour les inscriptions. Après vérification qu'EventBrite permet d'éditer des factures, cette proposition est retenue.
* Y. Jacolin souligne que le plus gros du travail de communication va devoir être fait dans les prochaines semaines même si la communication est une tâche permanente jusqu'à l'événement. Cela implique de travailler sur ce domaine (site, membres du comité de programme, diffusion sur les réseaux, etc.) sans attendre que le programme soit défini en détails.
* T. Gratier doit avancer sur le domaine de la communication, V. Picavet et Y. Jacolin peuvent intervenir en appui si besoin. T. Gratier s'engage à diffuser un message sur la ML avant la fin de la semaine prochaine (S48).
* V. Picavet s'occupe des liens avec SIG LL.
* C. Tufféry propose une réunion IRC spécialement consacrée à la communication vers le 15-20/12 (S 50 ou 51).
* V. Picavet insiste pour utiliser le GoogleDoc et assurer la gestion des tâches dans cet outil qui permet de voir comment avance le projet.

'''4. Comité Programme (E. Delay)'''
* L'appel à participation doit commencer en janvier et finir en mars (voire en février s'il le faut).
* Sur le type de présentation, les présentations ne devront pas être orientées en fonction d'un sujet. Elles pourront porter sur les SIG OS en général.
* L'événement comportera bien deux sessions : une session thématique et une session technique. Il faut bien dissocier les deux. Il y aura deux publics en partie distincts à cause de l'éloignement des deux salles : il ne sera pas vraiment possible de changer de salle entre deux communications.
* Concernant le comité de programme il est proposé que ce comité soit composé de 7 personnes. Ce comité sera chargé de se prononcer sur les communications proposées.
* Après avis, il est retenu que ce comité sera mixte, composé de professionnels, d'universitaires, d'institutionnels. Il devrait y avoir des utilisateurs pour les aspects thématiques (de domaines métiers différents si possible) et des développeurs pour les aspects techniques.
* On peut déjà proposer directement à des individus d'en faire partie.
* L'appel à communications des Rencontres SIGLL est déjà sorti [http://www.rencontres-sig-la-lettre.fr/appel-a-propositions-2013/]

'''5. Comité Logistique (Y. Jacolin)'''
* Y. Jacolin n'a rien de particulier à dire pour l'instant.
* V. Picavet doit confirmer avec l'IGN la disponibilité des deux salles.
* V. Picavet propose un prestataire (traiteur). Après échange, la demande d'un devis à ce prestataire est actée. Y. Jacolin et V. Picavet s'en occupent.

'''6. Autres points :'''
* RAS

'''L'ODJ est fini.'''

* Prochaine réunion d'ici 15 jours (S. 49) et rappel d'une réunion spéciale sur la communication en S. 50 ou S. 51.

'''* Fin de la réunion : 21h07'''

[[Category: Local chapter francophone]]
[[Category: FROG2013]]

Reunions FROG2013

2013-02-10T17:05:02Z

Wiki-Ctuffery: /* Réunions organisation du FROG 2013 */

= Réunions organisation du FROG 2013 =

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 07/02/2013 (19h05-20h08)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré aux points suivants :'''
* point sur les tâches en cours
* ajout des logos pour la sponsorisation
* bannières
* point sponsors
* point sur les tâches urgentes
* remise au propre du calendrier prévisionnel
* autres points

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Etienne Delay
* Vincent Picavet
* Thomas Gratier
* Christophe Tufféry

'''1. Point sur les tâches en cours et point sur les tâches urgentes (ces deux points sont traités simultanément)'''
* Rappel : le GoogleDoc doit être mis à jour régulièrement pour permettre de suivre le travail réalisé et les tâches restant à faire
* Site Web :
** il est en ligne depuis le 4 février (4 jours de retard sur la date maxi prévisionnelle)
** http://frog.osgeo.fr/ : version "officielle" comme convenu
* appel à communications :
** T. Gratier a déjà rédigé un fichier au format .odt http://blog.sigeat.net/appel_contributions.odt (il faut un document .pdf ou .odt pour transmettre au Comité de Programme)
** il faut rajouter l'adresse du site d'osgeo.asso.fr à la fin
** ajouter aussi une phrase de type "L'OSGeo remercie l'IGN pour le support dans cet événement"
** pour l'adresse d'envoi des propositions de communications, il faut homogénéiser l'indication @ ou [at] dans tous les supports où il apparait
** il faut ajouter une mention de remerciement des sponsors qui auront confirmé leur participation à la date de diffusion de l'appel à comm.
** date de diffusion : prévoir pour le 8/2 ou au plus tard le 10/2 (l'info a déjà été twitée)
** date de fin de l'appel à communications : fixée au 8 mars
** liste des sites auxquels sera envoyé l'appel à comm. : partir de la liste du wiki et assurer une diffusion la plus large possible
* mise en ligne de l'appel à sponsors :
** c'est fait depuis l'ouverture du site Web
** une liste de sponsors potentiels a été déposée sur le wiki. V. Picavet a rédigé le contrat de sponsorisation
** l'appel à sponsors doit être mis au format .pdf
** les sponsors seront autoriser à une citation "Je suis sponsor" avec leur logo (mention déjà prévue dans le contrat de sponsorisation)
* ouverture des inscriptions :
** la date d'ouverture reste à fixer
* discussion sur la page d'accueil du site http://frog.osgeo.fr/Accueil
** cette page doit-elle être "statique" ou "dynamique" ?
** quelles sont les types d'informations qui doivent apparaitre dans cette page ?
** comment faire co-exister les informations de cette page et celles diffusées sur les réseaux sociaux ?
** aucune décision définitive n'est prise sur le sujet : il faudra revenir dans quelques jours sur ce sujet (sur la ML et/ou une réunion IRC du Comité de Comm. si besoin)
** la page d'accueil dispose déjà d'un lien vers Twitter

'''2. Ajout des logos pour la sponsorisation'''
* IGN : a son logo sur le site Web
* RSLL : idem
* S. Beorchia devrait pouvoir faire pour les autres sponsors (noter de lui demander dans le Google Doc)

'''3. Point sur les bannières pour le site Web'''
* S. Beorchia a spontanément réalisé et envoyé 4 bannières sur la ML
** un grand merci à lui
** les bannières sont validées
* elles peuvent être proposées dans l'appel à sponsors
* seuls les sponsors or et argent et or pourront avoir leur logo sur le site

'''4. Point sur les sponsors déjà déclarés
* IGN :
** s'est déclaré disposé à imprimer le programme, en A3 plié (échange avec V. Picavet)

'''5. Remise au propre du calendrier prévisionnel'''
* rappel : il faut tenir à jour le calendrier sur Google Doc
* 8 mars : fin de l'appel à communications
* évaluation des propositions : du 8 au 22 mars (distribution des propositions de communications : il faudra l'organiser)
* 22 mars : publication du programme (communications retenues, sponsors)
* diffusion de ce calendrier sur la ML

'''6. Autres points'''
* solution pour un suivi du site :
** Google Analytics n'est pas possible car ne fonctionne pas avec les comptes osgeo.asso.fr de Google Doc
** autre solution possible : créer une adresse osgeo-fr@gmail.com
* ajouter une page "presse" sur le site
* traiteur :
** le devis est attendu pour la semaine 6 : à valider aussitôt
** le traiteur est disponible pour le 10 juin (pour l'instant)
** le traiteur concerne uniquement les pauses et la fin de journée
* repas de midi :
** prévu à la cantine de l'IGN
** pour l'instant le montant est fixé à 10€
* logistique :
** RAS
** prévoir une réunion sur le sujet sur l'IRC
* système de paiement pour les inscriptions Evenbrite
** le choix de ce système a déjà été validé
** le système a l'air adapté même s'il paraît plus cher que d'autres
** les inscriptions doivent être prêtes pour mars (environ le 20 mars)
** il faut attendre la fin de l'appel à sponsors (1er mars) pour connaître le montant disponible par la sponsorisation : cela permettra ensuite de fixer le montant de la participation demandée pour les inscriptions
** T. Gratier pilote la mise en place du système
* flyers :
** les préparer rapidement pour pouvoir les faire imprimer (éventuellement par l'IGN mais pas sûr)
** reprendre ceux disponibles sur le svn osgeo
** voir avec N. Bozon (membre d'Osgeo monde)
* codesprint
** budget prévu pour la sponsorisation : 500 euros
** diffuser sur les mailing lists l'info sur le codesprint
* personnes pour participer à l'orientation des gens pendant l'événement :
** besoin d'environ 7 personnes : 1 personne par salle, plusieurs au stand osgeo, plusieurs à l'entrée de l'IGN, pour le fléchage, etc.
** commencer à motiver des volontaires

'''* Fin de la réunion : 20h08'''

== Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 17/01/2013 (20h04-20h21)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :'''
* état d'avancement du site
* préparation des divers appels (communication, sponsoring).

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Etienne Delay
* Christophe Tufféry

'''1. Etat d'avancement du site Web'''
* Une V1 du site a été mise en ligne avec deux solutions différentes :
** http://frog.foss4g.fr/ : version de test (pré-prod)
** http://frog.osgeo.fr/ : version "officielle", en prod
* La version de prép-prod doit remplacer la version en prod actuellement.
* Nicolas Bozon doit prochainement modifier le logo et les couleurs du site (modif. sur les CSS).
* Il faut rajouter en 1ère page les Communiqués de Presse au fur et à mesure de leur parution, et pouvoir utiliser des flux RSS (pour envoyer des informations vers Twitter, etc.)
* Il faut homogénéiser le 1er paragraphe et l'A propos OSGeo-fr dans les 2 Communiqués de Presse
* Le calendrier d'ouverture du site est confirmé pour la semaine 5 :
** ouverture du site : entre le 29 et le 31 janvier
** mise en ligne de l'appel à communications : ouverture du site + 1-2 semaine
** mise en ligne de l'appel à sponsors : en même temps que le site
** ouverture des inscriptions : la date d'ouverture reste à fixer

'''2. Les appels à communication et à sponsorisation :'''

* Appel à communications (rappel) :
** Yves Jacolin s'interroge sur le Comité de Programme et sur le lancement de l'appel à communications : qui se réunit? quand? comment? quels critères pour choisir les contributions ? doit-on imposer des limites ? fait-on voter la communauté ? si oui comment cela se passe ?
** Etienne Delay va propose une réunion IRC sur la liste pour lancer le Comité de Programme dont les membres sont maintenant connus
** les communications seront choisies par le Comité de Programme prévu à cet effet : proposer à la communauté de se prononcer sur les communications risquerait de provoquer du retard dans la préparation

* Appel à sponsoring (rappel) :
** le texte a été validé : il est prêt pour mise en ligne semaine 5 de 2013

'''Prochaine réunion IRC communication :'''
date non fixée. Il faudrait qu'une réunion soit organisée fin janvier, juste avant l'ouverture du site et du lancement de l'appel à communications.

== Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 20/12/2012 (21h06-22h03)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :'''
* état d'avancement du site
* préparation des divers appels (communication, sponsoring).

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Thomas Gratier
* Etienne Delay
* Christophe Tufféry

Un Pad sur Framapad Lite est ouvert pour la prise de notes http://lite.framapad.org/p/ALS6BpywYB. Il n'y a pas d'ODJ précis. Pour commencer, il est propose de revoir le doc [[Communication_FROG2013]] et balayer les divers points

# Etat d'avancement du site Web
#* Une discussion est engagée sur la proposition faite par V. Picavet sur la gestion des domaines.
#* Cette proposition est votée à l'unanimité.
#* Il est proposé der relancer G. Fenoy et N. Bozon pour verrouiller à nouveau le site
#* Il est indiqué que dans le communiqué de presse que les RSLL ont envoyé ce jour et transféré par V. Picavet, le site de FORG (frog.osgeo.fr) est cité. Le site doit donc évoluer rapidement.
#* Une V1 du contenu du site sera préparée pour la semaine du 7 janvier et validée pour fin janvier dernier délai
#* Après discussion, le calendrier suivant est acté mais il doit être absolument respecté :
#** 12 janvier : V1 du site publiable
#** fin janvier : V2 du site
#* Le site ouvrira avec les informations générales dans un premier temps et sera enrichi ensuite.
#* Une remarque a été faite concernant l'ajout des noms des sociétés et organismes qui ont/vont participé à l'élaboration du site et/oui qui l'hébergent :
#** Ajouts en bas des pages du site statique : "Design par Cartogenic hébergé par Geolabs"
#** ajouter le copyright pour la carte en fond (OpenStreetMap)
#* Répartition des tâches par rubriques du site :
#** Accueil : T. Gratier
#** À propos : T. Gratier
#** Programme : T. Gratier + Y. Jacolin
#** Inscription : T. Gratier
#** Sponsors : T. Gratier
#** Accès : ?
#* Y. Jacolin propose de faire une relecture critique du site
# Préparation des divers appels
#* Appel à communications :
#** fin janvier : sortie de l'appel à communications (avec V2 du site)
#** l'appel à comm devait être validé la dernière semaine de 2012
#** diffusion de l'appel : décalée à la semaine 5 de 2013, juste après la mise en ligne de la version validée du site (cf. ci-dessus pour les dates de sortie du site)
#* début février : ouverture des inscriptions : les simulations de prix mises sur le wiki donnent une idée des coûts et de ce qui serait à payer aux sites utilisés (Eventbrite et/ou Amiando); à reprendre parce que la présentation des chiffres n'est pas très claire
#* diffusion du communiqué de presse : préparé pour les RSLL (diffusé ce jour par RSLL). Reprendre le texte et le diffuser sur les réseaux : Georezo, Portailsig
#* diffusion prévue pour la semaine 2 (T. Gratier s'en occupe)
#* Sur les adresses mail incluses dans le site :
#** les adresses sponsorisation at osgeo.asso.fr et conferences@osgeo.asso.fr existent déjà
#** l'adresse conferences at osgeo.asso.fr sera utilisée pour l'appel à communications
#** l'adresse de T. Gratier à rajouter dans le groupe conferences@osgeo.asso.fr
#** l'adresse de C. Tufféry est rajoutée dans l'adresse sponsorisation@osgeo.asso.fr
#* Appel à sponsoring :
#** doit officiellement sortir la semaine 5 de 2013
#** dans les faits des sponsors sont déjà pré-identifiés

'''Prochaine réunion IRC communication : le jeudi 17 janvier'''

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 22/11/2012 (20h-21h07)==

*[[Media:Log_osgeo_fr_22_11_2012.odt |Log IRC 22/11/2012 (format ODT)]]

*'''L'ODJ de la réunion est le suivant :'''
** état d'avancement général de la préparation de FROG 2013 : liste des tâches et rappel des noms des responsables, tâches déjà réalisées, points acquis, problèmes rencontrés (le GoogleDoc est à consulter avant la réunion)
** pointage des tâches à réaliser et de leur position sur le calendrier
** questions posées sur la liste Osgeo-fr
** date des prochaines réunions sur l'IRC
** divers

*'''Participants présents :'''
** Yves Jacolin
** Vincent Picavet
** Thomas Gratier
** Nicolas Bozon
** Etienne Delay
** Christophe Tufféry

*'''Participant absent excusé :'''
** David Martinez Morata

----
'''Début de la réunion : 20h00'''

* La réunion est ouverte par C. Tufféry.
* Il est décidé de faire un compte-rendu et de diffuser le log de la réunion sur la ML.
* Un rappel est fait à l'ODJ diffusé sur la ML [http://osgeo-org.1560.n6.nabble.com/Fwd-Rappel-reunion-sur-l-IRC-demain-jeudi-22-11-a-20h-pour-la-preparation-de-FROG2013-td5018018.html]

'''1. Etat d'avancement général de la préparation de FROG2013'''
* C. Tufféry vérifie si tout le monde a vu la liste des tâches et les noms des responsables
* Il est proposé que chaque chef de comité fasse le point sur son comité

'''2. Comité Finances (V. Picavet)'''
* Peu d'éléments à annoncer.
* Sur le projet de budget prévisionnel qui a été diffusé, il fait part de sa principale inquiétude sur le montant global.
* La question est posée de savoir si les 4 sponsors déclarés le sont vraiment ou pas encore.
* Il est précise que
* Pour le moment, les repas doivent être payés par les participants. Ce poste budgétaire est donc à soustraire du montant global des dépenses. Mais si le montant des apports des sponsors le permet, il pourra être envisagé de prendre à la charge du budget ce poste de dépenses.
* Le montant du repas devrait être inférieur à 20€ par personne (de l'ordre de 14€).
* Les autres inconnues sont :
** le coût de l'assurance pour les locaux (Y. Jacolin a pris contact avec l'assurance mais sans réponse pour l'instant)
** le coût du gardiennage pour les heures après 17h ou 18h.
** le coût définitif des repas sera fixé dès que sera validé l'accès aux deux salles de l'IGN et que l'institut peut fournir des prix précis pour les repas.

* V. Picavet a jusqu'à mi-décembre (S 48 dans le calendrier du GoogleDoc) pour obtenir les informations auprès de l'IGN.
* Selon le montant des sponsorisations à mi-janvier, juste avant le début des inscriptions, il sera décidé d'offrir ou pas les repas aux participants
* Les premières dépenses devront être engagées en fonction des besoins des autres comités. Selon ces besoins, il faudra décider des sommes qui peuvent être engagées.
* N. Bozon propose de demander à l'OSGeo-marketing les goodies OSGeo (teeshirts, etc.) Comme il fait partie du Comité OSGeo-Marketing, cela devrait faciliter l'obtention des goodies. Après échange, (plus tard dans le log de la réunion) la demande à l'OSGeo-marketing est actée. N. Bozon s'en occupe.
* Du coup, on peut supprimer la ligne "Goodies" des postes de dépenses du budget.
* Pour les autres points du Comité Finances, les tâches sont indiquées dans le GoogleDoc.

'''3. Comité Communication (T. Gratier et D. Martinez Morata)'''
* Peu de choses ont été faites, à part un début de diffusion de l'info sur certains sites
* N. Bozon indique qu'un site web a déjà été préparé (logo, pages essentielles). La mise en ligne devrait intervenir très rapidement.
* C'est un CMS, basé sur Trac (html5 et css3), auquel tous les responsables de comités pourront s'inscrire et éditer leurs pages
* Plusieurs échanges concernent l'hébergement et les outils de gestion de développement (Git, Trac, SVN etc.).
* OSGeo-fr dispose d'un hébergement mutualisé chez OVH, mais ne permet pas l'hébergement de Trac.
* GeoLabs héberge la maquette : la base peut être hébergée puis redirigée vers une adresse de type frog2013.osgeo.fr.
* N. Bozon propose d'envoyer dès le 23/11 l'url sur la ML
* T. Gratier doit faire le tour des personnes concernées la semaine prochaine (S48).
* Sur les relations avec SIG LL, T. Gratier demande ce qu'assure SIG LL comme communication de FROG2013 : pour l'instant on l'ignore
* N. Bozon propose d'utiliser EventBrite pour les inscriptions. Après vérification qu'EventBrite permet d'éditer des factures, cette proposition est retenue.
* Y. Jacolin souligne que le plus gros du travail de communication va devoir être fait dans les prochaines semaines même si la communication est une tâche permanente jusqu'à l'événement. Cela implique de travailler sur ce domaine (site, membres du comité de programme, diffusion sur les réseaux, etc.) sans attendre que le programme soit défini en détails.
* T. Gratier doit avancer sur le domaine de la communication, V. Picavet et Y. Jacolin peuvent intervenir en appui si besoin. T. Gratier s'engage à diffuser un message sur la ML avant la fin de la semaine prochaine (S48).
* V. Picavet s'occupe des liens avec SIG LL.
* C. Tufféry propose une réunion IRC spécialement consacrée à la communication vers le 15-20/12 (S 50 ou 51).
* V. Picavet insiste pour utiliser le GoogleDoc et assurer la gestion des tâches dans cet outil qui permet de voir comment avance le projet.

'''4. Comité Programme (E. Delay)'''
* L'appel à participation doit commencer en janvier et finir en mars (voire en février s'il le faut).
* Sur le type de présentation, les présentations ne devront pas être orientées en fonction d'un sujet. Elles pourront porter sur les SIG OS en général.
* L'événement comportera bien deux sessions : une session thématique et une session technique. Il faut bien dissocier les deux. Il y aura deux publics en partie distincts à cause de l'éloignement des deux salles : il ne sera pas vraiment possible de changer de salle entre deux communications.
* Concernant le comité de programme il est proposé que ce comité soit composé de 7 personnes. Ce comité sera chargé de se prononcer sur les communications proposées.
* Après avis, il est retenu que ce comité sera mixte, composé de professionnels, d'universitaires, d'institutionnels. Il devrait y avoir des utilisateurs pour les aspects thématiques (de domaines métiers différents si possible) et des développeurs pour les aspects techniques.
* On peut déjà proposer directement à des individus d'en faire partie.
* L'appel à communications des Rencontres SIGLL est déjà sorti [http://www.rencontres-sig-la-lettre.fr/appel-a-propositions-2013/]

'''5. Comité Logistique (Y. Jacolin)'''
* Y. Jacolin n'a rien de particulier à dire pour l'instant.
* V. Picavet doit confirmer avec l'IGN la disponibilité des deux salles.
* V. Picavet propose un prestataire (traiteur). Après échange, la demande d'un devis à ce prestataire est actée. Y. Jacolin et V. Picavet s'en occupent.

'''6. Autres points :'''
* RAS

'''L'ODJ est fini.'''

* Prochaine réunion d'ici 15 jours (S. 49) et rappel d'une réunion spéciale sur la communication en S. 50 ou S. 51.

'''* Fin de la réunion : 21h07'''

[[Category: Local chapter francophone]]
[[Category: FROG2013]]

Reunions FROG2013

2013-01-18T07:41:37Z

Wiki-Ctuffery: /* Réunions organisation du FROG 2013 */

= Réunions organisation du FROG 2013 =

== Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 17/01/2013 (20h04-20h21)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :'''
* état d'avancement du site
* préparation des divers appels (communication, sponsoring).

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Etienne Delay
* Christophe Tufféry

'''1. Etat d'avancement du site Web'''
* Une V1 du site a été mise en ligne avec deux solutions différentes :
** http://frog.foss4g.fr/ : version "provisoire"
** http://frog.osgeo.fr/ : version "officielle"
* C'est la deuxième version qui est retenue et qui doit remplacer la version "provisoire".
* Nicolas Bozon doit prochainement modifier le logo et les couleurs du site (modif. sur les CSS).
* Il fauit rajouter en 1ère page le Communiqué de Presse, des flux RSS (liens vers Twitter, etc.)
* Il faut homogénéiser le 1er paragraphe et l'A propos OSGeo-fr dans les 2 Communiqués de Presse
* Le calendrier d'ouverture du site est confirmé pour la semaine 5 :
** ouverture du site : entre le 29 et le 31 janvier
** mise en ligne de l'appel à communications : en même temps que le site
** mise en ligne de l'appel à sponsors : en même temps que le site
** ouverture des inscriptions : la date d'ouverture reste à fixer

'''2. Les appels à communication et à sponsorisation :'''

* Appel à communications (rappel) :
** Yves Jacolin s'interroge sur le Comité de Programme et sur le lancement de l'appel à communications : qui se réunit? quand? comment? quels critères pour choisir les contributions ? doit-on imposer des limites ? fait-on voter la communauté ? si oui comment cela se passe ?
** Etienne Delay va propose une réunion IRC sur la liste pour lancer le Comité de Programme dont les membres sont maintenant connus
** les communications seront choisies par le Comité de Programme prévu à cet effet : proposer à la communauté de se prononcer sur les communications risquerait de provoquer du retard dans la préparation

* Appel à sponsoring (rappel) :
** le texte a été validé : il est prêt pour mise en ligne semaine 5 de 2013

'''Prochaine réunion IRC communication :'''
date non fixée. Il faudrait qu'une réunion soit organisée fin janvier, juste avant l'ouverture du site et du lancement de l'appel à communications.

== Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 20/12/2012 (21h06-22h03)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :'''
* état d'avancement du site
* préparation des divers appels (communication, sponsoring).

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Thomas Gratier
* Etienne Delay
* Christophe Tufféry

Un Pad sur Framapad Lite est ouvert pour la prise de notes http://lite.framapad.org/p/ALS6BpywYB. Il n'y a pas d'ODJ précis. Pour commencer, il est propose de revoir le doc [[Communication_FROG2013]] et balayer les divers points

# Etat d'avancement du site Web
#* Une discussion est engagée sur la proposition faite par V. Picavet sur la gestion des domaines.
#* Cette proposition est votée à l'unanimité.
#* Il est proposé der relancer G. Fenoy et N. Bozon pour verrouiller à nouveau le site
#* Il est indiqué que dans le communiqué de presse que les RSLL ont envoyé ce jour et transféré par V. Picavet, le site de FORG (frog.osgeo.fr) est cité. Le site doit donc évoluer rapidement.
#* Une V1 du contenu du site sera préparée pour la semaine du 7 janvier et validée pour fin janvier dernier délai
#* Après discussion, le calendrier suivant est acté mais il doit être absolument respecté :
#** 12 janvier : V1 du site publiable
#** fin janvier : V2 du site
#* Le site ouvrira avec les informations générales dans un premier temps et sera enrichi ensuite.
#* Une remarque a été faite concernant l'ajout des noms des sociétés et organismes qui ont/vont participé à l'élaboration du site et/oui qui l'hébergent :
#** Ajouts en bas des pages du site statique : "Design par Cartogenic hébergé par Geolabs"
#** ajouter le copyright pour la carte en fond (OpenStreetMap)
#* Répartition des tâches par rubriques du site :
#** Accueil : T. Gratier
#** À propos : T. Gratier
#** Programme : T. Gratier + Y. Jacolin
#** Inscription : T. Gratier
#** Sponsors : T. Gratier
#** Accès : ?
#* Y. Jacolin propose de faire une relecture critique du site
# Préparation des divers appels
#* Appel à communications :
#** fin janvier : sortie de l'appel à communications (avec V2 du site)
#** l'appel à comm devait être validé la dernière semaine de 2012
#** diffusion de l'appel : décalée à la semaine 5 de 2013, juste après la mise en ligne de la version validée du site (cf. ci-dessus pour les dates de sortie du site)
#* début février : ouverture des inscriptions : les simulations de prix mises sur le wiki donnent une idée des coûts et de ce qui serait à payer aux sites utilisés (Eventbrite et/ou Amiando); à reprendre parce que la présentation des chiffres n'est pas très claire
#* diffusion du communiqué de presse : préparé pour les RSLL (diffusé ce jour par RSLL). Reprendre le texte et le diffuser sur les réseaux : Georezo, Portailsig
#* diffusion prévue pour la semaine 2 (T. Gratier s'en occupe)
#* Sur les adresses mail incluses dans le site :
#** les adresses sponsorisation at osgeo.asso.fr et conferences@osgeo.asso.fr existent déjà
#** l'adresse conferences at osgeo.asso.fr sera utilisée pour l'appel à communications
#** l'adresse de T. Gratier à rajouter dans le groupe conferences@osgeo.asso.fr
#** l'adresse de C. Tufféry est rajoutée dans l'adresse sponsorisation@osgeo.asso.fr
#* Appel à sponsoring :
#** doit officiellement sortir la semaine 5 de 2013
#** dans les faits des sponsors sont déjà pré-identifiés

'''Prochaine réunion IRC communication : le jeudi 17 janvier'''

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 22/11/2012 (20h-21h07)==

*[[Media:Log_osgeo_fr_22_11_2012.odt |Log IRC 22/11/2012 (format ODT)]]

*'''L'ODJ de la réunion est le suivant :'''
** état d'avancement général de la préparation de FROG 2013 : liste des tâches et rappel des noms des responsables, tâches déjà réalisées, points acquis, problèmes rencontrés (le GoogleDoc est à consulter avant la réunion)
** pointage des tâches à réaliser et de leur position sur le calendrier
** questions posées sur la liste Osgeo-fr
** date des prochaines réunions sur l'IRC
** divers

*'''Participants présents :'''
** Yves Jacolin
** Vincent Picavet
** Thomas Gratier
** Nicolas Bozon
** Etienne Delay
** Christophe Tufféry

*'''Participant absent excusé :'''
** David Martinez Morata

----
'''Début de la réunion : 20h00'''

* La réunion est ouverte par C. Tufféry.
* Il est décidé de faire un compte-rendu et de diffuser le log de la réunion sur la ML.
* Un rappel est fait à l'ODJ diffusé sur la ML [http://osgeo-org.1560.n6.nabble.com/Fwd-Rappel-reunion-sur-l-IRC-demain-jeudi-22-11-a-20h-pour-la-preparation-de-FROG2013-td5018018.html]

'''1. Etat d'avancement général de la préparation de FROG2013'''
* C. Tufféry vérifie si tout le monde a vu la liste des tâches et les noms des responsables
* Il est proposé que chaque chef de comité fasse le point sur son comité

'''2. Comité Finances (V. Picavet)'''
* Peu d'éléments à annoncer.
* Sur le projet de budget prévisionnel qui a été diffusé, il fait part de sa principale inquiétude sur le montant global.
* La question est posée de savoir si les 4 sponsors déclarés le sont vraiment ou pas encore.
* Il est précise que
* Pour le moment, les repas doivent être payés par les participants. Ce poste budgétaire est donc à soustraire du montant global des dépenses. Mais si le montant des apports des sponsors le permet, il pourra être envisagé de prendre à la charge du budget ce poste de dépenses.
* Le montant du repas devrait être inférieur à 20€ par personne (de l'ordre de 14€).
* Les autres inconnues sont :
** le coût de l'assurance pour les locaux (Y. Jacolin a pris contact avec l'assurance mais sans réponse pour l'instant)
** le coût du gardiennage pour les heures après 17h ou 18h.
** le coût définitif des repas sera fixé dès que sera validé l'accès aux deux salles de l'IGN et que l'institut peut fournir des prix précis pour les repas.

* V. Picavet a jusqu'à mi-décembre (S 48 dans le calendrier du GoogleDoc) pour obtenir les informations auprès de l'IGN.
* Selon le montant des sponsorisations à mi-janvier, juste avant le début des inscriptions, il sera décidé d'offrir ou pas les repas aux participants
* Les premières dépenses devront être engagées en fonction des besoins des autres comités. Selon ces besoins, il faudra décider des sommes qui peuvent être engagées.
* N. Bozon propose de demander à l'OSGeo-marketing les goodies OSGeo (teeshirts, etc.) Comme il fait partie du Comité OSGeo-Marketing, cela devrait faciliter l'obtention des goodies. Après échange, (plus tard dans le log de la réunion) la demande à l'OSGeo-marketing est actée. N. Bozon s'en occupe.
* Du coup, on peut supprimer la ligne "Goodies" des postes de dépenses du budget.
* Pour les autres points du Comité Finances, les tâches sont indiquées dans le GoogleDoc.

'''3. Comité Communication (T. Gratier et D. Martinez Morata)'''
* Peu de choses ont été faites, à part un début de diffusion de l'info sur certains sites
* N. Bozon indique qu'un site web a déjà été préparé (logo, pages essentielles). La mise en ligne devrait intervenir très rapidement.
* C'est un CMS, basé sur Trac (html5 et css3), auquel tous les responsables de comités pourront s'inscrire et éditer leurs pages
* Plusieurs échanges concernent l'hébergement et les outils de gestion de développement (Git, Trac, SVN etc.).
* OSGeo-fr dispose d'un hébergement mutualisé chez OVH, mais ne permet pas l'hébergement de Trac.
* GeoLabs héberge la maquette : la base peut être hébergée puis redirigée vers une adresse de type frog2013.osgeo.fr.
* N. Bozon propose d'envoyer dès le 23/11 l'url sur la ML
* T. Gratier doit faire le tour des personnes concernées la semaine prochaine (S48).
* Sur les relations avec SIG LL, T. Gratier demande ce qu'assure SIG LL comme communication de FROG2013 : pour l'instant on l'ignore
* N. Bozon propose d'utiliser EventBrite pour les inscriptions. Après vérification qu'EventBrite permet d'éditer des factures, cette proposition est retenue.
* Y. Jacolin souligne que le plus gros du travail de communication va devoir être fait dans les prochaines semaines même si la communication est une tâche permanente jusqu'à l'événement. Cela implique de travailler sur ce domaine (site, membres du comité de programme, diffusion sur les réseaux, etc.) sans attendre que le programme soit défini en détails.
* T. Gratier doit avancer sur le domaine de la communication, V. Picavet et Y. Jacolin peuvent intervenir en appui si besoin. T. Gratier s'engage à diffuser un message sur la ML avant la fin de la semaine prochaine (S48).
* V. Picavet s'occupe des liens avec SIG LL.
* C. Tufféry propose une réunion IRC spécialement consacrée à la communication vers le 15-20/12 (S 50 ou 51).
* V. Picavet insiste pour utiliser le GoogleDoc et assurer la gestion des tâches dans cet outil qui permet de voir comment avance le projet.

'''4. Comité Programme (E. Delay)'''
* L'appel à participation doit commencer en janvier et finir en mars (voire en février s'il le faut).
* Sur le type de présentation, les présentations ne devront pas être orientées en fonction d'un sujet. Elles pourront porter sur les SIG OS en général.
* L'événement comportera bien deux sessions : une session thématique et une session technique. Il faut bien dissocier les deux. Il y aura deux publics en partie distincts à cause de l'éloignement des deux salles : il ne sera pas vraiment possible de changer de salle entre deux communications.
* Concernant le comité de programme il est proposé que ce comité soit composé de 7 personnes. Ce comité sera chargé de se prononcer sur les communications proposées.
* Après avis, il est retenu que ce comité sera mixte, composé de professionnels, d'universitaires, d'institutionnels. Il devrait y avoir des utilisateurs pour les aspects thématiques (de domaines métiers différents si possible) et des développeurs pour les aspects techniques.
* On peut déjà proposer directement à des individus d'en faire partie.
* L'appel à communications des Rencontres SIGLL est déjà sorti [http://www.rencontres-sig-la-lettre.fr/appel-a-propositions-2013/]

'''5. Comité Logistique (Y. Jacolin)'''
* Y. Jacolin n'a rien de particulier à dire pour l'instant.
* V. Picavet doit confirmer avec l'IGN la disponibilité des deux salles.
* V. Picavet propose un prestataire (traiteur). Après échange, la demande d'un devis à ce prestataire est actée. Y. Jacolin et V. Picavet s'en occupent.

'''6. Autres points :'''
* RAS

'''L'ODJ est fini.'''

* Prochaine réunion d'ici 15 jours (S. 49) et rappel d'une réunion spéciale sur la communication en S. 50 ou S. 51.

'''* Fin de la réunion : 21h07'''

[[Category: Local chapter francophone]]
[[Category: FROG2013]]

Reunions FROG2013

2013-01-08T10:32:39Z

Wiki-Ctuffery: /* 22/11/2012 */

= Réunions organisation du FROG 2013 =

== Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 20/12 (21h06-22h03)==

'''(Ce document est un brouillon)'''

'''L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :'''
* état d'avancement du site
* préparation des divers appels (communication, sponsoring).

'''Participants présents :'''
* Yves Jacolin
* Thomas Gratier
* Etienne Delay
* Christophe Tufféry

Un Pad sur Framapad Lite est ouvert pour la prise de notes http://lite.framapad.org/p/ALS6BpywYB. Il n'y a pas d'ODJ précis. Pour commencer, il est propose de revoir le doc [[Communication_FROG2013]] et balayer les divers points

# Etat d'avancement du site Web
#* Une discussion est engagée sur la proposition faite par V. Picavet sur la gestion des domaines.
#* Cette proposition est votée à l'unanimité.
#* Il est proposé der relancer G. Fenoy et N. Bozon pour verrouiller à nouveau le site
#* Il est indiqué que dans le communiqué de presse que les RSLL ont envoyé ce jour et transféré par V. Picavet, le site de FORG (frog.osgeo.fr) est cité. Le site doit donc évoluer rapidement.
#* Une V1 du contenu du site sera préparée pour la semaine du 7 janvier et validée pour fin janvier dernier délai
#* Après discussion, le calendrier suivant est acté mais il doit être absolument respecté :
#** 12 janvier : V1 du site publiable
#** fin janvier : V2 du site
#* Le site ouvrira avec les informations générales dans un premier temps et sera enrichi ensuite.
#* Une remarque a été faite concernant l'ajout des noms des sociétés et organismes qui ont/vont participé à l'élaboration du site et/oui qui l'hébergent :
#** Ajouts en bas des pages du site statique : "Design par Cartogenic hébergé par Geolabs"
#** ajouter le copyright pour la carte en fond (OpenStreetMap)
#* Répartition des tâches par rubriques du site :
#** Accueil : T. Gratier
#** À propos : T. Gratier
#** Programme : T. Gratier + Y. Jacolin
#** Inscription : T. Gratier
#** Sponsors : T. Gratier
#** Accès : ?
#* Y. Jacolin propose de faire une relecture critique du site
# Préparation des divers appels
#* Appel à communications :
#** fin janvier : sortie de l'appel à communications (avec V2 du site)
#** l'appel à comm devait être validé la dernière semaine de 2012
#** diffusion de l'appel : décalée à la semaine 5 de 2013, juste après la mise en ligne de la version validée du site (cf. ci-dessus pour les dates de sortie du site)
#* début février : ouverture des inscriptions : les simulations de prix mises sur le wiki donnent une idée des coûts et de ce qui serait à payer aux sites utilisés (Eventbrite et/ou Amiando); à reprendre parce que la présentation des chiffres n'est pas très claire
#* diffusion du communiqué de presse : préparé pour les RSLL (diffusé ce jour par RSLL). Reprendre le texte et le diffuser sur les réseaux : Georezo, Portailsig
#* diffusion prévue pour la semaine 2 (T. Gratier s'en occupe)
#* Sur les adresses mail incluses dans le site :
#** les adresses sponsorisation at osgeo.asso.fr et conferences@osgeo.asso.fr existent déjà
#** l'adresse conferences at osgeo.asso.fr sera utilisée pour l'appel à communications
#** l'adresse de T. Gratier à rajouter dans le groupe conferences@osgeo.asso.fr
#** l'adresse de C. Tufféry est rajoutée dans l'adresse sponsorisation@osgeo.asso.fr
#* Appel à sponsoring :
#** doit officiellement sortir la semaine 5 de 2013
#** dans les faits des sponsors sont déjà pré-identifiés

'''Prochaine réunion IRC communication : le jeudi 17 janvier'''

== Compte-rendu de la réunion IRC du jeudi 22/11/2012 (20h-21h07)==

*[[Media:Log_osgeo_fr_22_11_2012.odt |Log IRC 22/11/2012 (format ODT)]]

*'''L'ODJ de la réunion est le suivant :'''
** état d'avancement général de la préparation de FROG 2013 : liste des tâches et rappel des noms des responsables, tâches déjà réalisées, points acquis, problèmes rencontrés (le GoogleDoc est à consulter avant la réunion)
** pointage des tâches à réaliser et de leur position sur le calendrier
** questions posées sur la liste Osgeo-fr
** date des prochaines réunions sur l'IRC
** divers

*'''Participants présents :'''
** Yves Jacolin
** Vincent Picavet
** Thomas Gratier
** Nicolas Bozon
** Etienne Delay
** Christophe Tufféry

*'''Participant absent excusé :'''
** David Martinez Morata

----
'''Début de la réunion : 20h00'''

* La réunion est ouverte par C. Tufféry.
* Il est décidé de faire un compte-rendu et de diffuser le log de la réunion sur la ML.
* Un rappel est fait à l'ODJ diffusé sur la ML [http://osgeo-org.1560.n6.nabble.com/Fwd-Rappel-reunion-sur-l-IRC-demain-jeudi-22-11-a-20h-pour-la-preparation-de-FROG2013-td5018018.html]

'''1. Etat d'avancement général de la préparation de FROG2013'''
* C. Tufféry vérifie si tout le monde a vu la liste des tâches et les noms des responsables
* Il est proposé que chaque chef de comité fasse le point sur son comité

'''2. Comité Finances (V. Picavet)'''
* Peu d'éléments à annoncer.
* Sur le projet de budget prévisionnel qui a été diffusé, il fait part de sa principale inquiétude sur le montant global.
* La question est posée de savoir si les 4 sponsors déclarés le sont vraiment ou pas encore.
* Il est précise que
* Pour le moment, les repas doivent être payés par les participants. Ce poste budgétaire est donc à soustraire du montant global des dépenses. Mais si le montant des apports des sponsors le permet, il pourra être envisagé de prendre à la charge du budget ce poste de dépenses.
* Le montant du repas devrait être inférieur à 20€ par personne (de l'ordre de 14€).
* Les autres inconnues sont :
** le coût de l'assurance pour les locaux (Y. Jacolin a pris contact avec l'assurance mais sans réponse pour l'instant)
** le coût du gardiennage pour les heures après 17h ou 18h.
** le coût définitif des repas sera fixé dès que sera validé l'accès aux deux salles de l'IGN et que l'institut peut fournir des prix précis pour les repas.

* V. Picavet a jusqu'à mi-décembre (S 48 dans le calendrier du GoogleDoc) pour obtenir les informations auprès de l'IGN.
* Selon le montant des sponsorisations à mi-janvier, juste avant le début des inscriptions, il sera décidé d'offrir ou pas les repas aux participants
* Les premières dépenses devront être engagées en fonction des besoins des autres comités. Selon ces besoins, il faudra décider des sommes qui peuvent être engagées.
* N. Bozon propose de demander à l'OSGeo-marketing les goodies OSGeo (teeshirts, etc.) Comme il fait partie du Comité OSGeo-Marketing, cela devrait faciliter l'obtention des goodies. Après échange, (plus tard dans le log de la réunion) la demande à l'OSGeo-marketing est actée. N. Bozon s'en occupe.
* Du coup, on peut supprimer la ligne "Goodies" des postes de dépenses du budget.
* Pour les autres points du Comité Finances, les tâches sont indiquées dans le GoogleDoc.

'''3. Comité Communication (T. Gratier et D. Martinez Morata)'''
* Peu de choses ont été faites, à part un début de diffusion de l'info sur certains sites
* N. Bozon indique qu'un site web a déjà été préparé (logo, pages essentielles). La mise en ligne devrait intervenir très rapidement.
* C'est un CMS, basé sur Trac (html5 et css3), auquel tous les responsables de comités pourront s'inscrire et éditer leurs pages
* Plusieurs échanges concernent l'hébergement et les outils de gestion de développement (Git, Trac, SVN etc.).
* OSGeo-fr dispose d'un hébergement mutualisé chez OVH, mais ne permet pas l'hébergement de Trac.
* GeoLabs héberge la maquette : la base peut être hébergée puis redirigée vers une adresse de type frog2013.osgeo.fr.
* N. Bozon propose d'envoyer dès le 23/11 l'url sur la ML
* T. Gratier doit faire le tour des personnes concernées la semaine prochaine (S48).
* Sur les relations avec SIG LL, T. Gratier demande ce qu'assure SIG LL comme communication de FROG2013 : pour l'instant on l'ignore
* N. Bozon propose d'utiliser EventBrite pour les inscriptions. Après vérification qu'EventBrite permet d'éditer des factures, cette proposition est retenue.
* Y. Jacolin souligne que le plus gros du travail de communication va devoir être fait dans les prochaines semaines même si la communication est une tâche permanente jusqu'à l'événement. Cela implique de travailler sur ce domaine (site, membres du comité de programme, diffusion sur les réseaux, etc.) sans attendre que le programme soit défini en détails.
* T. Gratier doit avancer sur le domaine de la communication, V. Picavet et Y. Jacolin peuvent intervenir en appui si besoin. T. Gratier s'engage à diffuser un message sur la ML avant la fin de la semaine prochaine (S48).
* V. Picavet s'occupe des liens avec SIG LL.
* C. Tufféry propose une réunion IRC spécialement consacrée à la communication vers le 15-20/12 (S 50 ou 51).
* V. Picavet insiste pour utiliser le GoogleDoc et assurer la gestion des tâches dans cet outil qui permet de voir comment avance le projet.

'''4. Comité Programme (E. Delay)'''
* L'appel à participation doit commencer en janvier et finir en mars (voire en février s'il le faut).
* Sur le type de présentation, les présentations ne devront pas être orientées en fonction d'un sujet. Elles pourront porter sur les SIG OS en général.
* L'événement comportera bien deux sessions : une session thématique et une session technique. Il faut bien dissocier les deux. Il y aura deux publics en partie distincts à cause de l'éloignement des deux salles : il ne sera pas vraiment possible de changer de salle entre deux communications.
* Concernant le comité de programme il est proposé que ce comité soit composé de 7 personnes. Ce comité sera chargé de se prononcer sur les communications proposées.
* Après avis, il est retenu que ce comité sera mixte, composé de professionnels, d'universitaires, d'institutionnels. Il devrait y avoir des utilisateurs pour les aspects thématiques (de domaines métiers différents si possible) et des développeurs pour les aspects techniques.
* On peut déjà proposer directement à des individus d'en faire partie.
* L'appel à communications des Rencontres SIGLL est déjà sorti [http://www.rencontres-sig-la-lettre.fr/appel-a-propositions-2013/]

'''5. Comité Logistique (Y. Jacolin)'''
* Y. Jacolin n'a rien de particulier à dire pour l'instant.
* V. Picavet doit confirmer avec l'IGN la disponibilité des deux salles.
* V. Picavet propose un prestataire (traiteur). Après échange, la demande d'un devis à ce prestataire est actée. Y. Jacolin et V. Picavet s'en occupent.

'''6. Autres points :'''
* RAS

'''L'ODJ est fini.'''

* Prochaine réunion d'ici 15 jours (S. 49) et rappel d'une réunion spéciale sur la communication en S. 50 ou S. 51.

'''* Fin de la réunion : 21h07'''

[[Category: Local chapter francophone]]
[[Category: FROG2013]]

Finances FROG2013

2013-01-03T14:34:22Z

Wiki-Ctuffery: /* Appel à sponsorisation */

== Sponsorisation ==

=== Types de sponsorisation ===

3 niveaux : Or, Argent, Bronze
* Or : 3 k€ (3 max)
* Argent : 1 k€ (5 max)
* Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====

* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====

* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====

* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp
* IGN (prêt de salle)

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== Appel à sponsorisation ===

<pre>
Bonjour,

L'OSGeo-fr organise le 10 juin 2013 la première édition du FROG. Acronyme de «FRancophone Opensource Géomatique», il s'agit d'un événement d'une journée autour des logiciels de SIG libres.

L’événement qui devrait rassembler autour de 150 personnes se déroulera à l'IGN à Saint Mandé (Paris), en marge des Rencontres SIG-La Lettre qui auront lieu à l'ENSG (Noisy-Champs) du 11 au 13 juin 2013.

Le FROG sera une journée de conférences et de rencontres sur les thématiques de l'OSGeo-fr. Cet événement se veut une occasion de rassembler la communauté des utilisateurs, des développeurs, des décideurs, ou de simples curieux de logiciels libres en géomatique.

L'OSGeo-fr, organisatrice de l'événement, recherche des sponsors pour financer cette rencontre. Trois niveaux de sponsorisation ont été établis : or, argent et bronze.
Ces trois niveaux permettent à chaque organisme qui le souhaite de participer à l'événement selon ses moyens et les retombées attendues. Chacun des niveaux correspond à différentes modalités de présentation de l'organisme lors de cet événement.

Les trois niveaux sont :
* or — 3000€, 3 sponsors or maximum :
- totem dans la salle principale (fourni par le sponsor)
- logo et citation pendant l’événement
- logo, lien et présentation de l'organisme sur le site web
- logo, lien et courte présentation sur le programme
- citation dans les communiqués de presse

* argent — 1000€, 5 sponsors argent maximum :
- logo, lien et présentation sur le site web
- logo et lien sur le programme
- logo pendant l’événement

* bronze — 500€, illimités :
- logo et lien sur le site web
- logo et lien sur le programme
- logo pendant l’événement

Si vous utilisez régulièrement les logiciels libres de SIG ou si vous proposez des services autour de ces logiciels, le FROG est une bonne opportunité pour soutenir la communauté et mettre en valeur votre structure.

Votre organisme désire aider financièrement l'OSGeo-fr à mettre en place la rencontre ? Vous souhaitez des informations complémentaires ? Contactez-nous à conferences at osgeo.asso.fr.

Les volontaires pour l'organisation sur place sont également les bienvenus, n'hésitez pas à nous écrire.

La date limite pour cet appel à sponsor est le 1er mars 2013. Nous vous conseillons néanmoins de nous contacter rapidement afin de permettre la meilleure organisation possible.

Pour toute information ou demande : conferences at osgeo.asso.fr

L'OSGeo-fr remercie d'ores et déjà l'IGN de mettre à disposition ses locaux pour cette conférence.

</pre>

== Gestion des inscriptions ==

Pour gérer les inscriptions, EventBrite a été retenu
On peut mettre le système de ticket directement dans notre site
http://help.eventbrite.com/customer/portal/articles/428387-embed-ticket-form-into-your-website

=== EventBrite ===

'''Gratuit''' si l'évènement est gratuit

'''EventBrite'''

Montant par billet

Carte
6% + 0,75 €

{| style="border-spacing:0;"
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| Montant billet
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| Cout

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">10</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 1,35

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">20</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 1,95

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">30</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 2,55

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">50</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 3,75

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">100</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 6,75

|}

'''Paypal'''
5,9% + 1 €

{| style="border-spacing:0;"
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| Montant billet
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| Cout

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">10</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 1,59

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">20</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 2,18

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">30</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 2,77

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">50</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 3,95

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">100</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 6,9

|}

=== Amiando ===

Tarification à titre comparatif

0,99 € + 5,9%

{| style="border-spacing:0;"
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| Montant billet
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| Cout

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">10</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 1,58

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">20</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 2,17

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">30</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 2,76

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">50</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 3,94

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">100</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 6,89

|}

== Questions diverses finances ==
* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles, donc des sponsors

[[Category: Local chapter francophone]]
[[Category: FROG2013]]

Finances FROG2013

2013-01-03T14:26:19Z

Wiki-Ctuffery: /* Appel a sponsorisation */

== Sponsorisation ==

=== Types de sponsorisation ===

3 niveaux : Or, Argent, Bronze
* Or : 3 k€ (3 max)
* Argent : 1 k€ (5 max)
* Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====

* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====

* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====

* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp
* IGN (prêt de salle)

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== Appel à sponsorisation ===

<pre>
Bonjour,

L'OSGeo-fr organise le 10 juin 2013 la première édition du FROG. Acronyme de «FRancophone Opensource Géomatique», il s'agit d'un événement d'une journée autour des logiciels de SIG libres.

L’événement qui devrait rassembler autour de 150 personnes se déroulera à l'IGN à Saint Mandé (Paris), en marge des Rencontres SIG-La Lettre qui auront lieu à l'ENSG (Noisy-Champs) du 11 au 13 juin 2013.

Le FROG sera une journée de conférences et de rencontres sur les thématiques de l'OSGeo-fr. Cet événement se veut une occasion de rassembler la communauté des utilisateurs, des développeurs, des décideurs, ou de simples curieux de logiciels libres en géomatique.

L'OSGeo-fr, organisatrice de l'événement, recherche des sponsors pour financer cette rencontre. Trois niveaux de sponsorisation ont été établis : or, argent et bronze.
Ces trois niveaux permettent à chaque organisme qui le souhaite de participer à l'événement à hauteur du niveau requis. Chaque niveau permet au sponsor de s'afficher de différentes manières lors de cet événement.

Les trois niveaux sont :
* or — 3000€, 3 sponsors or maximum :
- totem dans la salle principale (fourni par le sponsor)
- logo et citation pendant l’événement
- logo, lien et présentation de l'organisme sur le site web
- logo, lien et courte présentation sur le programme
- citation dans les communiqués de presse

* argent — 1000€, 5 sponsors argent maximum :
- logo, lien et présentation sur le site web
- logo et lien sur le programme
- logo pendant l’événement

* bronze — 500€, illimités :
- logo et lien sur le site web
- logo et lien sur le programme
- logo pendant l’événement

Si vous utilisez régulièrement les logiciels libres de SIG ou si vous proposez des services autour de ces logiciels, le FROG est une bonne opportunité pour soutenir la communauté et mettre en valeur votre structure.

Votre organisme désire aider financièrement l'OSGeo-fr à mettre en place la rencontre ? Vous souhaitez des informations complémentaires ? Contactez-nous à conferences at osgeo.asso.fr.

Les volontaires pour l'organisation sur place sont également les bienvenus, n'hésitez pas à nous écrire.

La date limite pour cet appel à sponsor est le 1er mars 2013. Nous vous conseillons néanmoins de nous contacter rapidement afin de permettre la meilleure organisation possible.

Pour toute information ou demande : conferences at osgeo.asso.fr

L'OSGeo-fr remercie d'ores et déjà l'IGN de mettre à disposition ses locaux pour cette conférence.

L'OSGeo-fr
</pre>

== Gestion des inscriptions ==

Pour gérer les inscriptions, EventBrite a été retenu
On peut mettre le système de ticket directement dans notre site
http://help.eventbrite.com/customer/portal/articles/428387-embed-ticket-form-into-your-website

=== EventBrite ===

'''Gratuit''' si l'évènement est gratuit

'''EventBrite'''

Montant par billet

Carte
6% + 0,75 €

{| style="border-spacing:0;"
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| Montant billet
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|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">20</div>
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| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 2,55

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">50</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 3,75

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">100</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 6,75

|}

'''Paypal'''
5,9% + 1 €

{| style="border-spacing:0;"
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| Montant billet
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| Cout

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">10</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 1,59

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">20</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 2,18

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">30</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 2,77

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">50</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 3,95

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">100</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 6,9

|}

=== Amiando ===

Tarification à titre comparatif

0,99 € + 5,9%

{| style="border-spacing:0;"
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| Montant billet
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| Cout

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">10</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 1,58

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">20</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 2,17

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">30</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 2,76

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">50</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 3,94

|-
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| <div align="right">100</div>
| style="border:none;padding-top:0cm;padding-bottom:0cm;padding-left:0.053cm;padding-right:0.053cm;"| 6,89

|}

== Questions diverses finances ==
* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles, donc des sponsors

[[Category: Local chapter francophone]]
[[Category: FROG2013]]

Communication FROG2013

2012-12-30T16:36:16Z

Wiki-Ctuffery: /* Mise en place et suivi du site web */

Page de la commission communication FROG 2013

Ses missions identifiées sont les suivantes :

* Mise en œuvre du site web
* Rédaction des communiqués de presse
* Liste des cibles de communication
* Promotion physique lors de l'événement

C'est ce canevas qui guide le plan ci-dessous

'''TODO En outre, ce document est accompagné d'un calendrier prévisionnel propre à la communication qui a vocation à être réintégré dans le document de suivi principal [https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AqRapkqfr8yZdEpFc1hZMW9KR3dyN3E%20tRmI2eTdERnc#gid=7 https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AqRapkqfr8yZdEpFc1hZMW9KR3dyN3E%20tRmI2eTdERnc#gid=7]

= Mise en place et suivi du site web =

== Compte-rendu de la réunion IRC Communication du jeudi 20/12 ==

(Ce document est un brouillon)

* Réunion sur l'IRC jeudi 20/12 (21h06-22h03)

* L'ODJ de la réunion est consacré au Comité Communication :
** état d'avancement du site
** préparation des divers appels (communication, sponsoring).

* Participants présents :
** Yves Jacolin
** Thomas Gratier
** Etienne Delay
** Christophe Tufféry

* Un Pad sur Framapad Lite est ouvert pour la prise de notes http://lite.framapad.org/p/ALS6BpywYB
* Il n'y a pas d'ODJ précis. Pour commencer, il est propose de revoir le doc http://wiki.osgeo.org/wiki/SIGLibre_SIGLL2013_communication et balayer les divers points

1. Etat d'avancement du site Web
* Une discussion est engagée sur la proposition faite par V. Picavet sur la gestion des domaines.
* Cette proposition est votée à l'unanimité.
* Il est proposé der relancer G. Fenoy et N. Bozon pour verrouiller à nouveau le site
* Il est indiqué que dans le communiqué de presse que les RSLL ont envoyé ce jour à V. Picavet et qui nous l'a rediffusé, le site de FORG (frog.osgeo.fr) est cité. Le site doit donc évoluer rapidement.
* Une V1 du contenu du site sera préparée pour la semaine du 7 janvier et validée pour fin janvier dernier délai
* Après discussion, le calendrier suivant est acté mais il doit être absolument respecté.
** 12 janvier : V1 du site publiable
** fin janvier : V2 du site
* Le site ouvrira avec les informations générales dans un premier temps et sera enrichi ensuite.
* Les remarques faites sur la ML concernant l'ajout des noms des sociétés qui ont fait le site et qui l'hébergent a été pris en compte (messages de la ML en cours d'intégration sur le wiki).
* Ajouts en bas des pages du site statique :
** "Design par Cartogenic hébergé par Geolabs" (fait)
** ajouter le copyright pour la carte en fond (OpenStreetMap ?)

* Répartition des tâches par rubriques du site :
** Accueil : T. Gratier
** À propos : T. Gratier
** Programme : T. Gratier + Y. Jacolin
** Inscription : T. Gratier
** Sponsors : T. Gratier
** Accès : ?
* Y. Jacolin propose de faire une relecture critique du site

2. Préparation des divers appels
* Appel à communications :
** fin janvier : sortie de l'appel à communications (avec V2 du site)
** l'appel à comm devait être validé la dernière semaine de 2012
** diffusion de l'appel : décalée à la semaine 5 de 2013, juste après la mise en ligne de la version validée du site (cf. ci-dessus pour les dates de sortie du site)

* début février : ouverture des inscriptions : les simulations de prix mises sur le wiki donnent une idée des coûts et de ce qui serait à payer aux sites utilisés (Eventbrite et/ou Amiando); à reprendre parce que la présentation des chiffres n'est pas très claire
* diffusion du communiqué de presse : préparé pour les RSLL (diffusé ce jour par RSLL). Reprendre le texte et le diffuser sur les réseaux : Georezo, Portailsig
* diffusion prévue pour la semaine 2 (T. Gratier s'en occupe)
* Sur les adresses mail incluses dans le site :
** les adresses sponsorisation@osgeo.asso.fr et conferences@osgeo.asso.fr existent déjà
** l'adresse conferences@osgeo.asso.fr sera utilisée pour l'appel à communications
** l'adresse de T. Gratier à rajouter dans le groupe conferences@osgeo.asso.fr
** l'adresse de C. Tufféry est rajoutée dans l'adresse sponsorisation@osgeo.asso.fr

* Appel à sponsoring :
** doit officiellement sortit la semaine 5 de 2013
** dans les faits des sponsors sont déjà pré-identifiés

* Prochaine réunion IRC communication : le jeudi 17 janvier

== Fonctionnement technique actuel du site proposé ==
Le site repose sur le système de wiki de Trac. Des pages du wiki sont dynamiquement rendues en html5/css3, selon des templates Cheetah. Le contenu des pages comme celui des templates peuvent donc être modifiés directement via le wiki.

Cela pose le problème que l'hébergement ne peut avoir lieu sur le serveur mutualisé Osgeo-fr (qui ne permet pas d'installer Trac). Néanmoins comme Cartogenic et GeoLabs proposent d'héberger gracieusement le site, cela ne pose pas de problème et surtout il apparaît inutile de décourager les bonnes volontés.

=== Actuellement ===

Ayant eu le besoin dans le cadre de la communication d'avoir une page unique, il a été proposé dans un premier temps de mettre une page statique temporaire ouverte à tous sur http://frog.osgeo.fr en attendant le véritable lancement du site définitif.

=== Site en développement ===

Pour gérer le site définitif, on prévoirait d'utiliser le domaine http://frogprod.osgeo.fr si possible, ou quelque chose d'approchant, au pire
frog.foss4g.fr temporairement (cf remarque ci-dessus)
Dans tous les cas, un htaccess devrait être remis en place pour qu'il ne soit pas du tout accessible tant que la com' ne décide pas que le site est terminé et rempli, ce qui correspondra au premier vrai CdP d'annonce officielle.

=== "Bascule" à la date de communication officielle ===

Passage de http://frogprod.osgeo.fr vers http://frog.osgeo.fr

=== L'après évènement 2013 ===

Changement pour repasser de http://frog.osgeo.fr vers frog2013.osgeo.fr (avec aspirateur de site) et page statique sur http://frog.osgeo.fr
Prévoir où mettre à disposition le contenu présenté lors de l'événement

Les sous-domaines sont à fixer

== Organisation du contenu du site ==
La maquette proposée fait office de première proposition de la part de Cartogenic.

Dans notre contexte, le site web en draft est prêt. Il va permettre de faire des propositions plus facilement que sans visuel.

Il faut donc déterminer si les rubriques principales conviennent :

* Discuter des rubriques
** Menu principal
*** Accueil (titre actuel: Une journée de conférence sur la géomatique et les données géographiques libres)
*** A propos (de FROG)
*** Programme (Planning sessions)
*** Sponsors (Merci à nos sponsors)
*** Accès (Plan d'accès IGN)

** Pied de page

* Licence du contenu du site
* Contenu des pages

Des questions restent encore en suspens qui peuvent impacter le site web.

Nous pouvons ainsi citer:

* la manière dont seront soumises les présentations lors de l'appel à communication (mail, formulaire, autre)
* le lieu où seront stockées les présentations après l'événement
* le choix de l'utilisation un texte introductif pour chaque présentation (avec des infos sommaires sur le présentateur), si nécessaire
* la manière de présenter les pages dédiées aux sponsors (Or et Argent) en dehors du logo
* la politique pour savoir qui a les droits d'accès à la mise à jour du site (contenu)

= Rédaction des communiqués de presse =

== Rappel lié à la rédaction : ==

* Un mini-guide [http://www.lestrucsdunjournaliste.com/2009/06/le-communique-de-presse.html http://www.lestrucsdunjournaliste.com/2009/06/le-communique-de-presse.html]
* Les sponsors or doivent apparaître

== Les différents types de communiqués ==
Ils sont liés à minima à plusieurs phases dans la mise en œuvre de l'événement.

* L'appel à sponsoring
* L'appel à participation
* L'annonce de l'événement (inscriptions
* Le rappel de l'événement (l'après-événement)

Il reste à définir les cibles de communication pour chacun des communiqués

== Les communiqués ==

=== Appel à contribution ===

L'OSGeo-fr organise le 10 juin 2013 la journée Francophone Open Source Géomatique (FROG) à Paris dans les locaux de l'IGN (Saint-Mandé). Cette rencontre entre les développeurs et les utilisateurs des outils libres et Open Source en géomatique permettra de partager nos connaissances et notre expérience. Les conférences se dérouleront en deux sessions parallèles, l'une dédiée aux développements passés ou en cours sur les outils, l'autre sera elle plus axée sur des cas pratiques d'utilisation des outils géomatiques libres.

Les participants à la journée Francophone Open Source Géomatique (FROG) qui souhaitent présenter des communications doivent soumettre leurs résumés avant le 16 février 2013. Les résumés doivent être envoyés a l’adresse suivante : conferences@osgeo.asso.fr. Les résumés seront évalués par le comité de programme, et les auteurs seront informés de leur acceptation fin avril 2013. Les présentations acceptées seront toutes mises à disposition sur le site de la conférence [1]. Un guide des bonnes pratiques sera également disponible sur le site.

'''Les contraintes pour les présentations :'''

Les présentations dans les deux sessions dureront 20 minutes suivit de 5 minutes de questions. Les présentations seront envoyées au format PDF 7 jours avant l’événement à l'adresse conferences@osgeo.asso.fr pour permettre de gagner du temps dans le déroulement de la journée. Ces présentations seront par la suite mises à disposition sur le site du FROG.

'''Quelques règles éditoriales pour le résumé :'''

La longueur du résumé ne doit pas dépasser une page DIN-A4 [titres, auteur(s), mots clés, texte, espaces compris]

'''TITRE DE LA COMMUNICATION EN FRANÇAIS''' (TIMES NEW ROMAN, 14, MAJUSCULE, GRAS, CENTRÉ)
Auteur1 Prénom NOM1, Auteur2 Prénom NOM2, Auteur3 Prénom NOM3, ... (Times New Roman, gras, 10, Centré)
1Auteur1 titre et adresse complète (Times New Roman, 10, Italique, Centré) 2Auteur2 titre et adresse complète 3Auteur3 titre et adresse complète

[1] http://frog.osgeo.fr/

……………………………………………………

Auteur de correspondance: Nom, téléphone, fax, Email : aaaaa@bbbb.ccc

'''RESUMÉ''' (Times New Roman, 10, gras) Texte du résumé en français : Times New Roman, 10, simple espace et justifié. Le résumé doit être clair, concis, et ne pas excéder 2000 caractères, espaces inclus. Il doit comporter : l’objectif de l’étude, une brève description des principales méthodes, les résultats suffisamment détaillés pour justifier les conclusions, une conclusion générale brève et claire.
'''Mots –Clés:''' Times New Roman, 10, gras, italique (5 maximum)

Pour toute demande de renseignement, vous pouvez nous adresser un mail à conferences@osgeo.asso.fr

= Liste des cibles de communication =
Une première liste a été établie et est disponible à la page suivante

{| style="border-spacing:0;"
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| '''Organisme'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| '''Type'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| '''Diffusion libre?'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| '''Site web'''

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| GDR Magis
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Recherche
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://magis.ecole-navale.fr/ http://magis.ecole-navale.fr]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Twitter
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Réseaux sociaux
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [https://twitter.com/ https://twitter.com]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Google+
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Réseaux sociaux
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [https://plus.google.com/ https://plus.google.com]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| LinkedIn
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Réseaux sociaux
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://linkedin.com/ http://linkedin.com]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Viadeo
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Réseaux sociaux
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.viadeo.com/ http://www.viadeo.com/]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| LanyRD
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Réseaux sociaux
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://lanyrd.com/ http://lanyrd.com]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Meetup
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Réseaux sociaux
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.meetup.com/ http://www.meetup.com]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Georezo
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Forums francophones
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui (rubrique Géocommuniqué + Géomatique)
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://georezo.net/forum http://georezo.net/forum]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| ForumSIG
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Forums francophones
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://forumsig.org/ http://forumsig.org]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| OSGEO asso fr
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Blog/sites
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://osgeo.asso.fr/ http://osgeo.asso.fr]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| portailSIG
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Blog/sites
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://portailsig.org/ http://portailsig.org]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Geotribu
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Blog/sites
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://geotribu.net/ http://geotribu.net]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| GeoLibre
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Blog/sites
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://georezo.net/blog/geolibre/ http://georezo.net/blog/geolibre/]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| IGN
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Presse spécialisée
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.ign.fr/institut/liste-ign-magazine http://www.ign.fr/institut/liste-ign-magazine]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Osgeo fr
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Mailing Lists
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/francophone http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/francophone]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| OSM Talk
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Mailing Lists
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://lists.openstreetmap.org/listinfo/talk-fr http://lists.openstreetmap.org/listinfo/talk-fr]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| SIG La Lettre
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Presse spécialisée
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.sig-la-lettre.com/ http://www.sig-la-lettre.com]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Géomatique Expert
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Presse spécialisée
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.geomag.fr/ http://www.geomag.fr]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Revue XYZ
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Presse spécialisée
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.xyzrevue.com/ http://www.xyzrevue.com]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| AFIGEO
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Association de professionnels
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.afigeo.asso.fr/ http://www.afigeo.asso.fr]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| CNFG
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Association de professionnels
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.cnfg.fr/ http://www.cnfg.fr]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| CapDigital
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Association de professionnels
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.capdigital.com/cap-digital/a-propos/lequipe/ http://www.capdigital.com/cap-digital/a-propos/lequipe/]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Gazette des communes
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Association de professionnels
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.lagazettedescommunes.com/ http://www.lagazettedescommunes.com]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| ICA
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Association de professionnels
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://opensourcegeospatial.icaci.org/ http://opensourcegeospatial.icaci.org]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| La fonderie
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Promotion de l'innovation
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.lafonderie-idf.fr/ http://www.lafonderie-idf.fr]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Framasoft
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Blog/sites
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.framasoft.net/rubrique425.html http://www.framasoft.net/rubrique425.html]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Le Monde Informatique
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Presse spécialisée
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.lemondeinformatique.fr/agenda/ http://www.lemondeinformatique.fr/agenda/]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| ForumOGC France
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Association de professionnels
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.forumogcfrance.org/ http://www.forumogcfrance.org]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Osm France
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Blog/sites
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://openstreetmap.fr/ http://openstreetmap.fr]

|}
Il reste à valider/compléter cette liste des organismes à cibler en fonction des communiqués de presse

= Promotion physique lors de l'événement =
== Flyers et plaquette ==
L'ensemble du « kit classique » de l'OSGEO doit être repris pour essayer de promouvoir l'association au cours de l'événement et gagner des adhérents.

Par ailleurs, une plaquette dédiée (où sont mentionnées les sponsors) doit être imprimée. Elle doit permettre d'avoir un aperçu du programme de la journée.

== Goodies ==
Ceux-ci sont séparés car il est prévu de solliciter le comité Osgeo-Marketing pour cette opération. Il serait possible d'avoir des tee-shirts, les DVD Live.

Nicolas Bozon a indiqué prendre le « lead » sur cet aspect, étant membre de dudit comité.

= Questions ouvertes sur la communication =
== Centralisation des accès ==
Quel compte utiliser pour les actions de communication ?

== Présence de OSM France et de l'Osgeo-Quebec ==
Il peut être intéressant de les solliciter. En fonction des retours, il serait intéressant de coordonner nos actions avec eux.

== L'après-FROG ==
Le soir-même, un repas de manière informel pour ceux qui « font durer » le plaisir?

Quelle présence au rendez-vous SIG La Lettre de l'OSGeo ?

Un stand Osgeo est-t-il envisagé?

[[Category: Local chapter francophone]]
[[Category: FROG2013]]

Communication FROG2013

2012-12-30T16:25:33Z

Wiki-Ctuffery: /* Mis en place et suivi du site web */

Page de la commission communication FROG 2013

Ses missions identifiées sont les suivantes :

* Mise en œuvre du site web
* Rédaction des communiqués de presse
* Liste des cibles de communication
* Promotion physique lors de l'événement

C'est ce canevas qui guide le plan ci-dessous

'''TODO En outre, ce document est accompagné d'un calendrier prévisionnel propre à la communication qui a vocation à être réintégré dans le document de suivi principal [https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AqRapkqfr8yZdEpFc1hZMW9KR3dyN3E%20tRmI2eTdERnc#gid=7 https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AqRapkqfr8yZdEpFc1hZMW9KR3dyN3E%20tRmI2eTdERnc#gid=7]

= Mise en place et suivi du site web =

== Fonctionnement technique actuel du site proposé ==
Le site repose sur le système de wiki de Trac. Des pages du wiki sont dynamiquement rendues en html5/css3, selon des templates Cheetah. Le contenu des pages comme celui des templates peuvent donc être modifiés directement via le wiki.

Cela pose le problème que l'hébergement ne peut avoir lieu sur le serveur mutualisé Osgeo-fr (qui ne permet pas d'installer Trac). Néanmoins comme Cartogenic et GeoLabs proposent d'héberger gracieusement le site, cela ne pose pas de problème et surtout il apparaît inutile de décourager les bonnes volontés.

=== Actuellement ===

Ayant eu le besoin dans le cadre de la communication d'avoir une page unique, il a été proposé dans un premier temps de mettre une page statique temporaire ouverte à tous sur http://frog.osgeo.fr en attendant le véritable lancement du site définitif.

=== Site en développement ===

Pour gérer le site définitif, on prévoirait d'utiliser le domaine http://frogprod.osgeo.fr si possible, ou quelque chose d'approchant, au pire
frog.foss4g.fr temporairement (cf remarque ci-dessus)
Dans tous les cas, un htaccess devrait être remis en place pour qu'il ne soit pas du tout accessible tant que la com' ne décide pas que le site est terminé et rempli, ce qui correspondra au premier vrai CdP d'annonce officielle.

=== "Bascule" à la date de communication officielle ===

Passage de http://frogprod.osgeo.fr vers http://frog.osgeo.fr

=== L'après évènement 2013 ===

Changement pour repasser de http://frog.osgeo.fr vers frog2013.osgeo.fr (avec aspirateur de site) et page statique sur http://frog.osgeo.fr
Prévoir où mettre à disposition le contenu présenté lors de l'événement

Les sous-domaines sont à fixer

== Organisation du contenu du site ==
La maquette proposée fait office de première proposition de la part de Cartogenic.

Dans notre contexte, le site web en draft est prêt. Il va permettre de faire des propositions plus facilement que sans visuel.

Il faut donc déterminer si les rubriques principales conviennent :

* Discuter des rubriques
** Menu principal
*** Accueil (titre actuel: Une journée de conférence sur la géomatique et les données géographiques libres)
*** A propos (de FROG)
*** Programme (Planning sessions)
*** Sponsors (Merci à nos sponsors)
*** Accès (Plan d'accès IGN)

** Pied de page

* Licence du contenu du site
* Contenu des pages

Des questions restent encore en suspens qui peuvent impacter le site web.

Nous pouvons ainsi citer:

* la manière dont seront soumises les présentations lors de l'appel à communication (mail, formulaire, autre)
* le lieu où seront stockées les présentations après l'événement
* le choix de l'utilisation un texte introductif pour chaque présentation (avec des infos sommaires sur le présentateur), si nécessaire
* la manière de présenter les pages dédiées aux sponsors (Or et Argent) en dehors du logo
* la politique pour savoir qui a les droits d'accès à la mise à jour du site (contenu)

= Rédaction des communiqués de presse =

== Rappel lié à la rédaction : ==

* Un mini-guide [http://www.lestrucsdunjournaliste.com/2009/06/le-communique-de-presse.html http://www.lestrucsdunjournaliste.com/2009/06/le-communique-de-presse.html]
* Les sponsors or doivent apparaître

== Les différents types de communiqués ==
Ils sont liés à minima à plusieurs phases dans la mise en œuvre de l'événement.

* L'appel à sponsoring
* L'appel à participation
* L'annonce de l'événement (inscriptions
* Le rappel de l'événement (l'après-événement)

Il reste à définir les cibles de communication pour chacun des communiqués

== Les communiqués ==

=== Appel à contribution ===

L'OSGeo-fr organise le 10 juin 2013 la journée Francophone Open Source Géomatique (FROG) à Paris dans les locaux de l'IGN (Saint-Mandé). Cette rencontre entre les développeurs et les utilisateurs des outils libres et Open Source en géomatique permettra de partager nos connaissances et notre expérience. Les conférences se dérouleront en deux sessions parallèles, l'une dédiée aux développements passés ou en cours sur les outils, l'autre sera elle plus axée sur des cas pratiques d'utilisation des outils géomatiques libres.

Les participants à la journée Francophone Open Source Géomatique (FROG) qui souhaitent présenter des communications doivent soumettre leurs résumés avant le 16 février 2013. Les résumés doivent être envoyés a l’adresse suivante : conferences@osgeo.asso.fr. Les résumés seront évalués par le comité de programme, et les auteurs seront informés de leur acceptation fin avril 2013. Les présentations acceptées seront toutes mises à disposition sur le site de la conférence [1]. Un guide des bonnes pratiques sera également disponible sur le site.

'''Les contraintes pour les présentations :'''

Les présentations dans les deux sessions dureront 20 minutes suivit de 5 minutes de questions. Les présentations seront envoyées au format PDF 7 jours avant l’événement à l'adresse conferences@osgeo.asso.fr pour permettre de gagner du temps dans le déroulement de la journée. Ces présentations seront par la suite mises à disposition sur le site du FROG.

'''Quelques règles éditoriales pour le résumé :'''

La longueur du résumé ne doit pas dépasser une page DIN-A4 [titres, auteur(s), mots clés, texte, espaces compris]

'''TITRE DE LA COMMUNICATION EN FRANÇAIS''' (TIMES NEW ROMAN, 14, MAJUSCULE, GRAS, CENTRÉ)
Auteur1 Prénom NOM1, Auteur2 Prénom NOM2, Auteur3 Prénom NOM3, ... (Times New Roman, gras, 10, Centré)
1Auteur1 titre et adresse complète (Times New Roman, 10, Italique, Centré) 2Auteur2 titre et adresse complète 3Auteur3 titre et adresse complète

[1] http://frog.osgeo.fr/

……………………………………………………

Auteur de correspondance: Nom, téléphone, fax, Email : aaaaa@bbbb.ccc

'''RESUMÉ''' (Times New Roman, 10, gras) Texte du résumé en français : Times New Roman, 10, simple espace et justifié. Le résumé doit être clair, concis, et ne pas excéder 2000 caractères, espaces inclus. Il doit comporter : l’objectif de l’étude, une brève description des principales méthodes, les résultats suffisamment détaillés pour justifier les conclusions, une conclusion générale brève et claire.
'''Mots –Clés:''' Times New Roman, 10, gras, italique (5 maximum)

Pour toute demande de renseignement, vous pouvez nous adresser un mail à conferences@osgeo.asso.fr

= Liste des cibles de communication =
Une première liste a été établie et est disponible à la page suivante

{| style="border-spacing:0;"
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| '''Organisme'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| '''Type'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| '''Diffusion libre?'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| '''Site web'''

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| GDR Magis
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Recherche
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://magis.ecole-navale.fr/ http://magis.ecole-navale.fr]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Twitter
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Réseaux sociaux
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [https://twitter.com/ https://twitter.com]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Google+
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Réseaux sociaux
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [https://plus.google.com/ https://plus.google.com]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| LinkedIn
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Réseaux sociaux
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://linkedin.com/ http://linkedin.com]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Viadeo
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Réseaux sociaux
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.viadeo.com/ http://www.viadeo.com/]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| LanyRD
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Réseaux sociaux
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://lanyrd.com/ http://lanyrd.com]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Meetup
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Réseaux sociaux
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.meetup.com/ http://www.meetup.com]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Georezo
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Forums francophones
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui (rubrique Géocommuniqué + Géomatique)
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://georezo.net/forum http://georezo.net/forum]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| ForumSIG
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Forums francophones
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://forumsig.org/ http://forumsig.org]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| OSGEO asso fr
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Blog/sites
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://osgeo.asso.fr/ http://osgeo.asso.fr]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| portailSIG
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Blog/sites
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://portailsig.org/ http://portailsig.org]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Geotribu
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Blog/sites
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://geotribu.net/ http://geotribu.net]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| GeoLibre
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Blog/sites
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://georezo.net/blog/geolibre/ http://georezo.net/blog/geolibre/]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| IGN
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Presse spécialisée
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.ign.fr/institut/liste-ign-magazine http://www.ign.fr/institut/liste-ign-magazine]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Osgeo fr
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Mailing Lists
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/francophone http://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/francophone]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| OSM Talk
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Mailing Lists
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://lists.openstreetmap.org/listinfo/talk-fr http://lists.openstreetmap.org/listinfo/talk-fr]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| SIG La Lettre
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Presse spécialisée
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.sig-la-lettre.com/ http://www.sig-la-lettre.com]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Géomatique Expert
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Presse spécialisée
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.geomag.fr/ http://www.geomag.fr]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Revue XYZ
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Presse spécialisée
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.xyzrevue.com/ http://www.xyzrevue.com]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| AFIGEO
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Association de professionnels
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.afigeo.asso.fr/ http://www.afigeo.asso.fr]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| CNFG
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Association de professionnels
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.cnfg.fr/ http://www.cnfg.fr]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| CapDigital
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Association de professionnels
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.capdigital.com/cap-digital/a-propos/lequipe/ http://www.capdigital.com/cap-digital/a-propos/lequipe/]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Gazette des communes
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Association de professionnels
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.lagazettedescommunes.com/ http://www.lagazettedescommunes.com]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| ICA
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Association de professionnels
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Oui
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://opensourcegeospatial.icaci.org/ http://opensourcegeospatial.icaci.org]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| La fonderie
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Promotion de l'innovation
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.lafonderie-idf.fr/ http://www.lafonderie-idf.fr]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Framasoft
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Blog/sites
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.framasoft.net/rubrique425.html http://www.framasoft.net/rubrique425.html]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Le Monde Informatique
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Presse spécialisée
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.lemondeinformatique.fr/agenda/ http://www.lemondeinformatique.fr/agenda/]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| ForumOGC France
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Association de professionnels
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://www.forumogcfrance.org/ http://www.forumogcfrance.org]

|-
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Osm France
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Blog/sites
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| Non
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.049cm;"| [http://openstreetmap.fr/ http://openstreetmap.fr]

|}
Il reste à valider/compléter cette liste des organismes à cibler en fonction des communiqués de presse

= Promotion physique lors de l'événement =
== Flyers et plaquette ==
L'ensemble du « kit classique » de l'OSGEO doit être repris pour essayer de promouvoir l'association au cours de l'événement et gagner des adhérents.

Par ailleurs, une plaquette dédiée (où sont mentionnées les sponsors) doit être imprimée. Elle doit permettre d'avoir un aperçu du programme de la journée.

== Goodies ==
Ceux-ci sont séparés car il est prévu de solliciter le comité Osgeo-Marketing pour cette opération. Il serait possible d'avoir des tee-shirts, les DVD Live.

Nicolas Bozon a indiqué prendre le « lead » sur cet aspect, étant membre de dudit comité.

= Questions ouvertes sur la communication =
== Centralisation des accès ==
Quel compte utiliser pour les actions de communication ?

== Présence de OSM France et de l'Osgeo-Quebec ==
Il peut être intéressant de les solliciter. En fonction des retours, il serait intéressant de coordonner nos actions avec eux.

== L'après-FROG ==
Le soir-même, un repas de manière informel pour ceux qui « font durer » le plaisir?

Quelle présence au rendez-vous SIG La Lettre de l'OSGeo ?

Un stand Osgeo est-t-il envisagé?

[[Category: Local chapter francophone]]
[[Category: FROG2013]]

Reunions FROG2013

2012-11-29T15:04:03Z

Wiki-Ctuffery: /* 22/11/2012 */

= Réunions organisation du FROG 2013 =

== 22/11/2012 ==

*[[Media:Log_osgeo_fr_22_11_2012.odt |Log IRC 22/11/2012 (format ODT)]]

''' Compte-rendu de la réunion sur l'IRC jeudi 22/11 (20h-21h07)'''
*'''L'ODJ de la réunion est le suivant :'''
** état d'avancement général de la préparation de FROG 2013 : liste des tâches et rappel des noms des responsables, tâches déjà réalisées, points acquis, problèmes rencontrés (le GoogleDoc est à consulter avant la réunion)
** pointage des tâches à réaliser et de leur position sur le calendrier
** questions posées sur la liste Osgeo-fr
** date des prochaines réunions sur l'IRC
** divers

*'''Participants présents :'''
** Yves Jacolin
** Vincent Picavet
** Thomas Gratier
** Nicolas Bozon
** Etienne Delay
** Christophe Tufféry

*'''Participant absent excusé :'''
** David Martinez Morata

----
'''Début de la réunion : 20h00'''

* La réunion est ouverte par C. Tufféry.
* Il est décidé de faire un compte-rendu et de diffuser le log de la réunion sur la ML.
* Un rappel est fait à l'ODJ diffusé sur la ML [http://osgeo-org.1560.n6.nabble.com/Fwd-Rappel-reunion-sur-l-IRC-demain-jeudi-22-11-a-20h-pour-la-preparation-de-FROG2013-td5018018.html]

'''1. Etat d'avancement général de la préparation de FROG2013'''
* C. Tufféry vérifie si tout le monde a vu la liste des tâches et les noms des responsables
* Il est proposé que chaque chef de comité fasse le point sur son comité

'''2. Comité Finances (V. Picavet)'''
* Peu d'éléments à annoncer.
* Sur le projet de budget prévisionnel qui a été diffusé, il fait part de sa principale inquiétude sur le montant global.
* La question est posée de savoir si les 4 sponsors déclarés le sont vraiment ou pas encore.
* Il est précise que
* Pour le moment, les repas doivent être payés par les participants. Ce poste budgétaire est donc à soustraire du montant global des dépenses. Mais si le montant des apports des sponsors le permet, il pourra être envisagé de prendre à la charge du budget ce poste de dépenses.
* Le montant du repas devrait être inférieur à 20€ par personne (de l'ordre de 14€).
* Les autres inconnues sont :
** le coût de l'assurance pour les locaux (Y. Jacolin a pris contact avec l'assurance mais sans réponse pour l'instant)
** le coût du gardiennage pour les heures après 17h ou 18h.
** le coût définitif des repas sera fixé dès que sera validé l'accès aux deux salles de l'IGN et que l'institut peut fournir des prix précis pour les repas.

* V. Picavet a jusqu'à mi-décembre (S 48 dans le calendrier du GoogleDoc) pour obtenir les informations auprès de l'IGN.
* Selon le montant des sponsorisations à mi-janvier, juste avant le début des inscriptions, il sera décidé d'offrir ou pas les repas aux participants
* Les premières dépenses devront être engagées en fonction des besoins des autres comités. Selon ces besoins, il faudra décider des sommes qui peuvent être engagées.
* N. Bozon propose de demander à l'OSGeo-marketing les goodies OSGeo (teeshirts, etc.) Comme il fait partie du Comité OSGeo-Marketing, cela devrait faciliter l'obtention des goodies. Après échange, (plus tard dans le log de la réunion) la demande à l'OSGeo-marketing est actée. N. Bozon s'en occupe.
* Du coup, on peut supprimer la ligne "Goodies" des postes de dépenses du budget.
* Pour les autres points du Comité Finances, les tâches sont indiquées dans le GoogleDoc.

'''3. Comité Communication (T. Gratier et D. Martinez Morata)'''
* Peu de choses ont été faites, à part un début de diffusion de l'info sur certains sites
* N. Bozon indique qu'un site web a déjà été préparé (logo, pages essentielles). La mise en ligne devrait intervenir très rapidement.
* C'est un CMS, basé sur Trac (html5 et css3), auquel tous les responsables de comités pourront s'inscrire et éditer leurs pages
* Plusieurs échanges concernent l'hébergement et les outils de gestion de développement (Git, Trac, SVN etc.).
* OSGeo-fr dispose d'un hébergement mutualisé chez OVH, mais ne permet pas l'hébergement de Trac.
* GeoLabs héberge la maquette : la base peut être hébergée puis redirigée vers une adresse de type frog2013.osgeo.fr.
* N. Bozon propose d'envoyer dès le 23/11 l'url sur la ML
* T. Gratier doit faire le tour des personnes concernées la semaine prochaine (S48).
* Sur les relations avec SIG LL, T. Gratier demande ce qu'assure SIG LL comme communication de FROG2013 : pour l'instant on l'ignore
* N. Bozon propose d'utiliser EventBrite pour les inscriptions. Après vérification qu'EventBrite permet d'éditer des factures, cette proposition est retenue.
* Y. Jacolin souligne que le plus gros du travail de communication va devoir être fait dans les prochaines semaines même si la communication est une tâche permanente jusqu'à l'événement. Cela implique de travailler sur ce domaine (site, membres du comité de programme, diffusion sur les réseaux, etc.) sans attendre que le programme soit défini en détails.
* T. Gratier doit avancer sur le domaine de la communication, V. Picavet et Y. Jacolin peuvent intervenir en appui si besoin. T. Gratier s'engage à diffuser un message sur la ML avant la fin de la semaine prochaine (S48).
* V. Picavet s'occupe des liens avec SIG LL.
* C. Tufféry propose une réunion IRC spécialement consacrée à la communication vers le 15-20/12 (S 50 ou 51).
* V. Picavet insiste pour utiliser le GoogleDoc et assurer la gestion des tâches dans cet outil qui permet de voir comment avance le projet.

'''4. Comité Programme (E. Delay)'''
* L'appel à participation doit commencer en janvier et finir en mars (voire en février s'il le faut).
* Sur le type de présentation, les présentations ne devront pas être orientées en fonction d'un sujet. Elles pourront porter sur les SIG OS en général.
* L'événement comportera bien deux sessions : une session thématique et une session technique. Il faut bien dissocier les deux. Il y aura deux publics en partie distincts à cause de l'éloignement des deux salles : il ne sera pas vraiment possible de changer de salle entre deux communications.
* Concernant le comité de programme il est proposé que ce comité soit composé de 7 personnes. Ce comité sera chargé de se prononcer sur les communications proposées.
* Après avis, il est retenu que ce comité sera mixte, composé de professionnels, d'universitaires, d'institutionnels. Il devrait y avoir des utilisateurs pour les aspects thématiques (de domaines métiers différents si possible) et des développeurs pour les aspects techniques.
* On peut déjà proposer directement à des individus d'en faire partie.
* L'appel à communications des Rencontres SIGLL est déjà sorti [http://www.rencontres-sig-la-lettre.fr/appel-a-propositions-2013/]

'''5. Comité Logistique (Y. Jacolin)'''
* Y. Jacolin n'a rien de particulier à dire pour l'instant.
* V. Picavet doit confirmer avec l'IGN la disponibilité des deux salles.
* V. Picavet propose un prestataire (traiteur). Après échange, la demande d'un devis à ce prestataire est actée. Y. Jacolin et V. Picavet s'en occupent.

'''6. Autres points :'''
* RAS

'''L'ODJ est fini.'''

* Prochaine réunion d'ici 15 jours (S. 49) et rappel d'une réunion spéciale sur la communication en S. 50 ou S. 51.

'''* Fin de la réunion : 21h07'''

Reunions FROG2013

2012-11-29T15:03:35Z

Wiki-Ctuffery: /* 22/11/2012 */

= Réunions organisation du FROG 2013 =

== 22/11/2012 ==

*[[Media:Log_osgeo_fr_22_11_2012.odt |Log IRC 22/11/2012 (format ODT)]]

''' Compte-rendu de la réunion sur l'IRC jeudi 22/11 (20h-21h07)'''
*'''L'ODJ de la réunion est le suivant :'''
** état d'avancement général de la préparation de FROG 2013 : liste des tâches et rappel des noms des responsables, tâches déjà réalisées, points acquis, problèmes rencontrés (le GoogleDoc est à consulter avant la réunion)
** pointage des tâches à réaliser et de leur position sur le calendrier
** questions posées sur la liste Osgeo-fr
** date des prochaines réunions sur l'IRC
** divers

*'''Participants présents :'''
** Yves Jacolin
** Vincent Picavet
** Thomas Gratier
** Nicolas Bozon
** Etienne Delay
** Christophe Tufféry

*'''Participant absent excusé :'''
** David Martinez Morata

----
'''* Début de la réunion : 20h00'''

* La réunion est ouverte par C. Tufféry.
* Il est décidé de faire un compte-rendu et de diffuser le log de la réunion sur la ML.
* Un rappel est fait à l'ODJ diffusé sur la ML [http://osgeo-org.1560.n6.nabble.com/Fwd-Rappel-reunion-sur-l-IRC-demain-jeudi-22-11-a-20h-pour-la-preparation-de-FROG2013-td5018018.html]

'''1. Etat d'avancement général de la préparation de FROG2013'''
* C. Tufféry vérifie si tout le monde a vu la liste des tâches et les noms des responsables
* Il est proposé que chaque chef de comité fasse le point sur son comité

'''2. Comité Finances (V. Picavet)'''
* Peu d'éléments à annoncer.
* Sur le projet de budget prévisionnel qui a été diffusé, il fait part de sa principale inquiétude sur le montant global.
* La question est posée de savoir si les 4 sponsors déclarés le sont vraiment ou pas encore.
* Il est précise que
* Pour le moment, les repas doivent être payés par les participants. Ce poste budgétaire est donc à soustraire du montant global des dépenses. Mais si le montant des apports des sponsors le permet, il pourra être envisagé de prendre à la charge du budget ce poste de dépenses.
* Le montant du repas devrait être inférieur à 20€ par personne (de l'ordre de 14€).
* Les autres inconnues sont :
** le coût de l'assurance pour les locaux (Y. Jacolin a pris contact avec l'assurance mais sans réponse pour l'instant)
** le coût du gardiennage pour les heures après 17h ou 18h.
** le coût définitif des repas sera fixé dès que sera validé l'accès aux deux salles de l'IGN et que l'institut peut fournir des prix précis pour les repas.

* V. Picavet a jusqu'à mi-décembre (S 48 dans le calendrier du GoogleDoc) pour obtenir les informations auprès de l'IGN.
* Selon le montant des sponsorisations à mi-janvier, juste avant le début des inscriptions, il sera décidé d'offrir ou pas les repas aux participants
* Les premières dépenses devront être engagées en fonction des besoins des autres comités. Selon ces besoins, il faudra décider des sommes qui peuvent être engagées.
* N. Bozon propose de demander à l'OSGeo-marketing les goodies OSGeo (teeshirts, etc.) Comme il fait partie du Comité OSGeo-Marketing, cela devrait faciliter l'obtention des goodies. Après échange, (plus tard dans le log de la réunion) la demande à l'OSGeo-marketing est actée. N. Bozon s'en occupe.
* Du coup, on peut supprimer la ligne "Goodies" des postes de dépenses du budget.
* Pour les autres points du Comité Finances, les tâches sont indiquées dans le GoogleDoc.

'''3. Comité Communication (T. Gratier et D. Martinez Morata)'''
* Peu de choses ont été faites, à part un début de diffusion de l'info sur certains sites
* N. Bozon indique qu'un site web a déjà été préparé (logo, pages essentielles). La mise en ligne devrait intervenir très rapidement.
* C'est un CMS, basé sur Trac (html5 et css3), auquel tous les responsables de comités pourront s'inscrire et éditer leurs pages
* Plusieurs échanges concernent l'hébergement et les outils de gestion de développement (Git, Trac, SVN etc.).
* OSGeo-fr dispose d'un hébergement mutualisé chez OVH, mais ne permet pas l'hébergement de Trac.
* GeoLabs héberge la maquette : la base peut être hébergée puis redirigée vers une adresse de type frog2013.osgeo.fr.
* N. Bozon propose d'envoyer dès le 23/11 l'url sur la ML
* T. Gratier doit faire le tour des personnes concernées la semaine prochaine (S48).
* Sur les relations avec SIG LL, T. Gratier demande ce qu'assure SIG LL comme communication de FROG2013 : pour l'instant on l'ignore
* N. Bozon propose d'utiliser EventBrite pour les inscriptions. Après vérification qu'EventBrite permet d'éditer des factures, cette proposition est retenue.
* Y. Jacolin souligne que le plus gros du travail de communication va devoir être fait dans les prochaines semaines même si la communication est une tâche permanente jusqu'à l'événement. Cela implique de travailler sur ce domaine (site, membres du comité de programme, diffusion sur les réseaux, etc.) sans attendre que le programme soit défini en détails.
* T. Gratier doit avancer sur le domaine de la communication, V. Picavet et Y. Jacolin peuvent intervenir en appui si besoin. T. Gratier s'engage à diffuser un message sur la ML avant la fin de la semaine prochaine (S48).
* V. Picavet s'occupe des liens avec SIG LL.
* C. Tufféry propose une réunion IRC spécialement consacrée à la communication vers le 15-20/12 (S 50 ou 51).
* V. Picavet insiste pour utiliser le GoogleDoc et assurer la gestion des tâches dans cet outil qui permet de voir comment avance le projet.

'''4. Comité Programme (E. Delay)'''
* L'appel à participation doit commencer en janvier et finir en mars (voire en février s'il le faut).
* Sur le type de présentation, les présentations ne devront pas être orientées en fonction d'un sujet. Elles pourront porter sur les SIG OS en général.
* L'événement comportera bien deux sessions : une session thématique et une session technique. Il faut bien dissocier les deux. Il y aura deux publics en partie distincts à cause de l'éloignement des deux salles : il ne sera pas vraiment possible de changer de salle entre deux communications.
* Concernant le comité de programme il est proposé que ce comité soit composé de 7 personnes. Ce comité sera chargé de se prononcer sur les communications proposées.
* Après avis, il est retenu que ce comité sera mixte, composé de professionnels, d'universitaires, d'institutionnels. Il devrait y avoir des utilisateurs pour les aspects thématiques (de domaines métiers différents si possible) et des développeurs pour les aspects techniques.
* On peut déjà proposer directement à des individus d'en faire partie.
* L'appel à communications des Rencontres SIGLL est déjà sorti [http://www.rencontres-sig-la-lettre.fr/appel-a-propositions-2013/]

'''5. Comité Logistique (Y. Jacolin)'''
* Y. Jacolin n'a rien de particulier à dire pour l'instant.
* V. Picavet doit confirmer avec l'IGN la disponibilité des deux salles.
* V. Picavet propose un prestataire (traiteur). Après échange, la demande d'un devis à ce prestataire est actée. Y. Jacolin et V. Picavet s'en occupent.

'''6. Autres points :'''
* RAS

'''L'ODJ est fini.'''

* Prochaine réunion d'ici 15 jours (S. 49) et rappel d'une réunion spéciale sur la communication en S. 50 ou S. 51.

'''* Fin de la réunion : 21h07'''

Reunions FROG2013

2012-11-29T15:03:04Z

Wiki-Ctuffery: /* 22/11/2012 */

= Réunions organisation du FROG 2013 =

== 22/11/2012 ==

*[[Media:Log_osgeo_fr_22_11_2012.odt |Log IRC 22/11/2012 (format ODT)]]

'''* Compte-rendu de la réunion sur l'IRC jeudi 22/11 (20h-21h07)'''
**'''L'ODJ de la réunion est le suivant :'''
*** état d'avancement général de la préparation de FROG 2013 : liste des tâches et rappel des noms des responsables, tâches déjà réalisées, points acquis, problèmes rencontrés (le GoogleDoc est à consulter avant la réunion)
*** pointage des tâches à réaliser et de leur position sur le calendrier
*** questions posées sur la liste Osgeo-fr
*** date des prochaines réunions sur l'IRC
*** divers

*'''Participants présents :'''
** Yves Jacolin
** Vincent Picavet
** Thomas Gratier
** Nicolas Bozon
** Etienne Delay
** Christophe Tufféry

*'''Participant absent excusé :'''
** David Martinez Morata

----
'''* Début de la réunion : 20h00'''

* La réunion est ouverte par C. Tufféry.
* Il est décidé de faire un compte-rendu et de diffuser le log de la réunion sur la ML.
* Un rappel est fait à l'ODJ diffusé sur la ML [http://osgeo-org.1560.n6.nabble.com/Fwd-Rappel-reunion-sur-l-IRC-demain-jeudi-22-11-a-20h-pour-la-preparation-de-FROG2013-td5018018.html]

'''1. Etat d'avancement général de la préparation de FROG2013'''
* C. Tufféry vérifie si tout le monde a vu la liste des tâches et les noms des responsables
* Il est proposé que chaque chef de comité fasse le point sur son comité

'''2. Comité Finances (V. Picavet)'''
* Peu d'éléments à annoncer.
* Sur le projet de budget prévisionnel qui a été diffusé, il fait part de sa principale inquiétude sur le montant global.
* La question est posée de savoir si les 4 sponsors déclarés le sont vraiment ou pas encore.
* Il est précise que
* Pour le moment, les repas doivent être payés par les participants. Ce poste budgétaire est donc à soustraire du montant global des dépenses. Mais si le montant des apports des sponsors le permet, il pourra être envisagé de prendre à la charge du budget ce poste de dépenses.
* Le montant du repas devrait être inférieur à 20€ par personne (de l'ordre de 14€).
* Les autres inconnues sont :
** le coût de l'assurance pour les locaux (Y. Jacolin a pris contact avec l'assurance mais sans réponse pour l'instant)
** le coût du gardiennage pour les heures après 17h ou 18h.
** le coût définitif des repas sera fixé dès que sera validé l'accès aux deux salles de l'IGN et que l'institut peut fournir des prix précis pour les repas.

* V. Picavet a jusqu'à mi-décembre (S 48 dans le calendrier du GoogleDoc) pour obtenir les informations auprès de l'IGN.
* Selon le montant des sponsorisations à mi-janvier, juste avant le début des inscriptions, il sera décidé d'offrir ou pas les repas aux participants
* Les premières dépenses devront être engagées en fonction des besoins des autres comités. Selon ces besoins, il faudra décider des sommes qui peuvent être engagées.
* N. Bozon propose de demander à l'OSGeo-marketing les goodies OSGeo (teeshirts, etc.) Comme il fait partie du Comité OSGeo-Marketing, cela devrait faciliter l'obtention des goodies. Après échange, (plus tard dans le log de la réunion) la demande à l'OSGeo-marketing est actée. N. Bozon s'en occupe.
* Du coup, on peut supprimer la ligne "Goodies" des postes de dépenses du budget.
* Pour les autres points du Comité Finances, les tâches sont indiquées dans le GoogleDoc.

'''3. Comité Communication (T. Gratier et D. Martinez Morata)'''
* Peu de choses ont été faites, à part un début de diffusion de l'info sur certains sites
* N. Bozon indique qu'un site web a déjà été préparé (logo, pages essentielles). La mise en ligne devrait intervenir très rapidement.
* C'est un CMS, basé sur Trac (html5 et css3), auquel tous les responsables de comités pourront s'inscrire et éditer leurs pages
* Plusieurs échanges concernent l'hébergement et les outils de gestion de développement (Git, Trac, SVN etc.).
* OSGeo-fr dispose d'un hébergement mutualisé chez OVH, mais ne permet pas l'hébergement de Trac.
* GeoLabs héberge la maquette : la base peut être hébergée puis redirigée vers une adresse de type frog2013.osgeo.fr.
* N. Bozon propose d'envoyer dès le 23/11 l'url sur la ML
* T. Gratier doit faire le tour des personnes concernées la semaine prochaine (S48).
* Sur les relations avec SIG LL, T. Gratier demande ce qu'assure SIG LL comme communication de FROG2013 : pour l'instant on l'ignore
* N. Bozon propose d'utiliser EventBrite pour les inscriptions. Après vérification qu'EventBrite permet d'éditer des factures, cette proposition est retenue.
* Y. Jacolin souligne que le plus gros du travail de communication va devoir être fait dans les prochaines semaines même si la communication est une tâche permanente jusqu'à l'événement. Cela implique de travailler sur ce domaine (site, membres du comité de programme, diffusion sur les réseaux, etc.) sans attendre que le programme soit défini en détails.
* T. Gratier doit avancer sur le domaine de la communication, V. Picavet et Y. Jacolin peuvent intervenir en appui si besoin. T. Gratier s'engage à diffuser un message sur la ML avant la fin de la semaine prochaine (S48).
* V. Picavet s'occupe des liens avec SIG LL.
* C. Tufféry propose une réunion IRC spécialement consacrée à la communication vers le 15-20/12 (S 50 ou 51).
* V. Picavet insiste pour utiliser le GoogleDoc et assurer la gestion des tâches dans cet outil qui permet de voir comment avance le projet.

'''4. Comité Programme (E. Delay)'''
* L'appel à participation doit commencer en janvier et finir en mars (voire en février s'il le faut).
* Sur le type de présentation, les présentations ne devront pas être orientées en fonction d'un sujet. Elles pourront porter sur les SIG OS en général.
* L'événement comportera bien deux sessions : une session thématique et une session technique. Il faut bien dissocier les deux. Il y aura deux publics en partie distincts à cause de l'éloignement des deux salles : il ne sera pas vraiment possible de changer de salle entre deux communications.
* Concernant le comité de programme il est proposé que ce comité soit composé de 7 personnes. Ce comité sera chargé de se prononcer sur les communications proposées.
* Après avis, il est retenu que ce comité sera mixte, composé de professionnels, d'universitaires, d'institutionnels. Il devrait y avoir des utilisateurs pour les aspects thématiques (de domaines métiers différents si possible) et des développeurs pour les aspects techniques.
* On peut déjà proposer directement à des individus d'en faire partie.
* L'appel à communications des Rencontres SIGLL est déjà sorti [http://www.rencontres-sig-la-lettre.fr/appel-a-propositions-2013/]

'''5. Comité Logistique (Y. Jacolin)'''
* Y. Jacolin n'a rien de particulier à dire pour l'instant.
* V. Picavet doit confirmer avec l'IGN la disponibilité des deux salles.
* V. Picavet propose un prestataire (traiteur). Après échange, la demande d'un devis à ce prestataire est actée. Y. Jacolin et V. Picavet s'en occupent.

'''6. Autres points :'''
* RAS

'''L'ODJ est fini.'''

* Prochaine réunion d'ici 15 jours (S. 49) et rappel d'une réunion spéciale sur la communication en S. 50 ou S. 51.

'''* Fin de la réunion : 21h07'''

Reunions FROG2013

2012-11-29T15:02:36Z

Wiki-Ctuffery: /* 22/11/2012 */

= Réunions organisation du FROG 2013 =

== 22/11/2012 ==

*[[Media:Log_osgeo_fr_22_11_2012.odt |Log IRC 22/11/2012 (format ODT)]]

* Compte-rendu de la réunion sur l'IRC jeudi 22/11 (20h-21h07)
**'''L'ODJ de la réunion est le suivant :'''
*** état d'avancement général de la préparation de FROG 2013 : liste des tâches et rappel des noms des responsables, tâches déjà réalisées, points acquis, problèmes rencontrés (le GoogleDoc est à consulter avant la réunion)
*** pointage des tâches à réaliser et de leur position sur le calendrier
*** questions posées sur la liste Osgeo-fr
*** date des prochaines réunions sur l'IRC
*** divers

*'''Participants présents :'''
** Yves Jacolin
** Vincent Picavet
** Thomas Gratier
** Nicolas Bozon
** Etienne Delay
** Christophe Tufféry

*'''Participant absent excusé :'''
** David Martinez Morata

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'''* Début de la réunion : 20h00'''

* La réunion est ouverte par C. Tufféry.
* Il est décidé de faire un compte-rendu et de diffuser le log de la réunion sur la ML.
* Un rappel est fait à l'ODJ diffusé sur la ML [http://osgeo-org.1560.n6.nabble.com/Fwd-Rappel-reunion-sur-l-IRC-demain-jeudi-22-11-a-20h-pour-la-preparation-de-FROG2013-td5018018.html]

'''1. Etat d'avancement général de la préparation de FROG2013'''
* C. Tufféry vérifie si tout le monde a vu la liste des tâches et les noms des responsables
* Il est proposé que chaque chef de comité fasse le point sur son comité

'''2. Comité Finances (V. Picavet)'''
* Peu d'éléments à annoncer.
* Sur le projet de budget prévisionnel qui a été diffusé, il fait part de sa principale inquiétude sur le montant global.
* La question est posée de savoir si les 4 sponsors déclarés le sont vraiment ou pas encore.
* Il est précise que
* Pour le moment, les repas doivent être payés par les participants. Ce poste budgétaire est donc à soustraire du montant global des dépenses. Mais si le montant des apports des sponsors le permet, il pourra être envisagé de prendre à la charge du budget ce poste de dépenses.
* Le montant du repas devrait être inférieur à 20€ par personne (de l'ordre de 14€).
* Les autres inconnues sont :
** le coût de l'assurance pour les locaux (Y. Jacolin a pris contact avec l'assurance mais sans réponse pour l'instant)
** le coût du gardiennage pour les heures après 17h ou 18h.
** le coût définitif des repas sera fixé dès que sera validé l'accès aux deux salles de l'IGN et que l'institut peut fournir des prix précis pour les repas.

* V. Picavet a jusqu'à mi-décembre (S 48 dans le calendrier du GoogleDoc) pour obtenir les informations auprès de l'IGN.
* Selon le montant des sponsorisations à mi-janvier, juste avant le début des inscriptions, il sera décidé d'offrir ou pas les repas aux participants
* Les premières dépenses devront être engagées en fonction des besoins des autres comités. Selon ces besoins, il faudra décider des sommes qui peuvent être engagées.
* N. Bozon propose de demander à l'OSGeo-marketing les goodies OSGeo (teeshirts, etc.) Comme il fait partie du Comité OSGeo-Marketing, cela devrait faciliter l'obtention des goodies. Après échange, (plus tard dans le log de la réunion) la demande à l'OSGeo-marketing est actée. N. Bozon s'en occupe.
* Du coup, on peut supprimer la ligne "Goodies" des postes de dépenses du budget.
* Pour les autres points du Comité Finances, les tâches sont indiquées dans le GoogleDoc.

'''3. Comité Communication (T. Gratier et D. Martinez Morata)'''
* Peu de choses ont été faites, à part un début de diffusion de l'info sur certains sites
* N. Bozon indique qu'un site web a déjà été préparé (logo, pages essentielles). La mise en ligne devrait intervenir très rapidement.
* C'est un CMS, basé sur Trac (html5 et css3), auquel tous les responsables de comités pourront s'inscrire et éditer leurs pages
* Plusieurs échanges concernent l'hébergement et les outils de gestion de développement (Git, Trac, SVN etc.).
* OSGeo-fr dispose d'un hébergement mutualisé chez OVH, mais ne permet pas l'hébergement de Trac.
* GeoLabs héberge la maquette : la base peut être hébergée puis redirigée vers une adresse de type frog2013.osgeo.fr.
* N. Bozon propose d'envoyer dès le 23/11 l'url sur la ML
* T. Gratier doit faire le tour des personnes concernées la semaine prochaine (S48).
* Sur les relations avec SIG LL, T. Gratier demande ce qu'assure SIG LL comme communication de FROG2013 : pour l'instant on l'ignore
* N. Bozon propose d'utiliser EventBrite pour les inscriptions. Après vérification qu'EventBrite permet d'éditer des factures, cette proposition est retenue.
* Y. Jacolin souligne que le plus gros du travail de communication va devoir être fait dans les prochaines semaines même si la communication est une tâche permanente jusqu'à l'événement. Cela implique de travailler sur ce domaine (site, membres du comité de programme, diffusion sur les réseaux, etc.) sans attendre que le programme soit défini en détails.
* T. Gratier doit avancer sur le domaine de la communication, V. Picavet et Y. Jacolin peuvent intervenir en appui si besoin. T. Gratier s'engage à diffuser un message sur la ML avant la fin de la semaine prochaine (S48).
* V. Picavet s'occupe des liens avec SIG LL.
* C. Tufféry propose une réunion IRC spécialement consacrée à la communication vers le 15-20/12 (S 50 ou 51).
* V. Picavet insiste pour utiliser le GoogleDoc et assurer la gestion des tâches dans cet outil qui permet de voir comment avance le projet.

'''4. Comité Programme (E. Delay)'''
* L'appel à participation doit commencer en janvier et finir en mars (voire en février s'il le faut).
* Sur le type de présentation, les présentations ne devront pas être orientées en fonction d'un sujet. Elles pourront porter sur les SIG OS en général.
* L'événement comportera bien deux sessions : une session thématique et une session technique. Il faut bien dissocier les deux. Il y aura deux publics en partie distincts à cause de l'éloignement des deux salles : il ne sera pas vraiment possible de changer de salle entre deux communications.
* Concernant le comité de programme il est proposé que ce comité soit composé de 7 personnes. Ce comité sera chargé de se prononcer sur les communications proposées.
* Après avis, il est retenu que ce comité sera mixte, composé de professionnels, d'universitaires, d'institutionnels. Il devrait y avoir des utilisateurs pour les aspects thématiques (de domaines métiers différents si possible) et des développeurs pour les aspects techniques.
* On peut déjà proposer directement à des individus d'en faire partie.
* L'appel à communications des Rencontres SIGLL est déjà sorti [http://www.rencontres-sig-la-lettre.fr/appel-a-propositions-2013/]

'''5. Comité Logistique (Y. Jacolin)'''
* Y. Jacolin n'a rien de particulier à dire pour l'instant.
* V. Picavet doit confirmer avec l'IGN la disponibilité des deux salles.
* V. Picavet propose un prestataire (traiteur). Après échange, la demande d'un devis à ce prestataire est actée. Y. Jacolin et V. Picavet s'en occupent.

'''6. Autres points :'''
* RAS

'''L'ODJ est fini.'''

* Prochaine réunion d'ici 15 jours (S. 49) et rappel d'une réunion spéciale sur la communication en S. 50 ou S. 51.

'''* Fin de la réunion : 21h07'''

Accueil FROG2013

2012-11-17T07:13:57Z

Wiki-Ctuffery: /* 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Lancement de l'appel aux sponsors
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin Février 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mi-Mars 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin Mars 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===
* Trois niveaux de sponsoring sont proposés :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Niveaux de sponsoring'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Prestations'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Or
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 3000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - totem sur place (fourni par le sponsor)
- logo sur le site web de la rencontre
- logo sur place
- présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
- citation sur les communiqués de presse

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Argent
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 1000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - présentation sur le site web de la rencontre
- logo sur le site web de la rencontre

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Bronze
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 500
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - logo sur le site web de la rencontre

|}

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-17T07:13:07Z

Wiki-Ctuffery: /* 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Lancement de l'appel aux sponsors
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin Février 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mi-Mars 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin Mars 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===
* Trois niveaux de sponsoring sont proposés :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Niveaux de sponsoring'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Prestations'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Or
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 3000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - totem sur place (fourni par le sponsor)
- logo sur le site web de la rencontre
- logo sur place
- présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
- citation sur les communiqués de presse

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Argent
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 1000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - présentation sur le site web de la rencontre
- logo sur le site web de la rencontre

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Bronze
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 500
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - logo sur le site web de la rencontre

|}

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-17T07:11:31Z

Wiki-Ctuffery: /* 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mai Janvier 2013 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Lancement de l'appel à sponsors
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin Février 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mi-Mars 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin Mars 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===
* Trois niveaux de sponsoring sont proposés :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Niveaux de sponsoring'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Prestations'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Or
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 3000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - totem sur place (fourni par le sponsor)
- logo sur le site web de la rencontre
- logo sur place
- présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
- citation sur les communiqués de presse

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Argent
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 1000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - présentation sur le site web de la rencontre
- logo sur le site web de la rencontre

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Bronze
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 500
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - logo sur le site web de la rencontre

|}

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:38:03Z

Wiki-Ctuffery: /* 9. Sponsoring de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===
* Trois niveaux de sponsoring sont proposés :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Niveaux de sponsoring'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Prestations'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Or
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 3000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - totem sur place (fourni par le sponsor)
- logo sur le site web de la rencontre
- logo sur place
- présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
- citation sur les communiqués de presse

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Argent
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 1000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - présentation sur le site web de la rencontre
- logo sur le site web de la rencontre

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Bronze
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 500
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - logo sur le site web de la rencontre

|}

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:36:42Z

Wiki-Ctuffery: /* 9. Sponsoring de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===
* Trois niveaux de sponsoring sont proposés :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Niveaux de sponsoring'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Prestations'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Or
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 3000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - totem sur place (fourni par le sponsor)
- logo sur le site web de la rencontre
- logo sur place
- présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
- citation sur les communiqués de presse

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Argent
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 1000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - présentation sur le site web de la rencontre
- logo sur le site web de la rencontre

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Bronze
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 500
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - logo sur le site web de la rencontre

|}

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:35:31Z

Wiki-Ctuffery: /* 9. Sponsoring de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===
* Trois niveaux de sponsoring sont proposés :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Niveaux de sponsoring'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Prestations'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Or
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 3000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - totem sur place (fourni par le sponsor)
- logo sur le site web de la rencontre
- logo sur place
- présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
- citation sur les communiqués de presse

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Argent
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 1000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - présentation sur le site web de la rencontre
- logo sur le site web de la rencontre

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Bronze
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 500
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - logo sur le site web de la rencontre

|}

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:32:58Z

Wiki-Ctuffery: /* 9. Sponsoring de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===
* Trois niveaux de sponsoring sont proposés :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Niveaux de sponsoring'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Prestations'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Or
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 3000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - totem sur place (fourni par le sponsor)
- logo sur le site web de la rencontre
- logo sur place
- présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
- citation sur les communiqués de presse

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Argent
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 1000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - présentation sur le site web de la rencontre
- logo sur le site web de la rencontre

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Bronze
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 500
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - logo sur le site web de la rencontre

|}

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:32:01Z

Wiki-Ctuffery: /* 9. Sponsoring de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===
* Trois niveaux de sponsoring sont proposés :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Niveaux de sponsoring'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Prestations'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Or
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 3000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - totem sur place (fourni par le sponsor)
- logo sur le site web de la rencontre
- logo sur place
- présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
- citation sur les communiqués de presse

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Argent
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 1000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - présentation sur le site web de la rencontre
- logo sur le site web de la rencontre

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Bronze
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 500
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - logo sur le site web de la rencontre
|}

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:31:07Z

Wiki-Ctuffery: /* 9. Sponsoring de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===
* Trois niveaux de sponsoring sont proposés :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Niveaux de sponsoring'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Prestations'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Or
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 3000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - totem sur place (fourni par le sponsor)
- logo sur le site web de la rencontre
- logo sur place
- présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
- citation sur les communiqués de presse

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Argent
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 1000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - présentation sur le site web de la rencontre
- logo sur le site web de la rencontre

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Bronze
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 500
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - logo sur le site web de la rencontre
|}

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:30:12Z

Wiki-Ctuffery: /* 9. Sponsoring de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Niveaux de sponsoring'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Prestations'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Or
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 3000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - totem sur place (fourni par le sponsor)
- logo sur le site web de la rencontre
- logo sur place
- présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
- citation sur les communiqués de presse

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Argent
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 1000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - présentation sur le site web de la rencontre
- logo sur le site web de la rencontre

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Bronze
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 500
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - logo sur le site web de la rencontre
|}

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:29:11Z

Wiki-Ctuffery: /* 9. Sponsoring de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Niveaux de sponsoring'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Prestations'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Or
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 3000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - totem sur place (fourni par le sponsor)
- logo sur le site web de la rencontre
- logo sur place
- présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
- citation sur les communiqués de presse

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Argent
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 1000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - présentation sur le site web de la rencontre
- logo sur le site web de la rencontre

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Bronze
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 500
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - logo sur le site web de la rencontre
|}

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:28:54Z

Wiki-Ctuffery: /* 9. Sponsoring de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Niveaux de sponsoring'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Prestations'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Or
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 3000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - totem sur place (fourni par le sponsor)
- logo sur le site web de la rencontre
- logo sur place
- présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
- citation sur les communiqués de presse

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Argent
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 1000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - présentation sur le site web de la rencontre
- logo sur le site web de la rencontre

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Bronze
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 500
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - logo sur le site web de la rencontre

|}

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:28:21Z

Wiki-Ctuffery: /* 9. Sponsoring de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Niveaux de sponsoring'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Prestations'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Or
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 3000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - totem sur place (fourni par le sponsor)
- logo sur le site web de la rencontre
- logo sur place
- présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
- citation sur les communiqués de presse

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Argent
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 1000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - présentation sur le site web de la rencontre
- logo sur le site web de la rencontre

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Bronze
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 500
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - logo sur le site web de la rencontre

|}

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:27:17Z

Wiki-Ctuffery: /* 9. Sponsoring de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Niveaux de sponsoring'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Prestations'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Or
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 3000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - totem sur place (fourni par le sponsor)
- logo sur le site web de la rencontre
- logo sur place
- présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
- citation sur les communiqués de presse

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Argent
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 1000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - présentation sur le site web de la rencontre
- logo sur le site web de la rencontre

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Bronze
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 500
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - logo sur le site web de la rencontre

|}

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:26:39Z

Wiki-Ctuffery: /* 9. Sponsoring de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
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** portailSIG
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** GeoLibre
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* Mailing Lists
** Osgeo fr
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* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===

{|

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Niveaux de sponsoring'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Prestations'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Or
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 3000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - totem sur place (fourni par le sponsor)
- logo sur le site web de la rencontre
- logo sur place
- présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
- citation sur les communiqués de presse

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Argent
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 1000
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - présentation sur le site web de la rencontre
- logo sur le site web de la rencontre

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Bronze
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 500
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| - logo sur le site web de la rencontre

|}

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:18:43Z

Wiki-Ctuffery: /* 8. Budget */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de recettes'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Or (3 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Argent (1 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 4000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Sponsors Bronze (0,5 k€/sponsor)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===
* (insérer le tableau du sponsoring du projet ici)

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:16:56Z

Wiki-Ctuffery: /* 8. Budget */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Postes de dépenses'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Montant (€ HT)'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Salles de l'IGN (gardiennage uniquement)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Communication liée SIG-LL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Flyers
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Goodies
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| T-shirts
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 400

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fournitures diverses
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 200

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Restauration pour 150 personnes (20€/personne)
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 3000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Pauses café pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 1500

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Apéro et grignotage pour 150 personnes
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| 2000

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''TOTAL'''
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''9500'''
|}

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.
* (insérer le tableau des recettes prévisionnelles ici)

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===
* (insérer le tableau du sponsoring du projet ici)

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:10:49Z

Wiki-Ctuffery: /* 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|}

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :
* (insérer le tableau du budget prévisionnel ici)

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.
* (insérer le tableau des recettes prévisionnelles ici)

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===
* (insérer le tableau du sponsoring du projet ici)

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:09:41Z

Wiki-Ctuffery: /* 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :
* (insérer le tableau du budget prévisionnel ici)

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.
* (insérer le tableau des recettes prévisionnelles ici)

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===
* (insérer le tableau du sponsoring du projet ici)

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:08:33Z

Wiki-Ctuffery: /* 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :
* (insérer le tableau du budget prévisionnel ici)

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.
* (insérer le tableau des recettes prévisionnelles ici)

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===
* (insérer le tableau du sponsoring du projet ici)

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

Accueil FROG2013

2012-11-14T21:07:37Z

Wiki-Ctuffery: /* 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement */

== A propos ==

* Le but de cette page est de récapituler les informations concernant l'organisation d'un évènement de l'OSGeo sur les SIG libres en marge du salon «les rencontres SIG-La-Lettre 2013» (RSLL).
* A la suite d'un vote, le nom retenu pour cet événement est FROG.

== Thématique ==

Une conférence sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, retours utilisateurs, nouveautés, démonstrations, etc

== Grandes lignes ==

* 1 journée
* 2 salles
* 150 personnes

== Contenu ==

* 1 plénière
* Communications 30 min (20mn pour les présentations + 10mn pour les échanges avec la salle)
* 1 salle pour la session généraliste
* 1 salle pour la session technique
* des pauses pour échanges et discussions
* Pas de stand

== Lieu et prestations ==

* IGN, Saint-Mandé
* Petit déjeuner
* 2 Pauses café
* communication associée aux RSLL

* Repas : 2 hypothèses :
** repas proposé à 14€ / personne au restaurant de l'IGN
** repas offert par l'évènement

== Équipe d'organisation ==

* Responsable de projet : [[User:Ctuffery|Christophe Tufféry]]
* Le schéma d'organisation ci-dessous remplace les paragraphes qui décrivaient la liste des reponsabilités et les noms des personnes volontaires pour y participer.

== Schéma d'organisation ==

[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* Ce schéma a été mis à la discussion entre juin et septembre 2012
* La liste des responsables d'actions y apparaît clairement
* Chacun sait dans quelle(s) action(s) il a été retenu pour assumer soit une fonction de responsable (ou de co-responsable), soit une fonction de participant à cette action
* Les noms en couleur sont ceux des responsables des actions qui ont donné leur accord
* Ce schéma général d'organisation est considéré comme stabilisé
* Néanmoins, si certaines personnes veulent encore faire valoir leurs arguments pour modifier leur participation, elles sont invitées à le faire au plus tôt, et en tout état de cause avant fin septembre 2012.
* Sur la base de ce schéma d'organisation stabilisé, l'équipe d'organisation va pouvoir continuer à travailler sur le projet de présentation de l'événement pour l'adresser au bureau de l'OsGeo-fr par l'intermédiaire de Vincent courant octobre si tout va bien.

== Planning prévisionnel ==

* Juillet
** Formation d'une équipe de responsables : OK
** Identification de l'équipe d'organisation : OK

* Septembre
** [[Dossier d'avant projet soumis à la communauté]] : en cours
** Vote du nom : OK. Le nom retenu est FROG

* Octobre
** Réunion des responsables avec l'équipe SIG-LL
** Validation du projet par le bureau OSGeo-fr
** Mise en place du site web
** Appel à sponsors
** Constitution du comité de programme

* Novembre - Décembre
** Mise en place d'un système de vote pour les propositions

* Janvier-Février
** Date limite de l'appel à sponsors
** Lancement de l'appel à communication

* Avril
** Date limite de l'appel à communication
** Ouverture des inscriptions

* 10 juin 2013 (à confirmer)
** L'évènement FROG !

* Juin 2013
** Rapport d'organisation de la part de l'équipe en charge

== Budget ==

* Dépenses
** Salle
** Communication liée SIG-LL
** Gestion projet SIG-LL
** Flyers
** Goodies
** T-shirts
** fourniture diverses
** (Traiteur ?)

Total 6500€
Cout de revient par personne : ~45€

* Recettes

* Sponsors Or
* Sponsors Argent
* Sponsors Bronze

* Entrée

== Nom de l'évènement ==

Les critères :
* qu'il soit parlant (lien avec logiciel libre, opensource, géomatique, francophone, sig, osgeo, etc etc)
* qu'il soit facile à prononcer
* qu'il soit court
* et original

Les noms qui ont été proposés :
* FOSS4G-FR
* FROG : Francophone, OpenSource, Géomatique
* Rencontres SIGLibre
* Géolibre
* OSForFrance (OS4France)
* OSGIS Forum
* OS4GIS (OS for GIS)

Après le vote organisé du 21 au 28 septembre, le nom retenu est FROG.

== Logo ==

* Le nom retenu pour l'événement est FROG.
* Des propositions de logo sont fournies ci-dessous. Il s'agit d'une grenouille "géospatiale".
* D'autres propositions de logo sont les bienvenues

[[File:RECHERCHEs_2.jpg]]

== Sponsors ==

=== Types de sponsorisation ===

* 3 niveaux : Or, Argent, Bronze
** Or : 3 k€ (1 ou 2 max)
** Argent : 1 k€ (5-6 max)
** Bronze : 500 € (non limité)

==== Or ====
* totem sur place (fourni par le sponsor)
* logo sur le site web de la rencontre
* logo sur place
* présentation du sponsor sur le site web de la rencontre
* citation sur les communiqués de presse

==== Argent ====
* présentation sur le site web de la rencontre
* logo sur le site web de la rencontre

==== Bronze ====
* logo sur le site web de la rencontre

=== Sponsors déjà déclarés ===

* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===

* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

* Question : quels seront les coûts de location des salles pour l'événement (environ 150 personnes attendues), que ce soit à l'ENSG ou sur un autre site ?
* La question de la gratuité pour les participants est posée. Cela dépendra des ressources financières disponibles.

== Communication ==

'''Mis en place du site web'''

** Contenu?
** Qui?
** Hébergement? Infra OSGEO fr?

'''Diffusion événement'''

Action en fonction de la mise en place site web préalable et planning pour l'appel à programme

* Réseaux sociaux
** Twitter
** Google+
** LinkedIn
** Viadeo
** LanyRD
** Meetup
** ?...
* Forums francophones
** Georezo
** ForumSIG
* Blogs/sites
** OSGEO asso fr
** portailSIG
** Geotribu
** GeoLibre
** blogs sociétés
* Mailing Lists
** Osgeo fr
** OSM Talk
* Presse
** SIG La Lettre
** Géomatique Expert
** Revue XYZ

Question sur la communication liée SIG-LL. Quels sont leurs cibles ? Universités, enseignants, forums étudiants inclus ?

== Questions ouvertes ==

Les questions suivantes doivent encore être éclaircies. Les débats se font sur la mailing list francophone, nous vous invitons à y participer.

* Repas midi : traiteur, restau ENSG ou pas de repas ?
* Affiner les niveaux de sponsorisation
* Système de réservation côté OSGEO fr, partagé SIGLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
* Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
* Proposition de planning (cf. document ci-dessous)

== Questions de la communauté ==

Posez ici (et sur la mailing list) les questions qui vous taraudent, on y apportera les réponses. Cela servira de FAQ, de pistes de réflexion, avant d'intégrer les réponses dans le projet global.

* Q : Le nom a t-il été décidé ?
* R : Le nom doit être voté par la communauté en septembre
* R : Le nom retenu à l'issu du vote est FROG

== Idées et remarques diverses ==

Apportez ici vos idées et remarques en vrac, ou commentez sur ces idées, avant qu'on les classe et qu'on les intègre dans le projet global.

* Faire des ateliers pendant les trois jours des RSLL par la suite
-> Il y a déjà des ateliers pendant les RSLL, notamment sur le libre, l'idée de les renforcer sera portée à l'équipe des RSLL

* est ce qu'il faut définir un thème pour faire un appel pour les communications orales? Le côté positif, c'est que c'est plus facile de cerner les communications, mais cela peut détourner certain de contribuer à cette journée.

[[Category: Local chapter francophone]]

== Projet d'organisation de l'événement FROG2013 ==
Le projet d'organisation de l'événement FROG2013 est disponible ici : [[Media:FROG_07112012.pdf]]
* Ce projet peut encore évoluer mais les principes généraux en sont arrêtés.

=== 1. Contexte du projet ===
* Lors des rencontres SIG La Lettre 2012, des échanges entre des membres de la communauté francophone de la géomatique libre et les organisateurs des RSLL ont eu lieu.
* Le projet a émergé d'organiser un événement spécifiquement consacré à la géomatique libre francophone en liaison avec les prochaines RSLL en juin 2013.
* Des discussions sur ce projet ont eu lieu sur la liste francophone de l'OSGeo.
* Les échanges peuvent être consultés ci-dessus.
* Une équipe d'organisateurs a été constituée après un appel à participation.
* Cette équipe regroupe les personnes qui se sont déclarées intéressées pour participer bénévolement à l'organisation de ce projet, soit une dizaine de personnes.
* Une répartition des bénévoles par actions a été établie. Elle est présentée ci-dessus.

=== 2. Nature de l'événement en projet ===
* Le projet consiste en une journée de conférences portant sur les logiciels et données libres en géomatique : outils, applications, bases de données,
retours utilisateurs, nouveautés, projets de recherche, etc.
* Cette journée sera ouverte à tous, le nombre maximum de personnes admissibles étant limité par la ou les salles où auront lieu les conférences. Le
nombre de 150 personnes est l'objectif actuel et il paraît actuellement réaliste si toutes les conditions requises pour cet événement sont réunies.

=== 3. Date et lieu de l'événement ===
* La journée de conférence se déroulera sur une journée, le 10 juin 2013, la veille des RSLL qui se dérouleront du 11 au 13 juin 2013 à l'ENSG à Marne-la-Vallée.
* Suite à des échanges avec les organisateurs des RSLL fin septembre et avec des représentants de l'IGN, l'événement aura lieu au siège de l'IGN à Saint-Mandé.

* L'IGN a confirmé son accord pour accueillir gratuitement l'événement à la date indiquée, dans deux salles du site se Saint-Mandé :
** salle Robert Génot (environ 260 places)
** salle Arago (60 places) qui est située à 5mn à pied de la salle Génot.
* La distance entre ces deux salles pourrait poser des difficultés à certaines personnes qui voudraient se rendre aisément d'une salle à l'autre.
* Il conviendra qu'une signalétique adaptée soit mise en place pour permettre des allers et retours entre les deux salles. Le programme tiendra également compte de cette contrainte.
* L'entrée pour accéder aux salles se fera par le 4 avenue de Pasteur comme indiquée sur la photo ci-dessus.

=== 4. Principes de déroulement de l'événement ===
* La journée comportera deux sessions en parallèle, l'une plus généraliste, l'autre plus technique.
* Les sessions consisteront en des communications de 30 min (20 mn de présentation, 5 minutes de questions et 5 minutes de battement).
* Les sessions seront animées par des présidents de séance chargés de veiller au respect des horaires et aux durées des présentations et des échanges.
* A ce jour, le déroulement ci dessous est envisagé. Les sessions techniques sont décalées de 10 minutes par rapport aux sessions généralistes, ceci permettant en début de journée aux participants des sessions techniques de se rendre dans la salle. Ce décalage permet aussi d'éviter les goulets d'encombrement aux pauses et à la restauration du midi.
* Il conviendra d'annoncer clairement pendant les pauses la reprise de la session généraliste.
* En fin de journée, une session de discussion ouverte permettra le réseautage et l'échange direct entre les intervenants et le public autour d'un verre.

=== 5. Prestations ===
* Il est envisagé d'offrir aux participants:
** un accueil avec café, jus de fruits, viennoiseries
** deux pauses café pendant la journée
** Une session d'échange en fin de journée
* Pour le déjeuner, deux hypothèses sont envisagées :
** le repas au restaurant de l'IGN est proposé par l'institut; vérifier le coût auquel les participants pourront accéder à ce restaurant
** le repas au restaurant de l'IGN est offert aux participants (à la charge du budget de l'événement) : vérifier le coût auquel il sera possible de régler directement au restaurant pour un nombre de personnes compris entre 100 et 130 personnes
* Ces deux scénarios devraient permettre aux participants d'engager/prolonger des échanges suite aux conférences de la matinée.

=== 6. Équipe d'organisation ===
* L'équipe d'organisation se présente comme l'indique la fugure ci-dessous :
[[File:Sch%C3%A9ma_CO_v4.png]]
* La participation des personnes mentionnées ci-dessus est entièrement bénévole.
* Les personnes mentionnées ne peuvent mettre en avant leur participation à l'organisation de l'événement pour obtenir un quelconque avantage ou bénéfice personnel.

=== 7. Planning prévisionnel de préparation de l'événement ===
* A ce jour, le planning de préparation suivant a été envisagé : les actions déjà faites et celles à faire sont distinguées par leur statut

{| style="border-spacing:0;"
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Date'''
| style="border-top:0.05pt solid #000000;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| '''Action'''
| style="border:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| '''Statut'''

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Réunion des responsables avec l'équipe des RSLL
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Du 21 au 28/09/2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Vote pour un nom de l'événement ; FROG a été retenu
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin octobre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Dossier d'avant projet soumis à la communauté sur la liste de discussion
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| Fait

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Validation du projet par le bureau de l'OSGeo-fr
- Mise en place du site web de l'événement
- Lancement de l'appel à sponsors
- Constitution du comité de programme
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Novembre-Décembre 2012
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mise en place d'un système de vote pour les propositions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Janvier 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel aux sponsors
- Appel à participation
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Mars
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| - Date limite de l'appel participation
- Ouverture des inscriptions
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| 10/06/2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Déroulement de l'événement
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

|-
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Fin juin 2013
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:none;padding:0.097cm;"| Rapport d'organisation de la part de l'équipe organisatrice
| style="border-top:none;border-bottom:0.05pt solid #000000;border-left:0.05pt solid #000000;border-right:0.05pt solid #000000;padding:0.097cm;"| A faire

=== 8. Budget ===
* Les principaux postes budgétaires et leurs montants respectifs ont été identifiés ainsi :
* (insérer le tableau du budget prévisionnel ici)

* Sur la base de ces dépenses, le coût de revient par personne est évalué environ 63€.
* (insérer le tableau des recettes prévisionnelles ici)

* Dans l'hypothèse présentée ici, la participation à cet événement serait gratuite. Ceci permet aux organisateurs d'envisager un nombre de participants assez important pour cette première édition.
* Un événement gratuit permet également d'utiliser le service de réservation Amiando de façon gratuite.
* Si l'objectif d'un autofinancement n'est pas atteint à la date limite fixée pour l'appel à sponsoring (fin janvier), il pourra être envisagé que la participation
soit payante.
* Le montant de cette participation devra très limité pour atteindre un nombre conséquent de participants.
* Un nombre minimum de 100 personnes paraît un seuil envisageable.

=== 9. Sponsoring de l'événement ===
* (insérer le tableau du sponsoring du projet ici)

=== 9.1. Sponsors déjà déclarés ===
* Oslandia
* Thinking GIS
* Mappy
* Camptocamp

=== 9.2. Sponsors potentiels (par ordre alphabétique) ===
* Alkante
* Atos
* Cap Gemini
* CartoExpert
* Cartogenic
* Geolabs
* Geomatys
* Neogeo Technologies
* Makina Corpus
* 3liz
* ..

=== 10.Questions ouvertes ===
* Les questions et les points de discussion suivants ont été déposés ci-desus par les membres de la communauté :
** Repas midi : traiteur, restaurant de l'IGN ou pas de repas ?
** Affiner les niveaux de sponsorisation
** Système de réservation côté OSGEO fr, partagé RSLL, externe (type Amiando ou EventBrite)?
** Stand OSGEO fr pour promotion + discussion informelle aux pauses (coût associé)?
** Renforcer l'organisation des ateliers sur la géomatique libre pendant les RSLL

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2012-11-09T06:09:34Z

Wiki-Ctuffery: /* 3. Date et lieu de l'événement */

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2012-11-09T06:08:50Z

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2012-11-06T16:39:37Z

Wiki-Ctuffery: /* Document de présentation de l'événement */

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2012-11-06T16:34:07Z

Wiki-Ctuffery: /* Document de présentation de l'événement */

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2012-11-06T16:32:25Z

Wiki-Ctuffery: /* Document de présentation de l'événement */

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2012-11-06T16:32:11Z

Wiki-Ctuffery: /* Document de présentation de l'événement */